A rischio gli atti con firma digitale

Sono sempre più numerosi gli atti dell’agenzia delle Entrate che riportano la firma digitale e non più autografa del responsabile dell’articolazione o del direttore dell’ufficio. Negli ultimi mesi la novità sembra interessare non soltanto gli avvisi di accertamento, ma anche gli atti di recupero dei crediti di imposta, gli inviti al contraddittorio e documenti “interni” all’ufficio come, ad esempio, l’ordine di accesso per la verifica fiscale. Poiché però le attività e le funzioni ispettive e di controllo fiscale sono state escluse dall’applicazione del Codice dell’amministraziuone digitale (Cad), sorgono alcuni dubbi sulla validità di alcuni atti di accertamento per i quali si utilizza questa firma.

IL GRAFICO: Gli step per la verifica dei documenti

La firma digitale è stata introdotta per dare validità ai documenti informatici, normalmente inviati solo via Pec o comunque per posta elettronica. È disciplinata dal Codice dell’amministrazione digitale: si tratta, in sintesi, di un particolare tipo di firma basato su un sistema di chiavi crittografiche, che consente al titolare firmatario e al destinatario di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico. Ne consegue che la firma digitale non è solo l’indicazione del nome e cognome del sottoscrittore, bensì la creazione di un sistema di chiavi che consentono al ricevente di verificare l’autenticità dell’atto.

Il Cad prevede poi che il documento firmato digitalmente sia inviato tramite Pec in un formato specifico. Attualmente però, forse perché la notifica con posta certificata degli atti dell’Agenzia sarà possibile solo dal 1° luglio 2017, questi provvedimenti, sebbene sottoscritti digitalmente, sono notificati comunque in formato cartaceo.

In questo contesto, va rilevato che solo negli atti più recenti, a differenza dei primi emessi (si veda l’articolo a fianco) sono stati apposti anche il codice QR e un link cui accedere.

Il codice QR può essere scansionato tramite alcune applicazioni e consente l’accesso diretto a una pagina web, la stessa che si apre richiamando il link riportato sull’atto.

La norma di riferimento (articolo 23, comma 2-bis del Dlgs 82/2005) prevede che tale “contrassegno” sostituisca a tutti gli effetti la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale, con la conseguenza di attribuire, di fatto, validità all’atto.

Nella pagina web cui si accede attraverso il codice QR o digitando sul link, è possibile verificare la corrispondenza tra i documenti originali e le copie inviate al contribuente sulle quali è stato apposto il codice.

La procedura richiede che siano inseriti alcuni numeri riportati sull’atto, quali il numero identificativo e il codice di verifica. Si accede quindi a una pagina dalla quale è possibile consultare i dati relativi alla protocollazione, il documento in formato Pdf e la firma digitale apposta.

I dati della protocollazione, oltre a informare sulla data e sul numero di protocollo attribuiti al documento, riportano l’oggetto (quindi se avviso di accertamento, atto di recupero e così via) e il periodo di imposta.

L’insieme di queste informazioni attribuisce validità all’atto poiché consente al contribuente di verificare che un determinato incaricato dall’agenzia delle Entrate ha apposto la propria firma digitale su un documento del quale è indicato l’oggetto, il periodo di imposta di riferimento e la data di protocollo. Accedendo alla copia del documento, si può riscontrare la corrispondenza con il documento notificato.

Va ricordato che attualmente il Cad non si applica «all’esercizio delle attività e funzioni ispettive e di controllo fiscale» (articolo 2, comma 6 del Dlgs 82/2005): l’uso di queste procedure non appare dunque conforme alla norma.

L’agenzia delle Entrate, con il provvedimento del 2 novembre 2010 (in applicazione dell'articolo 15, comma 7 del Dl 78/2009), aveva autorizzato la sostituzione della firma autografa con l’indicazione a stampa del nominativo del responsabile, solo per gli atti prodotti da sistemi automatizzati e di carattere seriale derivanti da attività accentrata. È il caso degli accertamenti delle tasse automobilistiche, delle concessioni governative o dei canoni di locazione non dichiarati, che riguardano cioè controlli seriali e accentrati.

Per gli accertamenti ordinari o per gli altri provvedimenti diversi dai precedenti, quindi, la sottoscrizione digitale non è stata prevista. Anzi, alla luce dell’espressa esclusione stabilita dal Codice dell’amministrazione digitale, sarà necessario comprendere la validità di tali atti.

IL GRAFICO: Gli step per la verifica dei documenti