Registratori telematici, malfunzionamenti e rimedi

1In sintesi

Il registratore telematico è un registratore di cassa con capacità di connettersi a internet. Esso memorizza elettronicamente i dati dei corrispettivi e provvede alla loro trasmissione telematica (si utilizza il nuovo tracciato obbligatorio dal 1° gennaio 2022, previsto dal provvedimento agenzia delle Entrate 7 settembre 2021, n. 228725).

Il registratore telematico potrebbe non essere in grado di memorizzare e/o di trasmettere i dati dei corrispettivi giornalieri, come richiesto dalle disposizioni normative (articolo 2, Dlgs 127/2015).

Le cause possono essere svariate, come l’assenza di rete internet per la trasmissione, un malfunzionamento dell’apparecchio elettronico.

In tal caso è necessario adottare alcune misure per gestire la situazione di emergenza.

In nessuna evenienza, comunque, la problematica che si riscontra comporta la sospensione dell’attività commerciale.

2Problemi alle funzionalità

Se il registratore telematico non funziona correttamente, occorre individuare la causa del problema, ossia se esso dipende da un problema alla connessione alla rete internet o se deriva da un guasto / malfunzionamento tecnico. In questi casi, le specifiche tecniche allegate al provvedimento Entrate 182017 del 2016 individuano le soluzioni da adottare.

Nel caso di problemi di rete, si dovrà ricorrere alla procedura di emergenza denominata “Assenza di rete”, mentre nel caso di malfunzionamento si dovrà ricorrere alla procedura “Dispositivo fuori servizio”.

In ogni caso, si precisa che il ricorso alle procedure di emergenza non è necessario laddove le operazioni siano documentate mediante fattura, in quanto mezzo alternativo alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi (circolare ministero delle Finanze, 4 aprile 1997, n. 97).

Ovviamente, se il problema tecnico è dovuto all’assenza di rete occorre stare attenti che l’operazione effettuata e documentata da fattura non venga duplicata con il successivo invio dei dati dei corrispettivi (comunque memorizzati dal RT) una volta ripristinata la linea internet.

Pertanto, l’emissione di fatture ben potrebbe essere utilizzata nelle ipotesi di guasti del RT che ne impediscano anche la memorizzazione elettronica.

3Assenza di rete

Il file – in formato .xml – contenente i dati dei corrispettivi giornalieri (importi totali, aliquote Iva o Natura Iva, l’adozione del regime della ventilazione) va trasmesso telematicamente entro 12 giorni all’agenzia delle Entrate. In caso di mancanza di rete internet il RT (es. per problemi dovuti all’operatore Internet utilizzato e/o alla connettività del dispositivo) non è in grado di richiamare i servizi di trasmissione.

In questa situazione l’esercente potrebbe estrarre il file sigillato (il sigillo è apposto mediante apposite funzionalità del RT) e trasmetterlo mediante le funzionalità messe a disposizione dall’agenzia delle Entrate. Infatti, la Guida predisposta dall’agenzia delle Entrate «Scontrino elettronico – Memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi» ricorda che «al momento della chiusura di cassa l’RT, in automatico (quindi senza alcun intervento dell’esercente), predispone e sigilla elettronicamente il file contenente i dati complessivi dei corrispettivi della giornata lavorativa e trasmette tale file al sistema dell’agenzia delle Entrate in modo sicuro. Pertanto, è anche possibile utilizzare il registratore senza connessione alla rete internet nella fase di memorizzazione e generazione dei documenti commerciali delle singole operazioni e connettere l’apparecchio alla rete internet al momento della chiusura di cassa finché non abbia completato la trasmissione».

