Fattura elettronica, così l’emissione dal committente per gli agenti
Tra le innumerevoli problematiche che sono state affrontate in questi ultimi mesi in tema di fatturazione elettronica da AssoSoftware e dalle aziende associate, ve n’è una in particolare su cui desideriamo richiamare l’attenzione in questo nostro appuntamento settimanale.
Riguarda la consuetudine, da parte di alcune aziende mandanti, di predisporre le fatture relative alle provvigioni dei propri agenti e collaboratori, per loro conto.
Problematica che riguarda altresì anche altre situazioni, quali ad esempio:
•le fatture predisposte delle aziende di trasporto pubblico relative agli aggi dei biglietti del bus, per conto dalle tabaccherie e delle edicole che li rivendono;
le fatture predisposte dei tour operator relative alle provvigioni, per conto dalle agenzie di viaggio;
•le fatture predisposte dalle cooperative a fronte di conferimenti di prodotti agricoli, per conto dei propri soci.
Nella prassi gestionale, infatti, determinati processi di fatturazione cartacea sono stati fino a ora gestiti dal cessionario/committente per conto del cedente/prestatore. In questi casi il cessionario/committente stampava la fattura con il proprio gestionale e successivamente la metteva a disposizione del cedente/prestatore che, integrandola con la data e il numero documento, la faceva di fatto diventare propria.
Con l’avvio della fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019, i processi di fatturazione cartacea che sono stati fino a ora gestiti dal cessionario/committente per conto del cedente/prestatore, dovranno essere adattati alle nuove modalità di emissione e trasmissione del documento elettronico.
In linea generale - ritornando al caso in premessa, in cui l’azienda mandante predispone le fatture relative alle provvigioni dei propri agenti e collaboratori potrà - come è avvenuto finora - continuare a predisporre un fac-simile di fattura cartacea per conto del proprio agente, il quale dovrà poi - dopo aver attribuito data e numero - generare effettivamente la fattura con il proprio applicativo oppure con uno dei diversi software resi disponibili dall’agenzia delle Entrate e trasmetterla allo Sdi.
Chiaramente questa soluzione, essendo la più semplice e intuitiva, sarà probabilmente - almeno inizialmente - quella più facile da adottare, non comportando peraltro nessuna necessità di adeguamento del sistema informativo da parte dell’azienda mandante.
Qualora invece l’azienda mandante desideri automatizzare maggiormente la predisposizione delle fatture per conto dei propri agenti, potrà adottare due soluzioni alternative:
•la prima consiste nel generare una “pre-fattura” in formato Xml, da consegnare al proprio agente, il quale lo dovrà importare sul proprio gestionale - integrarne data e numero - poi generare la vera fattura Xml da trasmettere allo Sdi;
•la seconda consiste nell’emissione vera e propria - con piena validità giuridica - della fattura da parte dell’azienda mandante per conto del proprio agente, indicando (a norma di legge) all’interno della fattura stessa che questa è stata emessa non dal cedente bensì dal cessionario. Anche l’invio della fattura allo Sdi, in questo caso, è a cura dell’azienda mandante. Quest’ultima modalità operativa non prevede nessuna attività da parte dell’agente (se non la registrazione ai fini Iva e contabili), in quanto tutta la fase di emissione e di trasmissione è a cura dall’azienda mandante.
Entrambe le soluzioni necessitano di specifici adeguamenti della piattaforma software di fatturazione dell’azienda mandante, che dovrà essere in grado di generare in formato Xml la “pre-fattura”, ovvero il file Xml della fattura vera e propria, come se fosse stato generato dal proprio agente, ossia a partire dal proprio ciclo passivo e non dal ciclo attivo, come avviene normalmente per le fatture emesse. Di seguito proviamo a fare qualche considerazione su queste due possibili alternative, che presentano ciascuna vantaggi e svantaggi.
