Fattura elettronica, il manuale certifica la conservazione digitale

Le nuove regole tecniche, rispetto alla delibera Cnipa 11/2004, danno risalto normativo a un documento che i processi di conservazione digitale più virtuosi avevano già adottato. Si tratta del "Manuale della conservazione", un documento informatico che dovrà descrivere le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti. Le regole tecniche ne elencano i contenuti essenziali:
a i dati dei soggetti che hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione;
b la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni e delle responsabilità;
c la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione;
d la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento;
e la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
f la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
g la descrizione del sistema di conservazione;
h la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull'integrità degli archivi con l'evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
j i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate o trasferite in conservazione;
k le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale;
l le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
L'esigenza di descrivere nel manuale la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione, evidenzia le caratteristiche di un processo aziendale complesso e articolato che non necessita solo di una soluzione informatica adeguata, ma di un presidio normativo e organizzativo gestito da soggetti con specifiche conoscenze ed esperienze.
Tale documento è opportuno che sia considerato un allegato essenziale al contratto di conservazione sostitutiva effettuato in outsourcing in quanto descrive puntualmente il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, fissando le diverse responsabilità tra soggetto committente e fornitore del servizio. L'amministrazione si è più volte espressa sull'attribuzione della responsabilità al contribuente di eventuali violazioni sulla corretta conservazione digitale dei documenti anche nel caso in cui la stessa sia affidata in tutto o in parte a soggetti esterni all'impresa (risoluzione n. 161/E/2007).