Esempio
Il Sig. Rossi, esercente di attività di vendita al dettaglio di ricambi per computer, è dotato di un RT presso un proprio punto vendita. In data 5 agosto, a causa di un problema tecnico delle apparecchiature del gestore della rete di telefonia, nella zona in cui esercita l’attività il Sig. Rossi si è manifestata una totale assenza di rete internet.
Il servizio è stato ripristinato solo in data 8 agosto. In tal caso, il RT – pur rimanendo diverso tempo senza alcuna connessione internet - ha memorizzato i corrispettivi giornalieri e ha provveduto alla trasmissione telematica dei file giornalieri nei termini di legge (entro 12 giorni dall'effettuazione dell’operazione).
Qualora l'assenza di rete si fosse protratta per un periodo di tempo più lungo, tale da impedire il rispetto del termine di trasmissione, il Sig. Rossi avrebbe potuto estrarre il file .xml da trasmettere (facendo il download su una memoria esterna, come una chiavetta Usb), debitamente sigillato dal RT, e farlo trasmettere – tramite le funzionalità messe a disposizione dall’agenzia delle Entrate - al proprio consulente (i dati del file verranno imputati all'esercente, a prescindere dal soggetto che effettua la trasmissione) ovvero da un apparecchio elettronico presente in altro luogo (es. dal personal computer di casa), dove la connessione internet era funzionante.
La procedura web «documento commerciale online», presente nel portale «Fatture e Corrispettivi» del sito dell’agenzia delle Entrate è utilizzabile anche su dispositivi mobili.
La procedura di emergenza descritta, da usare in caso di mancato funzionamento della rete ed esclusivamente in caso di effettiva necessità, è messa a disposizione gratuitamente dall’agenzia stessa.

4Se il dispositivo è fuori servizio

È una situazione che si verifica quando il registratore telemaico presenta malfunzionamenti o guasti tali da impedire anche la memorizzazione elettronica dei corrispettivi (provvedimento, agenzia delle Entrate, 28 ottobre 2016, n. 182017, paragrafo 5).

L’esercente è tenuto a richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato. Quest’ultimo provvederà ad effettuare la riparazione e, se i tempi per il ripristino dovessero essere troppo lunghi, potrebbe dotare il contribuente di un altro registratore telematico, regolarmente in servizio.Inoltre, dovrà segnalare la situazione «fuori servizio».

L’esercente, dopo ciò, dovrà annotare l’importo dei singoli corrispettivi (per ciascuna operazione di cessione di beni e di prestazione di servizi) su un apposito registro sostitutivo (registro delle emergenze, il quale è da tenere anche in modalità informatica), che verrà utilizzato fino al termine del ripristino delle funzionalità del registratore (o finché l’esercente si doti di un altro registratore funzionante), e dovrà altresì trasmettere all’agenzia delle Entrate i dati giornalieri (dati complessivi dell’intera giornata, e non i dati delle singole operazioni annotate nel registro manuale)

Esempio
Il Sig. Verdi, esercente attività di parrucchiere, ha constatato un guasto al RT che impedisce allo stesso di memorizzare i corrispettivi delle operazioni.
Prontamente, l’esercente provvede a:- comunicare lo stato «fuori servizio». A tal fine, attraverso il portale dell’agenzia delle Entrate, accede all’area «Corrispettivi» - «Gestore ed Esercente» - «Ricerca dispositivo» - «Elenco dispositivi ricercati», da cui cliccare direttamente sullo specifico «Id dispositivo» riferito all'RT guasto/malfunzionante. Successivamente, clicca cliccare su «Cambia stato» e seleziona l’«evento» da segnalare (nel caso clicca su «Fuori servizio», avendo cura di indicare nelle righe di dettaglio anche la data e l'ora dell'inizio del problema (per la conferma delle informazioni segnalate dovrà cliccare sul pulsante «invia»);- ad accedere alla sezione «Gestore ed Esercente» - «Procedure di emergenza» – «Dispositivo fuori servizio».
In quest’area l'esercente inserisce manualmente i dati dei corrispettivi giornalieri (che avrebbe dovuto trasmettere il RT) e li trasmette all'agenzia delle Entrate.
Se nella stessa giornata si sono realizzate più operazioni di natura diversa (es. assoggettate ad Iva, esenti da Iva, operazioni non imponibili) il Sig. Verdi avrà cura di compilare più righe.

