Fatture cartacee, così il trasferimento su supporto informatico

di Albino Leonardi

09 Luglio 2019

La domanda

Nell’ipotesi in cui vengono annotate sullo stesso registro Iva acquisti, sia fatture elettroniche che fatture analogiche (esempio, fattura di acquisto da forfettari, bollette doganali, ma anche documenti che non sono fatture, ma che per i semplificati devono essere registrate sempre sul registro Iva acquisti, esempio, ricevute di affitto, retribuzioni eccetera) sono obbligato ad effettuare la conservazione sostitutiva (elettronica) anche dei documenti in formato analogico?

La conservazione sostitutiva è prassi solo per le fatture emesse in formato elettronico. La documentazione emessa in formato analogico, può essere conservata tradizionalmente.
Tuttavia, qualora si desiderasse trasferire su supporto informatico le fatture cartacee, il procedimento da seguire è il seguente:
• emettere la fattura originale con il software o procedere alla scansione del documento cartaceo;
• apporre la firma digitale;
• indicizzare la fattura: indicare numero progressivo, partita Iva del cliente/fornitore, servizio/prodotto, per renderla subito rintracciabile nel sistema di gestione documentale;
• inserire il documento nell’apposito lotto di conservazione (cioè un insieme di fatture elettroniche emesse nello stesso spazio temporale);
• chiusura del lotto con marca temporale e firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva.
A questo punto, la copia cartacea può essere eliminata.

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