L'impronta digitale non andrà più inviata

Niente comunicazione dell'impronta digitale sostituita da un adempimento in sede di dichiarazione annuale, ma il manuale di conservazione sostitutiva diventerà obbligatorio. È l'effetto delle ultime modifiche in tema di conservazione sostitutiva e degli obblighi fiscali connessi. Proviamo a vedere nel dettaglio.

Gli interventi
Sebbene il manuale di conservazione diventerà obbligatorio in futuro, su altri fronti sono state previste alcune semplificazioni in materia di conservazione elettronica. Si va dal superamento del termine temporale di 15 giorni per la conservazione delle fatture emesse in formato elettronico alle modalità più snelle di assolvimento dell'imposta di bollo, dall'estensione della conservazione sostitutiva ai documenti doganali fino al venir meno dell'obbligo di comunicazione dell'impronta digitale sostituito da una comunicazione da effettuare in sede di dichiarazione annuale. È quanto prevede il Dm Economia del 17 giugno 2014 (entrato in vigore il 27 giugno scorso), che abroga il precedente decreto del 23 gennaio 2004.

Cessa così di avere efficacia l'articolo 5 del vecchio Dm che prevedeva l'obbligo di comunicare all'agenzia delle Entrate l'impronta digitale dei documenti conservati in via sostitutiva entro il quarto mese successivo alla scadenza della dichiarazione fiscale di riferimento (imposte dirette, Irap, Iva).

L'articolo 5 del nuovo provvedimento stabilisce, invece, che il contribuente comunicherà nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d'imposta di riferimento la conservazione elettronica dei documenti fiscali. La disposizione si applica ai documenti conservati a partire dal 27 giugno 2014.

Il riferimento alla sola dichiarazione dei redditi (e non anche a quella sull'imposta sul valore aggiunto) potrebbe far sorgere dubbi per i soggetti che hanno esclusivamente una posizione ai fini Iva (si pensi ai non residenti identificati in Italia direttamente o tramite di un rappresentante Iva per quanto concerne l'imposta sul valore aggiunto) i quali non presentano alcuna dichiarazione dei redditi ma solo la dichiarazione Iva. Si ritiene che il punto debba essere chiarito anche in prospettiva dell'adeguamento della modulistica fiscale per consentire tale comunicazione di conservazione elettronica anche a chi non presenta il modello Unico.

L'obbligo futuro
Il manuale di conservazione sostitutiva diventerà obbligatorio. A stabilirlo sono le nuove regole sulla conservazione previste dal Dpcm del 3 dicembre 2013, pubblicato sulla «Gazzetta Ufficiale» del 12 marzo scorso, che sostituisce la precedente deliberazione 11/2004 del Cnipa.

Gli operatori dovranno adeguarsi alle nuove regole entro e non oltre 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto, avvenuta lo scorso 11 aprile. E quindi la deadline sarà l'11 aprile 2017. Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve contenere varie informazioni, tra cui:
• i soggetti, le funzioni, le responsabilità e le eventuali deleghe nel processo di conservazione;
• la descrizione delle tipologie dei documenti conservati;
• i dettagli, le modalità, le procedure di monitoraggio del processo di conservazione;
• le procedure per la produzione di duplicati e copie;
• le normative in vigore nei luoghi in cui sono conservati i documenti.