Dalla fattura elettronica un assist per evitare gli errori nella liquidazione Iva

Il percorso evolutivo della fatturazione elettronica in Italia con le modifiche del tracciato Xml consente alle imprese di accedere a dati strutturati utilizzabili per alimentare i sistemi gestionali e contabili, accelerando il presidio strutturato della compliance Iva.

Cosa si intende per compliance Iva

Con compliance Iva si intende la conformità alla normativa Iva delle operazioni di business svolte dall'azienda, la corretta predisposizione degli adempimenti richiesti compresa la trasmissione delle comunicazioni e delle dichiarazioni, e il versamento dell'imposta entro i termini prestabiliti.

Possiamo considerare la compliance Iva costituita da 5 componenti:

•operazioni di business attive/passive eseguite in conformità alla normativa Iva;

•corretta registrazione delle operazioni di business nei sistemi informatici;

•corretta compilazione/trasmissione nei termini delle comunicazioni/dichiarazioni;

•corretta tenuta e conservazione dei registri e documenti previsti dalla normativa;

•liquidazione e pagamento dell'imposta nei modi ed entro i termini stabiliti dalla normativa.

La compliance Iva, oggi, è intrinsecamente connessa ai processi amministrativi e in un contesto aziendale in cui i controlli manuali sono lasciati al singolo addetto o operatore, chiaramente aumenta il livello di rischio di inadempimento tributario.

Nell'ambito della leva tecnologica connessa all'evoluzione dei processi e dei relativi controlli, un particolare focus merita, dal punto di vista applicativo, l'avvento della fatturazione elettronica che ha comportato la separazione delle informazioni fiscali rilevanti dal contenitore giuridico "fattura" e, conseguentemente, la possibilità del trattamento informatico delle stesse nei sistemi e la conseguente possibile automazione dei controlli.

Le nuove regole della fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2021

In particolare le nuove regole previste per la fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2021, con il provvedimento dell'agenzia delle Entrate 166579 del 20 aprile 2020 di aggiornamento delle specifiche tecniche del tracciato xml, hanno inserito nuove codifiche e regole che consentono agli operatori di disporre di una maggiore flessibilità nella predisposizione delle e-fatture, costituendo un salto di qualità nella disponibilità di informazioni necessarie alla digitalizzazione dei controlli.

Dal 1° gennaio 2021 la fatturazione elettronica consente di poter associare a ogni fattura la fattispecie di gestione contabile e fiscale da adottare nei propri sistemi attraverso il tipo documento, passati da sette codici a 18, e i codici natura Iva, che sono passati da sette a 19 anche per agevolare l'agenzia delle Entrate nella predisposizione sperimentale dei registri Iva (in vigore dal 1° luglio 2021) e della dichiarazione Iva precompilata (a partire dal 2022) e che rappresentano un'opportunità per la completa digitalizzazione del ciclo passivo.

Per cogliere tale opportunità è necessario associare i tipi documento e i codici natura Iva del tracciato Xml con i codici previsti nei propri sistemi contabili e gestionali in modo da attribuire degli schemi di contabilizzazione ai fini Iva coerenti con le informazioni riportate nelle fatture elettroniche.

Un altro elemento informativo importantissimo che viene fornito dai sistemi informativi dell'agenzia delle Entrate è la data di ricezione della fattura elettronica (intesa come data in cui si acquisisce il possesso del documento) che può essere recepita nei propri sistemi contabili e può essere confrontata con la data di effettuazione dell'operazione (inserita nell'Xml nel campo data fattura) e con la data di registrazione al fine di evitare una non corretta detrazione Iva.

Quindi attraverso le opportunità offerte dalla fatturazione elettronica sarà possibile per esempio evitare che una fattura passiva datata 27 dicembre 2021, trasmessa e ricevuta il 5 gennaio 2022 (quindi entro i 12 giorni dalla data fattura) venga contabilizzata nella liquidazione Iva del 2021 in quanto il possesso si è verificato l'anno successivo. Al contrario sarà possibile impostare una regola automatica nel sistema che consenta di registrare nella liquidazione del mese di giugno una fattura datata 30 giugno 2021, ricevuta il 5 luglio e registrata entro il 15 luglio.

Inoltre la fatturazione elettronica contiene nel tracciato Xml una quantità di informazioni che possono favorire un controllo digitale molto rigoroso, anche concordando con i propri partner commerciali, attraverso apposite clausole contrattuali, la compilazione di campi facoltativi ai fini delle regole tecniche e fiscali vigenti, ma importanti ai fini del presidio del rischio fiscale .

Inoltre le imprese possono ora mettere a frutto i dati contenuti nella fattura che prescindono dalla mera fiscalità per ottimizzare le proprie attività: dal numero ordine agli elementi che contraddistinguono i Ddt (Documenti Di Trasporto, ndr), passando per i codici articoli, sono queste le informazioni che possono essere importate nei gestionali per cominciare ad automatizzare i processi di contabilizzazione.

Questo articolo fa parte del nuovo Modulo24 Iva del Gruppo 24 Ore.
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