Società, teleassemblee fino a marzo: istruzioni per l’uso della proroga

È stato posticipato dal 31 dicembre 2020 al 31 marzo 2021 il termine entro il quale (ai sensi dell’articolo 106, Dl 18/2020) possono essere convocate:
1. le assemblee di tutte le società di capitali e cooperative impartendo, con l’avviso di convocazione, l’obbligo di svolgerle mediante audio-video conferenza;
2. le assemblee delle società quotate impartendo, con l’avviso di convocazione, l’obbligo di parteciparvi mediante il conferimento di una delega al cosiddetto “rappresentante designato” nominato dalla società.
Con la precisazione che la data del 31 marzo 2021 si deve intendere anticipata al giorno in cui venisse dichiarata (ma è evidentemente una previsione più che ottimistica) la cessazione dello stato di emergenza conseguente all’epidemia da Covid-19, attualmente stabilito fino al 3. 1 gennaio 2021 dall’articolo 1, comma 1, Dl 19/2020, come modificato dal Dl 125/2020.
La scadenza al 31 dicembre 2020 per facilitare le assemblee societarie (in precedenza il termine era stato fissato al 15 ottobre 2020 e, in origine, al 31 luglio 2020) era frutto di un complicato intreccio normativo:
l’articolo 1, comma 3, lettera b), Dl 125/2020 aveva introdotto il nuovo numero 19-bis nell’Allegato 1 al Dl 83/2020;
il predetto Allegato 1 è il documento che conteneva l’elenco di diversi termini di scadenza i quali (con il dl 83/2020) erano stati prorogati al 15 ottobre 2020;
l’articolo 1, comma 3, lettera a), Dl 125/2020, aveva stabilito che quasi tutte le scadenze previste nell’Allegato 1 (tra le quali era compreso l’articolo 106 dl 18/2020) beneficiavano dello spostamento del termine finale dal 15 ottobre al 31 dicembre 2020.
La proroga al 31 marzo 2021 di tutte le previsioni di cui all’articolo 106, dl 18/2020, è ora contenuta nell’articolo 3, comma 6, del decreto legge “milleproroghe” (Dl 183/2020). Per effetto di tale proroga:
a) l’assemblea ordinaria delle società di capitali e cooperative può essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, in deroga a qualsiasi norma di legge o statutaria che disponga diversamente (la regola del Codice civile è che l’assemblea di bilancio si svolga entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio);
b) mediante una apposita previsione contenuta nell’avviso di convocazione delle assemblee delle società di capitali e delle società cooperative, può essere stabilito (anche in deroga a clausole statutarie che dispongano diversamente) che:
il voto possa essere espresso in via elettronica o per corrispondenza;
l’intervento in assemblea possa essere effettuato mediante mezzi di telecomunicazione;
l’assemblea si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente, il segretario o il notaio;
c) mediante una apposita previsione contenuta nell’avviso di convocazione delle assemblee delle Srl, può essere stabilito che l’espressione del voto avvenga mediante il metodo della “consultazione scritta” o del “consenso espresso per iscritto”;
d) le società con azioni quotate, anche ove lo statuto disponga diversamente:
possono nominare, per le assemblee ordinarie o straordinarie, il cosiddetto “rappresentante designato”, vale a dire il soggetto cui i soci possono attribuire le deleghe di voto;
possono prevedere, nell’avviso di convocazione dell’assemblea, che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato (nel senso che i soci, in tal caso, non possono intervenire all’assemblea, nemmeno mediante sistemi di telecomunicazione);
e) la nomina del “rappresentante designato” e l’obbligo di intervento in assemblea solo mediante il rilascio di una delega al rappresentante designato è possibile (in deroga a qualsiasi norma di legge o clausola statutaria) anche per:
le società con azioni ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione;
le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante;
le banche popolari e le banche di credito cooperativo;
le società cooperative e le società mutue assicuratrici.

LE REGOLE BASE
Le nuove scadenze
Con il decreto milleproroghe, le facilitazioni per lo svolgimento delle assemblee delle società di capitali e delle società cooperative (nonché dei relativi organi amministrativi e di controllo), introdotte nel marzo del 2020 a causa dell’epidemia da Covid-19, sono state prorogate a vantaggio delle adunanze che verranno convocate entro il 31 marzo 2021 (o entro la antecedente data in cui venga dichiarato cessato lo stato di emergenza da Covid-19). Fissato al 31 marzo 2021 il termine delle facilitazioni previste per le assemblee degli enti non profit.
L’audio/video conferenza totale
L’emergenza Covid ha provocato l’ingresso nel nostro ordinamento delle riunioni societarie in full audio/video conference, vale a dire non convocate in alcun luogo “fisico”, ma svolte interamente mediante i partecipanti connessi mediante un collegamento via audioconferenza o via videoconferenza.Quanto alla verbalizzazione, se c’è un notaio basta la sua sola firma. Se non c’è il notaio, le firme del presidente e del segretario della riunione si appongono posteriormente alla chiusura dell’assemblea, non appena si rende possibile.
Le società quotate
Le società quotate sono quelle che hanno beneficiato maggiormente della normativa emergenziale, a causa della potenziale partecipazione di moltissime persone alle adunanze assembleari. Perciò la legge ha disposto che queste società non solo (come le altre società di capitali) possano utilizzare sistemi di audio/video conferenza, ma anche possano imporre ai soci di partecipare all’assemblea solo mediante il rilascio di una delega a un soggetto appositamente nominato dalla società (il cosiddetto “rappresentante designato”) per svolgere appunto il compito di portatore collettivo delle deleghe dei soci.