La “pre-fattura” in Xml da consegnare al cliente
La prima soluzione si compone - in sostanza - dei seguenti passaggi:
•il cliente emette una “pre-fattura” in formato Xml e la manda (ad esempio via e-mail) al fornitore;
•il fornitore la importa e genera automaticamente la fattura di vendita sul proprio gestionale;
•il fornitore veicola la fattura di vendita allo Sdi secondo le normali regole del ciclo attivo;
il cliente riceve la fattura dallo Sdi, la acquisisce nel ciclo passivo riconciliandola con la sua “pre-fattura”.
Perché tutto ciò funzioni è necessario che per la “pre-fattura” venga adottato un formalismo Xml diverso da quella della fattura ufficiale B2B, al fine di rendere non trasmissibile una “pre-fattura” che dovesse essere inviata per errore allo Sdi, in luogo della fattura.
Tale formalismo è contenuto nella nuova versione delle specifiche tecniche «Standard Assosoftware Fe versione 1.04», rilasciato lo scorso 15 ottobre 2018, e utilizzato dalle aziende associate che hanno adottato il tracciato arricchito AssoSoftware ( clicca qui per consultarlo ).
In particolare:
•nel tag 2.1.1.1 <TipoDocumento> deve essere indicato un valore convenzionale non previsto dalla tabella ministeriale (si veda la codifica Tipologia PreFattura) in modo da individuare correttamente la casistica e scongiurare l’errato invio del documento provvisorio;
• i tag 2.1.1.3 <Data> e 2.1.1.4 <Numero>, essendo di responsabilità del cedente, possono non essere compilati;
Si precisa che un file Xml così predisposto non supera i controlli dello schema Xsd ufficiale dell’agenzia delle Entrate (il che è voluto per evitare errori di trasmissione), per cui per poter essere importato necessita che venga opportunamente adeguata anche la procedura software in uso all’agente, non potendosi in questo caso utilizzare i software dell’agenzia delle Entrate. Dal punto di vista della nomenclatura, infine, è consigliabile che i file Xml che contengono le “prefetture” siano opportunamente distinti da quelli effettivi, anche in questo caso per renderli riconoscibili e per prevenirne l’errato invio allo Sdi.
Emissione e trasmissione della fattura in Xml per conto del cliente
La seconda soluzione - ossia l’emissione della fattura da parte del committente, in luogo dell’agente - comporta un diverso grado di complessità nella gestione del processo, per cui è assai probabile che almeno inizialmente - anche dal punto di vista informatico - verrà implementata solo da poche procedure gestionali specializzate, per poi chiaramente essere via via adottata da tutti i principali software nel corso del 2019.
L’emissione della fattura non solo da parte del fornitore, ma anche da parte del cliente, è consentita dalla normativa civilistica e fiscale italiana, così come anche dalle specifiche tecniche, come si può chiaramente desumere dalla lettura dell’articolo 21, comma 2, lettera n), del Dpr 633/1972, che recita:
«2. La fattura contiene le seguenti indicazioni:
…omissis…
n) annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo».
Infatti il cedente o prestatore - cioè il soggetto fornitore che effettua la cessione dei beni o la prestazione di servizi - ha la facoltà di accordarsi con il cessionario o il committente - cioè con il proprio cliente - oppure anche con un soggetto terzo, che si assume l’impegno di emettere la fattura per suo conto, ferma restando la responsabilità del fornitore per l’adempimento nei confronti dell’amministrazione finanziaria.
Con la circolare 45/E/2005, l’agenzia delle Entrate ha precisato che il cedente o prestatore deve autorizzare preventivamente il cliente o il terzo all’emissione della fattura e che entrambe le parti devono accordarsi circa le procedure di emissione da adottare.
È necessario, tuttavia, che vengano posti in essere determinati adempimenti, tra i quali:
•che venga attribuita una distinta numerazione alle fatture che il cliente o terzo emette per conto del cedente o del prestatore;
•che la fattura emessa venga inviata al cedente o prestatore, oppure al soggetto depositario delle scritture contabili da lui stesso indicato, affinché siano adempiuti gli ulteriori obblighi di registrazione del documento, di liquidazione e di versamento dell’imposta dovuta, mentre un esemplare del documento può essere trattenuto dallo stesso cessionario per l’annotazione nel registro degli acquisti;
•che venga riportata in fattura l’annotazione che la stessa è emessa per conto del cedente o del prestatore dal cessionario o committente ovvero da un terzo.
