Per i destinatari di e-fatture tre modalità di conservazione

Molte imprese sono già destinatarie di fatture elettroniche e si pone il problema della conservazione.

Di fatture elettroniche sono ormai destinatari anche soggetti diversi dalle pubbliche amministrazioni sia per l’acquisto di carburanti all’ingrosso, che per le fatture emesse dai subappaltatori nel contesto di opere pubbliche oppure infine nel caso in cui i fornitori scelgano liberamente di emetterle. I destinatari dei documenti digitali possono a nostro parere scegliere tra tre modalità diverse ed alternative di conservazione, ricordando che in questo secondo semestre 2018 i documenti digitali da conservare sono pochi essendo limitate le operazioni per le quali sono obbligatori.

Le tre vie

La prima soluzione è quella più naturale e che dal prossimo anno dovrà essere necessariamente adottata quando tutte le fatture saranno elettroniche ed è indicata nel provvedimento della agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile scorso. Anche gli acquirenti e committenti possono conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi) utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia. L’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate. L’accesso dovrebbe essere consentito al singolo contribuente oppure mediante un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (articolo 3 Dpr n. 322/1998) oppure a qualsiasi altro soggetto (esempio società di software o banca).

La delega deve essere fornita utilizzando il modello approvato con il provvedimento del 13 giugno 2018 che può essere trasmesso sia telematicamente che manualmente all’agenzia delle Entrate.

La seconda modalità di conservazione viene indicata dalla circolare n. 13 del 2 luglio 2018, risposta 3.2, in base alla quale i soggetti passivi Iva conformemente alla propria organizzazione aziendale, potranno portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati contemplati dal Dpcm 3 dicembre 2013 (pdf, jpg, txt) considerati idonei ai fini della conservazione. In pratica le imprese e professionisti che dispongono di un sistema di conservazione sostitutiva, che adottano per le proprie fatture, possono ovviamente utilizzarlo anche per le fatture elettroniche dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come ad esempio il “Pdp”, unitamente a tutti i documenti fiscali.

La terzia via riguarda le fatture elettroniche diverse da quelle ricevute dai soggetti obbligati dal primo luglio (carburanti, subappaltatori). In questa prima fase occorre evidenziare che, ad eccezione dei soggetti obbligati dal 1° luglio, le imprese e i professionisti non possono essere obbligati a ricevere fatture elettroniche in quanto la loro accettazione deve essere manifesta come disposto dalla nuova formulazione dell’articolo 21 del Dpr n. 633/72. È opportuno sottolineare che tale norma non impedisce al cedente/prestatore di emettere le proprie fatture in formato elettronico attraverso il SdI, quindi, in caso di mancata accettazione da parte del destinatario, bisognerà inviare la fattura in formato cartaceo o digitale (Pdf).

In questo caso, il destinatario sarà libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole tecniche previste dalla normativa vigente.

Un auspicio

La legge non è imperativa in ordine all’obbligo della conservazione elettronica a carico dei contribuenti. Infatti il nuovo comma 6 bis del Dlgs n. 127/2015 dispone che gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema di interscambio e memorizzate dall’agenzia delle Entrate. Ne consegue che non appare fuori luogo che il contribuente una volta ricevuta la fattura elettronica la converta in documento cartaceo (pdf) che deve essere ovviamente fedele a quanto contenuto nel formato Xml e quindi possa registrarla normalmente fra le fatture di acquisto attribuendogli il numero progressivo. Questa procedura, ancorchè in deroga all’articolo 39 del Dpr n. 633/72, semplificherebbe in questa prima fase gli adempimenti tenuto conto che i programmi delle aziende non sono ancora integrati con il sistema di fattura elettronica.

In questo semestre le fatture elettroniche da conservare sono minime; la conservazione normale su carta non comporta alcun rischio per l’Erario e queste fatture finirebbero più facilmente nello spesometro. L’agenzia delle Entrate potrebbe quindi tranquillamente ammetterlo.