Prova delle cessioni intraUe, le Entrate: decisiva la conservazione dei documenti
La circolare 12/E prende posizione sulle modalità di dimostrazione dell’esecuzione delle operazioni
Raccolta sistematica, integrata e dove possibile informatizzata, con successivo invio in un sistema di conservazione a norma, di tutto il set documentale utile a fornire la prova dell’avvenuto trasporto o spedizione dei beni in altro Stato membro. In tutti quei casi, infatti, in cui non opera la presunzione sulle cessioni intra-Ue di cui al regolamento 282/2011, e cioè quando l’operatore non dispone dei documenti a tal fine individuati, tornano in gioco le regole e le indicazioni di prassi fornite nel passato dall’amministrazione finanziaria, tutte caratterizzate da un elemento di fondo comune e costante, consistente nella conservazione “unitaria” della documentazione da cui risulti la movimentazione fisica della merce che è avvenuta e che la spedizione abbia raggiunto il territorio di altro Stato Ue.
Questo è uno degli aspetti che emerge dalla lettura della circolare 12/E/2020 con cui l’agenzia delle Entrate ha finito sostanzialmente per riattribuire piena dignità operativa ai documenti alternativi e integrativi rispetto a quelli indicati dall’Unione europea.
Le difficoltà operative
Al riguardo va ravvisato come, tuttavia, non è assolutamente infrequente la situazione di operatori che non dispongono in tempo reale, o comunque in un lasso temporale limitato, di tali documenti preoccupandosi spesso di procedere alla loro raccolta solo se e quando obbligati dall'urgenza di far fronte alle richieste dei verificatori. Solo al momento della conoscenza di un controllo si attivano il più delle volte complessi e farraginosi meccanismi di recupero delle informazioni e dei documenti utili a fornire la prova della cessione, affidandosi alla disponibilità e alla collaborazione dei fornitori e delle controparti e rischiando di non ottenere quanto necessario.
Verso un sistema integrato
Risulta nella maggior parte dei casi carente un sistema di gestione integrato dei documenti che attesti e certifichi ogni singola movimentazione di merci: la raccolta progressiva degli stessi, mano a mano che vengono formati e sottoscritti nella catena di distribuzione, la creazione di un fascicolo e la conservazione unitaria degli stessi. Tutti elementi che possono essere più efficacemente governati, anche ai fini dei controlli di contabilità e di fatturazione e non solo per rispondere alle esigenze contingenti del Fisco, attraverso una loro progressiva dematerializzazione funzionale all'invio in un sistema di conservazione elettronica in grado di garantire agli stessi documenti la piena opponibilità ai terzi, compresa l’amministrazione finanziaria.
Il legame tra i singoli documenti raccolti, mano a mano che vengono prodotti, può essere garantito informaticamente avvalendosi di appositi strumenti software, in grado peraltro di intercettare a portare a sistema anche quella documentazione che nasce su supporto analogico per poi essere trasformata in un oggetto informatico.
La conservazione elettronica
In questo senso, la circolare 12/E/2020 richiama ad esempio quanto in precedenza indicato con la risoluzione 477/E/2008 con cui è stata riconosciuta come un mezzo di prova, idoneo a dimostrare l'uscita della merce dal territorio nazionale, non solo una lettera di vettura internazionale – Cmr prodotta in elettronico, ma anche un insieme di documenti da cui risultino le stesse informazioni prescritte per la Cmr cartacea oltre che le firme dei soggetti coinvolti, e cioè cedente, vettore e cessionario. L’unica condizione richiesta a suo tempo per tale validità, e ribadita nella circolare 12/E/2020, risiede nella necessità di conservare tale documentazione “unitamente” alle fatture di vendita, alla documentazione bancaria e a quella contrattuale relativa, oltre che agli elenchi Intrastat.
Si tratta di un set documentale proveniente non solo da soggetti e aree aziendali diverse, ma il più delle volte da sistemi gestionali presenti in azienda e non interfacciati tra loro. Un sistema di conservazione elettronica a norma assicura e garantisce di per sé quella unitarietà “documentale” in grado di fornire una prova delle cessioni Ue.