Con la risposta interpello 247 del 6 maggio scorso, n. 247 è stato precisato che la corretta tenuta del registro di emergenza – unitamente al rispetto degli altri obblighi di legge (tempestiva richiesta di intervento di un tecnico abilitato e l’indicazione dello stato di «fuori servizio» del RT) - rende non obbligatoria la trasmissione dei corrispettivi o la certificazione degli stessi mediante strumenti alternativi (es. fatture).

Pertanto, anche in assenza di invio dei dati trascritto nel registro di emergenza, non saranno applicate le sanzioni di cui agli articoli 6, comma 2-bis, 11, comma 2-quinquies e 12, comma 2, Dlgs 471/1997.

Resta fermo che tale trasmissione può comunque avvenire su base volontaria.

Inoltre, a determinate condizioni, la memoria dei punti cassa (collegati al Server RT), può sostituire l’utilizzo del registro di emergenza (risposta a consulenza giuridica n. 3 del 14 febbraio 2022).

Esempio
La Bianchi Srl ha un punto vendita al dettaglio di generi alimentari, con (almeno) 3 punti cassa collegati ad un Server RT, deputato alla raccolta e all’invio consolidato dei dati dei corrispettivi.
A seguito di un guasto al Server RT l’esercente non è tenuto ad adottare il registro di emergenza purché: i) sia tenuta un’ordinata contabilità; ii) le memorie dei singoli punti cassa consentano di mantenere separata e certa evidenza dei corrispettivi relativi al periodo di mancato o irregolare funzionamento «non diversamente da quanto avviene per l’ordinario utilizzo del registro di emergenza»; iii) siano stati adempiuti gli ulteriori obblighi previsti dalla legge, tra cui il corretto versamento delle imposte.

L’orientamento espresso è:
• in linea con quello che si legge nella circolare Guardia di Finanza 5 gennaio 2021, n. 2017, ove si afferma che la sanzione relativa alla mancata memorizzazione o trasmissione dei corrispettivi si applica anche in caso di mancato o irregolare funzionamento degli strumenti tecnologici di cui all’articolo 2, comma 4, Dlgs 127/2015 (es. i RT) laddove il corrispettivo non venga annotato nel registro di emergenza, fatte salve le procedure alternative previste dai provvedimenti attuativi di cui al citato comma 4. Dunque, l’adozione delle procedure di emergenza evita la sanzione, purché sia effettuata la registrazione dei corrispettivi, anche in assenza della trasmissione telematica dei dati;
• divergente da quante era stato affermato in passato. Con la circolare agenzia delle Entrate 21 febbraio 2020, n. 3/E, nota 49, era detto che l’annotazione dei corrispettivi sul registro di emergenza costituiva adempimento sostitutivo della sola memorizzazione, mentre la trasmissione telematica dei dati (da effettuarsi eventualmente con le procedure web disponibili sul portale «Fatture e Corrispettivi») doveva ritenersi comunque indispensabile per non incorrere in sanzioni.

5Lo scarto della trasmissione

Qualora il file .xml venga scartato dall’agenzia delle Entrate (es. errate impostazioni della data e dell’ora di rilevazione; mancanza dell’indicazione della matricola del punto cassa connesso ad un Server RT) è possibile, alternativamente:
• procedere a recuperare la situazione si scarto, correggendo gli errori (es. modificando la data / l’orario, ovvero indicando il numero di matricola del punto cassa);
• effettuare una nuova trasmissione, con i dati corretti.

6I periodi di chiusura

In relazione ai periodi di chiusura dell’esercizio commerciale, l’esercente non deve effettuare alcuna registrazione sul registratore telematico: quest’ultimo, al momento della prima trasmissione dei corrispettivi della giornata di apertura, comunica le giornate di chiusura.

