Assemblee online, le regole per il dopo emergenza

Cessa, con la fine di luglio, la vigenza delle norme emergenziali in tema di assemblee societarie e, quindi, ci si deve preparare al ritorno alla prassi seguita anteriormente al decreto legge 18/2020 e, cioè, alla normativa che, durante l’epidemia da Covid-19, ha legittimato, in estrema sintesi:

- lo svolgimento delle riunioni mediante strumenti di telecomunicazione anche per gli organi di quelle società che non prevedessero nel loro statuto la modalità della audio-video conferenza;

- le riunioni delle assemblee dei soci e degli organi societari con tutti i partecipanti collegati in audio-video conferenza senza la previsione di un luogo fisico ove poter accedere di persona (la full audio-video conference);

- la possibilità di imporre agli aventi diritto di partecipare alle riunioni societarie solo mediante strumenti di telecomunicazione;

- la possibilità di imporre ai soci delle società quotate di rilasciare la delega di voto al cosiddetto “rappresentante designato” e, quindi, di vietare la partecipazione personale dei soci all’assemblea, anche mediante strumenti di telecomunicazione.

L’epidemia, peraltro, ha avuto l’effetto di indurre studiosi e addetti ai lavori a svolgere un’inedita riflessione sulla normativa che disciplina, “a regime”, le riunioni degli organi societari, con il risultato che attualmente vi è una generalizzata condivisione sul punto che, anche dopo la cessazione della normativa emergenziale, si possono continuare a praticare alcuni dei comportamenti legittimati, dal marzo 2020 a luglio 2022, dalla legislazione transitoria, specie se codificati in apposite clausole statutarie.

L’esperienza fatta durante l’epidemia ha definitivamente sdoganato l’opinione, avanzata già nel 2017 dai notai del Triveneto (massima H.B.39) secondo cui è lecito lo svolgimento dell’assemblea con sistemi di audio-video conferenza anche se lo statuto non lo preveda: è vero che l’articolo 2470, comma 4, del Codice civile, sancisce che «lo statuto può consentire» l’audio-video conferenza, ma si tratterebbe di una prescrizione da intendere nel senso che lo statuto «può disciplinare» le forme di intervento mediante mezzi di telecomunicazione e non già nel senso che, in assenza di clausola statutaria, al socio sia precluso di partecipare ai lavori assembleari con mezzi di telecomunicazione rispettosi del metodo collegiale.

Sempre nella massima H.B.39 si sostiene che anche quando lo statuto della società disciplina lo svolgimento delle riunioni degli organi assembleari mediante strumenti di telecomunicazione, è sempre ammissibile, con il consenso unanime dei partecipanti espresso in vista o nel corso della riunione, agire in deroga allo statuto, senza doverlo formalmente modificare (e, quindi, con effetto per la singola adunanza).

Se l’adunanza si svolge in forma totalitaria, non vi sono limiti al suo svolgimento in audio-video conferenza (massima n. 187 del Consiglio notarile di Milano): invero, se tutti gli aventi diritto (in assenza di un avviso di convocazione) si collegano mediante strumenti di telecomunicazione, significa che essi sono d’accordo nel voler utilizzare tale sistema di svolgimento della riunione. L’unico limite riguarda il notaio che eventualmente partecipi all’adunanza, il quale, seppur vi prenda parte mediante strumenti audio-visivi, deve collegarsi da un luogo compreso nell’ambito territoriale ove è legittimato a operare.

Secondo la massima n. 200 del Consiglio notarile di Milano, è legittima la clausola statutaria che consenta la convocazione di un’assemblea con la prescrizione della partecipazione esclusiva mediante sistemi di audio-video conferenza: esclusività che, in assenza di una norma statutaria, sarebbe invece illegittima.

Peraltro, se lo statuto genericamente consente interventi con sistemi di audio-video conferenza, è legittimo l’avviso di convocazione dell’assemblea che, senza indicare un luogo fisico di svolgimento, imponga di parteciparvi esclusivamente mediante sistemi di audio-video conferenza.