Pec e tele-video chiamate per il contraddittorio a distanza

Partono i contraddittori a distanza: in questi giorni infatti alcuni uffici dell’agenzia delle Entrate, in ottemperanza alle direttive impartite con la circolare 6/2020 della direzione generale, stanno svolgendo, nell’ambito dei procedimenti di adesione in corso, i primi contraddittori con i contribuenti interessati.

Occorre al riguardo ricordare, a scanso di equivoci, che i termini per lo svolgimento dei procedimenti di adesione sono sospesi fino al 15 aprile e, come chiarito dalla circolare 6/2020, laddove ci sia in concreto un condiviso interesse a svolgere comunque il procedimento di accertamento con adesione, è possibile, in un’ottica di collaborazione e buona fede, dar seguito a tali esigenze laddove possibile.

Le procedure a distanza presuppongono, laddove disponibile per il contribuente, l’impiego di posta elettronica certificata in luogo della posta elettronica ordinaria.

Innanzitutto, gli uffici dovranno procedere all’identificazione del contribuente o del suo rappresentante mediante invio, da parte dello stesso, tramite pec o mail, della copia del documento di identità (nonché della procura, qualora non in possesso dell’ufficio).

A questo riguardo si ricorda che costituisce una buona pratica la predisposizione, già nella iniziale istanza di adesione, della procura a favore del professionista per lo svolgimento, nell’interesse del contribuente, del procedimento di adesione.

Il contribuente o il suo rappresentante oltre a indicare la pec o mail dovranno comunicare anche numero e intestazione dell’utenza telefonica o dell’eventuale strumento di videoconferenza (laddove disponibile) da utilizzare per il contraddittorio.

A questo punto il contraddittorio verrà svolto telefonicamente o per videoconferenza. Da tener presente, ancorché la circolare nulla dica in proposito che, al pari di quanto avviene nel corso del contraddittorio “frontale”, è possibile anche la presentazione di una memoria da parte dell’interessato che illustri le proprie ragioni e nel caso produca documenti. Tale memoria, inviata ritualmente con pec o mail al funzionario incaricato, può essere recepita nel verbale di contradittorio senza quindi la necessità, ove non vi siano altre ragioni, di svolgere la telefonata o la videochiamata.

L’esito della telefonata, della videochiamata o dell’invio della memoria viene riportato nel verbale del contraddittorio, dando atto delle modalità di svolgimento dello stesso e indicando gli indirizzi pec o mail che saranno utilizzati per il successivo scambio del file.

Viene così inviata una prima bozza al contribuente o al suo rappresentante del verbale via mail (ordinaria o pec) per una condivisione. In altre parole, anziché dare lettura del verbale, cosi come avviene nel contraddittorio “frontale”, il contenuto dell’atto viene condiviso a distanza.

Se condiviso, ovvero concordate eventuali correzioni/integrazioni, viene predisposta la versione definitiva. Si procede quindi alla sottoscrizione (con una sigla su tutte le pagine) da parte del contribuente o del suo rappresentante e alla scannerizzazione del verbale sottoscritto, poi rinviato tramite pec o mail all’Ufficio, con allegata copia del documento di identità di chi ha sottoscritto l’atto.

Infine, il verbale viene sottoscritto dal verbalizzante dell’ufficio e rinviato definitivamente (con protocollo) al contribuente.

La sottoscrizione può avvenire sia in forma digitale evitando stampe e scannerizzazioni, sia stampando l’atto e siglandolo con successiva scannerizzazione dei fogli che lo compongono.

Secondo le indicazioni della circolare, l’intera procedura a distanza, redazione e sottoscrizione del verbale da parte del contribuente e dell’ufficio si deve concludere preferibilmente nello stesso giorno.