Commercialisti, accesso ai verbali del Consiglio nel rispetto della privacy

I consiglieri dell’Ordine dei commercialisti possono formulare richiesta di accesso ai verbali del Consiglio. Tuttavia, l’accesso è consentito, senza oscurazione dei dati, se sono individuate le modalità di gestione e conservazione dei dati sensibili. È il chiarimento contenuto nel Pronto Ordini del Cndcec n. 166, del 29 dicembre 2022, pubblicato sul sito, nella giornata del 30 dicembre.

Un ordine territoriale, nel porre il quesito al Consiglio nazionale, osserva di aver modificato la procedura per l’approvazione dei verbali delle adunanze del Consiglio nel dubbio che la stessa non fosse pienamente corrispondente alla normativa privacy, sul trattamento dei dati. La nuova procedura prevede la lettura e l’approvazione del verbale della seduta precedente in quella immediatamente successiva, senza diffondere preventivamente e informalmente per via telematica tra i consiglieri le bozze del verbale da approvarsi.

Sempre l’Ordine che pone il quesito rileva che tale procedura comporterà, rispetto al passato, la necessità per i consiglieri di doversi recare presso la sede dell’Ordine, per consultare il libro dei verbali.

Il dubbio che si pone , principalmente, l’Ordine istante è quello che riguarda il presupposto se i consiglieri possano ricevere copia integrale, senza oscurare “dati sensibili” , di tutti i verbali delle sedute del Consiglio riferiti al periodo in cui risultano essere in carica o anche di precedenti consiliature.

Evidenzia il Cndcec che ciascun consigliere nominato addetto al trattamento dei dati personali, agendo sotto l’autorità del Titolare del trattamento (cioè l’Ordine nella figura del suo Presidente) è correttamente e lecitamente autorizzato a tutte le operazioni di trattamento dei dati cui accede per le finalità strettamente connesse ai compiti istituzionali ad essi affidati, dall'ordinamento professionale. L’atto di nomina deve contenere le istruzioni in cui dovranno essere correttamente individuati i singoli trattamenti. Nella parte finale della risposta osserva il Cndcec che, con riferimento al diritto di accesso e di informazione ai verbali, la normativa prevede che il consigliere formuli una richiesta contenente gli estremi identificativi dei verbali ai quali si chiede l'accesso.

Inoltre, osserva il Cndcec, se nel verbale richiesto vi siano “dati sensibili” o “particolari”, l'accesso potrà essere consentito senza oscurazione dei dati laddove la nomina dei consiglieri quali incaricati/addetti al trattamento dei dati, comprensiva dell’individuazione delle tipologie di dati oggetto dei trattamenti autorizzati, per le finalità strettamente connesse ai compiti istituzionali ad essi affidati dall’Ordinamento professionale abbia individuato , come è necessario, anche le modalità di gestione e conservazione dei dati (personali o “particolari”, rientrando i dati sensibili in quest'ultima categoria).