Conservazione elettronica: individuazione, nomina e funzioni del responsabile

1In sintesi

Formare, gestire e conservare i documenti informatici prodotti e ricevuti: tre fasi distinte, ma connesse una all’altra, al fine di creare, costituire e preservare il patrimonio informativo aziendale sempre più caratterizzato dall’utilizzo delle tecnologie dell’innovazione.

Questo il principio a fondamento delle linee guida, pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale sul proprio sito istituzionale nel settembre 2020, di cui è stata data comunicazione in Gazzetta Ufficiale 259 del 19 ottobre 2020, come modificate in data 17 maggio 2021, e da applicarsi in via esclusiva dal 1° gennaio 2022.

Le linee guida Agid hanno perseguito la duplice finalità di, da un lato, aggiornare le regole tecniche circa formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e, dall’altro, producendo un unicum normativo in sostituzione delle disposizioni e delle circolari emanate in materia.

Quello che occorre rilevare in via preliminare è infatti che il processo di conservazione dei documenti, dal punto di vista tecnologico, non presenta particolari modifiche rispetto a quanto già in precedenza determinato in base alle regole tecniche contenute nel Dpcm 3 dicembre 2013 sui sistemi di conservazione.

Il meccanismo di conservazione era infatti già strutturato sulla base dello standard internazionale Iso 14721 Oais (Open archival information system - sistema informativo aperto per l’archiviazione).

I maggiori impatti, quanto alla fase di conservazione, risiedono per i soggetti privati, quali titolari dei documenti, nella necessità di individuare e nominare un soggetto, all’interno o all’esterno della propria organizzazione, purché terzo rispetto al fornitore dei servizi di conservazione, destinato ad assumere il ruolo e ad esercitare le relative funzioni di responsabile della conservazione.

Si tratta di una figura già prevista nelle previgenti regole tecniche, contenute nel Dpcm 3 dicembre 2013 sui sistemi di conservazione in vigore sino al 31 dicembre 2021: nel dettaglio, l’articolo 7 ne disciplinava i compiti imponendo altresì, al comma 3, che nelle pubbliche amministrazioni il ruolo fosse svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.

Nulla veniva quindi esplicitamente indicato per i soggetti privati i quali hanno pertanto proceduto, nella maggior parte dei casi, ad attribuire il ruolo e le funzioni al fornitore del servizio di conservazione.

Ebbene le linee guida Agid intervengono sul punto imponendo anche ai soggetti privati di individuare tale figura che, per la responsabilità giuridica generale sul processo di conservazione che assume, non può più coincidere con il conservatore, dovendone monitorare e controllare le attività al pari di un auditor esterno.

2La responsabilità e le funzioni del nuovo soggetto

In capo al responsabile della conservazione viene posta una responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione nonostante l’eventuale affidamento, in tutto o in parte, ad un conservatore di tutte le attività e le funzioni correlate.

La responsabilità si attiva in capo al responsabile laddove non abbia esercitato quei poteri di verifica e controllo su quanto realizzato dal conservatore e, al titolare dei documenti inviati in conservazione, venga contestato il contenuto dei documenti e la loro validità sul presupposto della loro non corretta conservazione a norma.

La delega allo svolgimento delle proprie attività o parte di esse oltre ad essere riportata nel manuale di conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate.

L’unica attività non delegabile, oltre a quella della responsabilità giuridica generale, è la redazione del manuale di conservazione ed il suo aggiornamento.

Ciò comporta la necessità di realizzare, a cura e da parte del responsabile della conservazione, tutte le necessarie attività di verifica e controllo sul processo realizzato dal fornitore del servizio, non potendo pertanto lo stesso responsabile limitarsi a rivestire un mero incarico formale ma dovendo, al contrario, presiedere il processo occupandosi di vigilare sulla corretta esecuzione dello stesso.

Il responsabile della conservazione della Pubblica amministrazione effettua la conservazione dei documenti informatici all’interno della propria struttura organizzativa ovvero affidandola, in modo totale o parziale ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, dal regolamento sul c.d. marketplace, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.

