Professione

Assemblee solo da remoto o in luogo fisico: possibile far scegliere a chi convoca

La flessibilità adottata nelle società dopo l’esplosione della pandemia

di Angelo Busani

Quando si svolgono assemblee mediante strumenti di telecomunicazione, vi è da distinguere il caso dell’assemblea convocata in un luogo fisico, cui si possa partecipare con l’utilizzo dell’audio-video conferenza, dal caso dell’assemblea che si svolga in audio-video conferenza “totale”, vale a dire senza che sia stabilito un luogo fisico cui i potenziali partecipanti possano affluire.

Presidente e segretario

Di solito, gli statuti prescrivono che, nel caso di assemblea convocata in un luogo fisico, cui si possa prender parte mediante strumenti di telecomunicazione, il presidente e il segretario debbano partecipare recandosi nel luogo fisico in cui l’assemblea è convocata.

Tuttavia, l’epidemia ha indotto la formazione di un consolidato consenso (massima n. 187 del Consiglio notarile di Milano) sul punto di interpretare tale clausola statutaria nel senso che essa deve intendersi come funzionale alla redazione contestuale del verbale assembleare.

In altre parole, tale clausola non impedirebbe di ritenere legittima la riunione assembleare se, nel luogo fisico di convocazione, sia presente il solo segretario né impedirebbe che l’assemblea si svolga, in forma totalitaria, con tutti i partecipanti collegati mediante sistemi di audio-video conferenza.

È inoltre ammissibile (Consiglio nazionale del notariato, Studio d'impresa n. 70-2009/I) che l’assemblea sia presieduta da un soggetto presente in un luogo diverso da quello nel quale si trova il notaio.

In tal caso, il presidente dell’assemblea può procedere alla firma differita del verbale (non contestuale) redatto dal notaio.

L’avviso di convocazione

Secondo la massima n. 200 del Consiglio notarile di Milano è legittima la clausola statutaria che attribuisca al soggetto titolare del potere di convocazione dell’organo societario la scelta tra la convocazione dell’organo esclusivamente mediante sistemi di audio-video conferenza e la convocazione in un luogo fisico.

In quest’ultimo caso, la clausola statutaria in questione può prevedere la facoltà o l’obbligo di permettere l’intervento dei partecipanti anche mediante sistemi di audio-video conferenza.

È altresì legittima la clausola statutaria che disponga l’obbligo di convocazione dell’assemblea in un luogo fisico (vietandone lo svolgimento solo mediante sistemi di audio-video conferenza) permettendo però di parteciparvi anche mediante sistemi di audio-video conferenza.

Collegamento da un solo posto

Quando è consentito l’intervento in assemblea mediante sistemi di audio-video conferenza, è possibile che una pluralità di partecipanti intervenga all’assemblea mediante sistemi di audio-video conferenza affluendo in un unico luogo fisico nel quale sia disponibile il sistema di collegamento in audio-video conferenza (Consiglio notarile di Milano, massima n. 187).

Come funziona
1 Le possibilità
L'utilizzo degli strumenti di telecomunicazione può avvenire in due modi: convocando l'assemblea in un luogo fisico, cui è possibile partecipare con l'utilizzo dell'audio-video conferenza, o svolgendola totalmente online, ossia senza un luogo fisico cui i potenziali partecipanti possano affluire

2 La scelta
La clausola statutaria che affida al soggetto titolare il potere di convocare l'organo sociale, la scelta frala modalità esclusivamente online e quella in cui è indicato anche un luogo fisico, è legittima. Lo ha chiarito il Consiglio notarile di Milano

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