Cartelle, Riscossione deve conservare copia: non basta l’estratto di ruolo

Il concessionario della riscossione (articolo 26, comma 5, Dpr 602/1973) ha l'obbligo di conservare la copia della cartella di pagamento, anche quando si sia avvalso delle modalità semplificate di diretta notificazione della stessa a mezzo di raccomandata postale. Lo ha stabilito l'Adunanza plenaria del Consiglio di Stato, con la decisione 4/2022 del 14 marzo (presidente Frattini, estensore Veltri). Palazzo Spada ha aggiunto che «qualora il contribuente richieda la copia della cartella di pagamento, e questa non sia concretamente disponibile, il concessionario non si libera dell'obbligo di ostensione attraverso il rilascio del mero estratto di ruolo, ma deve rilasciare una attestazione che dia atto dell'inesistenza della cartella, avendo cura di spiegarne le ragioni».

Alla base della controversia vi era l'incompleto riscontro fornito dall’agente della riscossione alla richiesta di un cittadino avente a oggetto diciotto cartelle di pagamento. Il concessionario della riscossione aveva infatti osteso la sola documentazione relativa alla notificazione, sul dichiarato presupposto che le cartelle fossero "estinte", salvo che una, per la quale il medesimo ha rilasciato anche l'estratto di ruolo. La Sezione rimettente dunque nutriva dei dubbi circa l'accessibilità della cartella nelle ipotesi in cui, a causa di circostanze legate alle modalità di sua produzione (stampa in unico esemplare) e di notificazione (utilizzo di raccomandata postale), questa non sia più detenuta dal concessionario né riproducibile dallo stesso. Sul punto, vi erano tre filoni giurisprudenziali differenti.

La cartella ricorda la decisione ha una funzione composita che si riflette inevitabilmente sulla sua natura giuridica:

a) da una parte è lo strumento che nel procedimento di esecuzione esattoriale serve a portare a conoscenza del contribuente, mediante notifica, l'esistenza del titolo esecutivo posto a base dell'esecuzione esattoriale e costituito dal ruolo;

b) dall'altro incorpora anche il contenuto del "precetto", nonché le ulteriori informazioni necessarie o comunque utili per il contribuente.

c) in alcuni peculiari e tassativi casi, inoltre, può addirittura rivestire funzione impositiva in senso sostanziale, in tutto assimilabile ad un atto di accertamento (procedura di controllo automatizzato delle dichiarazioni reddituali).

L'alto consesso ha poi chiarito che occorre fare riferimento all'articolo 26, comma 5, del Dpr 602/1973, poiché esso contiene la disposizione speciale che regola l'accesso alla cartella di pagamento. Esso prevede che «il concessionario deve conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell'avvenuta notificazione o l'avviso di ricevimento ed ha l'obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell'amministrazione». Dunque l'unico elemento di incertezza è costituito dall'alternativa che la stessa pone tra due modalità di conservazione del documento: a) la copia della cartella, oppure b) la «matrice».

La «matrice» allude al tempo in cui il ruolo era ancora cartaceo (era l'originale dalla cui compilazione scaturiva la "figlia" da notificare al contribuente). Esso, una volta «dematerializzati» i ruoli ha perso di significato e valenza applicativa. La modalità alternativa di conservazione dell'atto si è concentrata, dunque, di fatto, su una sola modalità: l'effettuazione della copia della cartella.

Il sistema informatico consente oggi la stampa di un unico originale, probabilmente per evitare la duplicazione accidentale o addirittura dolosa del titolo. Ne discende la necessità di un'azione informatica o umana che consenta di tenere traccia fedele e conforme del detto originale.

Certamente può trattarsi di una copia digitale, ossia il prodotto di una copia generata direttamente dal sistema informatico oppure scannerizzata dall'operatore a valle della stampa, ma dev'essere la riproduzione conforme dell'atto, non essendo possibile, ai fini dell'accesso, adempiere alla richiesta a mezzo del rilascio di un estratto di ruolo, ossia della mera stampa di dati estrapolati dal ruolo informatizzato, ma non "organizzati" in cartella.

La mancata predisposizione di un sistema che consenta il rilascio della copia a suo tempo notificata direttamente a mezzo posta costituisce quindi una prassi contrastante con la norma, e dunque i concessionari dovranno porvi rimedio.

In caso di indisponibilità della copia della cartella suscettibile di ostensione il concessionario dovrà rilasciare specifica attestazione della mancata detenzione della cartella, avendo cura di specificarne le cause, essendo evidente che l'obbligo di concreta ostensione incontra il limite della oggettiva possibilità.

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