Nella Pubblica amministrazione, il responsabile della conservazione:
● è un ruolo previsto dall’organigramma del titolare dell’oggetto di conservazione;
● è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche; può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al conservatore al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.Inoltre, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano specifiche competenze ed esperienze.

Tale delega, riportata nel manuale di conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate. In particolare, il responsabile della conservazione:
a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
j) assicura la p resenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’articolo 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
m) predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, tutte le attività o alcune di esse, ad esclusione di quanto previsto alla lettera m) relativamente alla redazione e all’aggiornamento del manuale, potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione: e cioè del soggetto (persona fisica) che, secondo la definizione contenuta nell’allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi alle linee guida, coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da Agid.

Il richiamo ai requisiti professionali individuati da Agid appare costituire un richiamo oramai da considerarsi superato alla luce dell’abrogazione dell’elenco dei conservatori accreditati per i quali erano stati previsti appositi requisiti da parte della stessa Agid.

3La scelta

Un punto delicato è sempre stato quello della individuazione della figura del responsabile della conservazione: nel ridisegnare e precisare, tra l’altro, i ruoli necessari nel processo di conservazione, le linee guida prevedono intanto come, all’interno della Pubblica amministrazione, tale figura sia individuata in organigramma e nella persona di un dirigente o di un funzionario interno formalmente designato dotato di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.

Per i soggetti privati, il ruolo del responsabile della conservazione potrà invece essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione titolare del documento, purché terzo rispetto al conservatore: ciò al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Le aziende si sono trovate, e laddove non ancora adeguate, si trovano ancora oggi, ad affrontare la scelta circa l’individuazione di una figura interna o esterna cui affidare lo specifico ruolo, avendo ben presenti la connessa responsabilità ed i correlati compiti.

Ebbene in questo senso, le linee Agid si limitano ad individuare e richiedere competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche in capo al responsabile della conservazione.In assenza, perciò, di riferimenti più articolati, la scelta può essere guidata ed operata guardando a figure che, in qualche modo, sono in qualche modo accomunabili in quanto svolgono attività di audit per le imprese, quali ad esempio gli organismi di vigilanza ex Dlgs 231/2001, il responsabile del trattamento dei dati personali (Dpo - Data protection officer) ex articolo 28 regolamento Ue Gdpr 2016/679 o per il responsabile dei servizi di prevenzione e protezione dei rischi (Rspp) ex articolo 32 Dlgs 81/2008.

Si tratta di figure e responsabilità che, sebbene operanti in ambiti diversi da quello della conservazione, rivestono un’autonoma funzione di supervisione e controllo che risulta essere, per molti versi, analoga a quella attribuita al responsabile della conservazione.

Il soggetto che deve essere designato dal titolare dell’oggetto di conservazione quale Responsabile della conservazione, sia esso esterno o interno, deve garantire la sussistenza di due requisiti fondamentali:
1. un’adeguata conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di conservazione dei documenti informatici che gli garantisce un’idonea capacità di assolvere ai compiti a questo assegnati;
2. l’indipendenza, che si configura con la propria autonomia di controllo, organizzazione e relazione all’interno o all'esterno della struttura aziendale.

Al pari di quanto previsto per figure che, seppur in ambiti diversi, svolgono la funzione di controllo e supervisione analoga a quella svolta dal RdC (quali l’Odv 231, il Dpo o il Rspp) tenuto conto della peculiarità delle attribuzioni e dei connessi contenuti professionali, non si dovrebbe escludere la possibilità del RdC di essere supportato nello svolgimento dei compiti di vigilanza e controllo da personale dedicato o da consulenti esterni, quando ciò risultasse necessario per il più efficace ed autonomo espletamento dei propri compiti.

4Gli adempimenti

Il nominativo ed i riferimenti del responsabile della conservazione devono - a differenza di quanto disposto dal Dpcm 3 dicembre 2013 - essere indcati nelle specifiche del contratto (o della convenzione di servizio in caso di pubbliche amministrazioni) con il fornitore (conservatore), nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.

La nomina può avvenire con un verbale del Cda, con una delega da parte dell’amministratore/procuratore dotato di poteri di rappresentanza per l’ente nel cui interesse opera o anche solamente attraverso apposita contrattualizzazione.