Conservazione documenti digitali anche a terzi

Responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione sempre in capo al responsabile della conservazione nonostante l’affidamento, in tutto o in parte, ad un conservatore di tutte le attività e le funzioni correlate: questa una delle principali novità contenute nelle «Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici» pubblicate l’ 11 settembre 2020, sul sito istituzionale di Agid (Agenzia per l’Italia digitale), in vigore dal 12 settembre e destinate a trovare applicazione esclusiva, in sostituzione delle previgenti regole tecniche, a partire dal 9 giugno 2021 e cioè dal duecentosettantesimo giorno successivo all’entrata in vigore.

Di assoluto rilievo anche l’individuazione delle modalità operative per ottenere la certificazione di processo che assicura, in caso di dematerializzazione massiva di documenti analogici, la corrispondenza di contenuto e forma della copia informatica rispetto all’originale analogico, senza dovere ricorrere allo strumento del raffronto puntuale dei documenti.

Da segnalare, infine, l’incremento, nell’ottica dei principi di interoperabilità e trasparenza, del numero e della tipologia dei metadati funzionali ad indicizzare, individuare e ricercare i documenti inviati in un sistema di conservazione.

Nel delineare il ciclo di vita di un documento, le Linee guida, che si compongono anche di sei allegati tecnici, sono state adottate, in base all’articolo 71 del CAD, al fine di aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore su formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei Dpcm del 3 dicembre 2013 e del 13 novembre 2014. Un punto delicato è sempre stato quello della individuazione della figura del responsabile della conservazione il quale, secondo le indicazioni sinora rese da Agid, sarebbe dovuto essere “interno” all’organizzazione “produttrice” del documento informatico, potendo poi delegare in tutto o in parte le sue funzioni al conservatore quale responsabile del servizio di conservazione.

Le nuove Linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale, nel ridisegnare e precisare, tra l’altro, i ruoli necessari nel processo di conservazione prevedono intanto come, all’interno della pubblica amministrazione, tale figura sia individuata in organigramma e nella persona di un dirigente o di un funzionario interno formalmente designato dotato di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.

Per i soggetti privati, il ruolo del responsabile della conservazione potrà invece essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione titolare del documento, purché terzo rispetto al conservatore: ciò al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Affidandosi ad un conservatore accreditato, le attività del responsabile potranno essere affidate, ad esclusione della predisposizione e dell’aggiornamento del manuale, al responsabile del servizio di conservazione.

Tuttavia la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo.