Le regole tecniche sui sistemi di conservazione e sul protocollo informatico
Finalmente operative le regole tecniche sui sistemi di conservazione e sul protocollo informatico: con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014, dei due decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri entrambi datati 3 dicembre 2013, si è data infatti attuazione ad una serie di disposizioni contenute nel Codice dell'Amministrazione Digitale – Cad. Sino alla pubblicazione delle nuove regole nonostante le modifiche e le innovazioni apportate al Cad, tra cui principalmente quelle dettate dal decreto legislativo n. 235 del 2010, occorreva invece continuare a fare riferimento alle previgenti direttive contenute in provvedimenti del Cnipa, quali ad esempio la Delibera n. 11 del 2004 per i sistemi di conservazione. Ebbene, oltre a dare piena e concreta attuazione al Cad, la pubblicazione garantisce l'avvio di una serie di attività quali ad esempio il riconoscimento della figura dei conservatori accreditati presso DigitPA. Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. Le pubbliche amministrazioni, ad esempio, se intendono esternalizzare le attività di conservazione possono avvalersi solamente di conservatori iscritti all'apposito albo tenuto da Agid. Il processo complessivo di conservazione sarà strutturato in diversi passaggi intermedi. Gli oggetti conservati saranno infatti sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all'interno del sistema. Si dovranno così distinguere pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione a seconda del momento in cui gli oggetti vengono acquisiti al sistema, archiviati e successivamente predisposti per l'esibizione. Sempre rimanendo in tema di sistemi di conservazione, rispetto alla Delibera Cnipa n. 11/2004, le nuove regole tecniche richiedono espressamente la redazione, come documento informatico, del manuale di conservazione. Si tratta di un documento che descrive, in dettaglio, non solo l'organizzazione, i soggetti coinvolti ed i ruoli svolti ma anche e soprattutto il modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate. Il decreto sul protocollo informatico ha invece impatti diretti esclusivamente sulle pubbliche amministrazioni recando le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del D.P.R. 445 del 2000. Sia il decreto presidenziale sui sistemi di conservazione che quello sul protocollo informatico entreranno in vigore il prossimo 11 aprile 2014, e cioè il trentesimo giorno dalla loro pubblicazione. I sistemi di conservazione già esistenti potranno essere adeguati entro e non oltre l'11 aprile 2017 e cioè 36 mesi dall'entrata in vigore secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Quanto invece al registro di protocollo le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro l'11 ottobre 2015, e cioè 18 mesi dall'entrata in vigore.
Il decreto sulla conservazione dei documenti