Leggermente più complessa è la procedura da adottare nel caso in cui la fattura venga emessa, per conto del fornitore italiano, dal cliente o da un soggetto terzo che risieda in un Paese con il quale non siano in vigore strumenti per la reciproca assistenza in materia di Iva. In tale circostanza il cedente o prestatore italiano è tenuto a comunicare in via preventiva all’Amministrazione finanziaria, sulla base del provvedimento del direttore dell’agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004, il possesso di specifici requisiti a garanzia della propria affidabilità.
Dal punto di vista operativo, proviamo ora a capire da una parte come si deve compilare materialmente la fattura Xml qualora ci si trovi all’interno del suddetto scenario, dall’altra come è possibile effettuare l’invio vero e proprio della fattura stessa.
Per quanto riguarda la generazione della fattura Xml, sono due gli elementi dello schema - normalmente non compilati - che occorre valorizzare in modo puntuale:
il tag “1.6 <SoggettoEmittente>”, che deve essere impostato con il valore “[CC]” cessionario o committente oppure “[TZ]” terzo incaricato;
il tag “1.5 <TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente>”, che deve contenere i dati anagrafici del soggetto emittente, qualora diverso dal fornitore.
La compilazione, invece, dei tag “1.2 <CedentePrestatore>” e del tag “1.4 <CessionarioCommittente>” rimane invariata, dovendo essi contenere sempre e in ogni caso le informazioni relative rispettivamente al fornitore e al cliente, indipendentemente dal soggetto che giuridicamente emette la fattura.
Per quanto riguarda la trasmissione della fattura Xml, è chiaro che questa deve essere effettuata dal soggetto che ha emesso la fattura, indipendentemente dal fatto che questo sia il cliente o il terzo incaricato. Il canale telematico da utilizzare non sarà quindi quello del fornitore, bensì dovrà essere quello del cliente o del terzo incaricato.
Una possibilità alternativa all’emissione e alla trasmissione da parte del cliente, potrà essere quella di affidarla a un terzo incaricato, che si occupi dell’emissione e della trasmissione della fattura allo Sdi, nella veste di intermediario tecnico. Infatti, come sopra specificato, il tag “1.5 <TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente>” può essere utilizzato anche dall’intermediario tecnico, che si occupa di emettere e trasmettere le fatture per conto del fornitore.
Già da anni, infatti, sono attivi sul mercato diversi provider che si offrono di effettuare la predisposizione e l’invio delle fatture elettroniche allo Sdi, apponendo alla fattura la propria firma digitale al fine di poter adempiere all’obbligo di firma che sussiste ancora oggi nel caso di trasmissione delle fatture elettroniche alle pubbliche amministrazioni.
Gli aspetti tecnici
Il processo di fatturazione elettronica B2B è agli esordi, quindi i dubbi sono tanti e gli scenari inesplorati potrebbe risultare molti di più di quelli che inizialmente sembravano sussistere.
Come AssoSoftware monitoriamo costantemente ogni segnalazione, per capire se e in che modo - come in questo caso - vi sono impatti a livello informatico, fornendo il necessario supporto alle aziende associate. Certo è che inizialmente ci vorrà un po’ di pazienza da parte di tutti, in quanto alcuni processi molto particolari potrebbero essere inizialmente gestiti in modo “basico” dalle software house, che comunque lavoreranno costantemente per migliorare le funzionalità dei propri prodotti e per risolvere ogni eventuale problema che dovesse emergere nell’utilizzo degli stessi da parte dei propri clienti. I vantaggi saranno poi sotto gli occhi di tutti, una volta superate tutte le difficoltà iniziali.
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