Infatti, nel caso di interruzione dell’attività - chiusura settimanale o domenicale, ferie, eventi eccezionali, o qualsiasi altra ipotesi di interruzione della trasmissione (non causata da malfunzionamenti tecnici dell’apparecchio) – il registratore, alla prima trasmissione successiva ovvero all’ultima trasmissione utile, provvede all’elaborazione e all’invio di un unico file contenente la totalità dei dati (ad importo zero) relativi al periodo di interruzione, per i quali, l’esercente non ha effettuato l’operazione di chiusura giornaliera (circolare agenzia delle Entrate 6 maggio 2020, n. 11/E).

7Il regime sanzionatorio

Il quadro sanzionatorio è quello di seguito descritto:
• in caso di omessa, tardiva o infedele memorizzazione o trasmissione dei dati dei corrispettivi è prevista la sanzione pari, per ciascuna operazione, al 90% dell’imposta corrispondente all’importo non memorizzato/trasmesso, con un minimo di 500 euro (articolo 6, comma 2-bis, Dlgs 471/1997). Questa sanzione si applica anche in caso di mancato o irregolare funzionamento dei registratori telematici;
• se non risultano omesse annotazioni, la mancata tempestiva richiesta di intervento per la manutenzione o l’omessa verificazione periodica degli RT, nei termini legislativamente previsti, è punita con sanzione amministrativa da 250 a 2.000 euro;
• qualora la violazione non abbia inciso sulla corretta liquidazione del tributo, all’omessa o tardiva trasmissione ovvero alla trasmissione con dati incompleti o non veritieri dei corrispettivi giornalieri, si applica la sanzione amministrativa in misura fissa (100 euro per ciascuna trasmissione mancata), ai sensi dell’articolo 11, comma 2-quinquies, Dlgs 471/1997).

Sanzione anche se la colpa è del tecnico
Con la risposta interpello 737/2021 è stato affermato che l’omessa, tardiva o infedele memorizzazione/trasmissione dei dati dei corrispettivi è sanzionabile anche se la violazione dipende da un errore del tecnico nell'installazione dell’RT. Nel caso specifico, il tecnico aveva abbinato all’apparecchio la partita Iva di un altro esercente, mentre il contribuente si accorge del malfunzionamento solo in fase di dichiarazione dei redditi non trovando sul portale «Fatture e corrispettivi» i dati delle operazioni effettuate. Secondo l’agenzia delle Entrate, al termine dell'attivazione dell'RT il contribuente avrebbe dovuto verificare i suoi dati attraverso il QR-Code che viene apposto sull’apparecchio, potendo così accorgersi per tempo dell’errore commesso dal tecnico. Si ricorda che l'apparecchio deve essere censito sul portale «Fatture e corrispettivi», accedendo alla sezione «Corrispettivi», e successivamente in «Accreditamento». Successivamente, il commerciante censisce il registratore telematico, accedendo alla sezione «Servizi per gestori ed esercenti» e scegliendo tra le opzioni di censimento singolo o massivo del dispositivo. Al termine della procedura, quando l’elaborazione è terminata con stato «censito», è possibile scaricare il QR-Code che identifica il registratore. Di conseguenza, il contribuente è assoggettato alla sanzione amministrativa (ravvedibile; articolo 13, Dlgs 471/1997) per la mancata o errata memorizzazione (e trasmissione) dei dati, pari al 90% dell'imposta corrispondente all’importo non memorizzato o trasmesso, con un minimo di 500 euro per ciascuna operazione. L’agenzia non fa cenno alla possibilità di fruire del cumulo giuridico (articolo 12, Dlgs 472/1997) attendendo l'atto di contestazione da parte dell'amministrazione finanziaria, come era stato paventato in caso di mancato invio di un blocco di fatture elettroniche (Principio di diritto, agenzia delle Entrate 11 novembre 2019, n. 23).