Adempimenti

Libri e registri anche senza conservazione elettronica

La norma introdotta nel Dl Semplificazioni vale retroattivamente. La regolare tenuta può essere dimostrata ai verificatori con la stampa

Registri contabili regolarmente tenuti con sistemi elettronici o conservati elettronicamente anche senza averne completato le relative procedure di stampa su supporto cartaceo o di apposizione di firma digitale e marcatura temporale entro la scadenza normativamente prevista, e quindi entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Con un emendamento approvato alla Camera in sede di conversione del decreto-legge semplificazioni 73 del 2022, si è così nuovamente intervenuti, con una norma di interpretazione autentica, nel corpo dell'articolo 7, comma 4-quater del decreto n. 357 del 1994. In difetto di trascrizione su stampa o di conservazione elettronica nei termini, le condizioni per considerare i registri come regolarmente tenuti vanno verificate in sede di accesso, ispezione e verifica, quando cioè le scritture devono non solo risultare aggiornate sui sistemi elettronici ma anche stampate a richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

La disposizione va peraltro nella direzione intrapresa dal legislatore che ha posto a carico delle Entrate la produzione delle bozze dei registri Iva, delle dichiarazioni precompilate Iva e delle liquidazioni periodiche, prodotte sulla base dei dati ritraibili dai flussi di fatturazione elettronica, esterometro e corrispettivi telematici e messe a disposizione dei contribuenti.

La norma punta a introdurre una semplificazione, sanando anche le violazioni pregresse in quanto applicabile retroattivamente perché ha natura di disposizione di interpretazione autentica.

Ci sono però alcune questioni operative di non immediata soluzione. Un primo aspetto riguarda la sua applicabilità esclusivamente alle tipologie documentali che rientrano nella categoria dei registri contabili e quindi, tra gli altri, libro giornale, libro degli inventari, registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, scritture ausiliarie comprese quelle di magazzino e registro dei beni ammortizzabili. Al contrario, tutta la documentazione informatica tenuta e formata su supporti elettronici ovvero scambiata in via telematica con le controparti, come ad esempio i contratti, così come altri documenti a rilevanza fiscale, quali le fatture elettroniche SdI ovvero le integrazioni o le autofatture da trasmettersi con i nuovi tipidocumento per assolvere all'adempimento esterometro, deve essere inviata in un sistema di conservazione elettronica al fine di garantirne autenticità dell'origine, integrità del contenuto, leggibilità. All'atto dell'accesso da parte dei verificatori, la tenuta dei registri, in difetto di loro stampa o di invio in conservazione elettronica nei termini, sarà inoltre considerata regolare quando ne verrà assicurato innanzitutto il loro aggiornamento, e cioè che le relative annotazioni siano state tutte effettuate per tempo. Il fatto, inoltre, che le annotazioni e i registri risultino prodotti, ad esempio, come file .pdf archiviati sui server ovvero risiedano ancora in un sistema gestionale non rappresenta di per sé un'assoluta garanzia di aggiornamento o di staticità ed immodificabilità dei dati rappresentati sino al momento della stampa. Solamente un sistema di conservazione elettronica è in grado di per sé di assicurare tali garanzie.

L'ulteriore condizione è quella di procedere alla stampa dei registri su supporto cartaceo a seguito della richiesta degli organi procedenti ed in loro presenza: questa disposizione opererebbe anche laddove il contribuente avesse a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma, ma non abbia versato i registri nel sistema di conservazione. Questa lettura della norma sarebbe in contraddizione con lo spirito della semplificazione perseguito. Inoltre, risulterebbe contraria alle regole di gestione dei documenti informatici. Dovrebbe infatti essere consentito, in alternativa alla stampa analogica, anche l'invio in conservazione dei registri tenuti ed archiviati solamente elettronicamente.

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