Conservazione elettronica, termine in scadenza per le fatture 2019
1In sintesi
Il processo di conservazione elettronica delle e-fatture ricevute o emesse nel corso del 2019 (primo periodo di imposta di avvio dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B e B2C) nonché degli altri documenti informatici, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare, deve essere completato entro il 10 marzo 2021 e cioè alla scadenza del terzo mese successivo al 10 dicembre 2021, data ultima di presentazione delle dichiarazioni annuali secondo la tempistica riprogrammata in ragione dell’emergenza epidemiologia Covid-19.
Per i contribuenti che hanno deciso di avvalersi del servizio gratuito di conservazione messo a disposizione dalle Entrate, la proroga del termine per aderire alla consultazione delle e-fatture, differito al 30 giugno 2021, permetterà l’eventuale recupero dei duplicati dei file transitati dal Sistema di Interscambio (SdI) così da poterli inviare al sistema di conservazione stesso: solo infatti a seguito dell’adesione al servizio di conservazione, e non a quello di consultazione, tutte le fatture elettroniche e le relative note di variazione transitate da Sdi saranno automaticamente acquisite ai fini della conservazione, mentre sarà necessario procedere al caricamento manuale delle stesse nel caso in cui si intenda inviare in conservazione i documenti emessi/ricevuti in data antecedente all’attivazione del servizio.
Il 28 febbraio 2021 è infatti arrivata la proroga, al 30 giugno 2021, del termine di adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici, reso disponibile dall’agenzia delle Entrate: il provvedimento direttoriale 56618 del 28 febbraio scorso ha così ampliato il periodo transitorio.
L’adesione o meno al servizio di consultazione rileva esclusivamente per i contribuenti, i quali in caso di mancato esercizio dell’opzione non avranno più la disponibilità integrale dell’intero set informativo di cui le fatture elettroniche si compongono, ma esclusivamente di quelli di rilevanza fiscale e non anche, ad esempio, quelli relativi a natura, quantità e qualità dell’operazione documentata.
L’agenzia delle Entrate, infatti, a prescindere dal comportamento tenuto dal contribuente, manterrà comunque per otto anni la disponibilità integrale di tutti i dati del la fattura elettronica come previsto dall’articolo 14 del Dl 26 ottobre 2019, n. 124.
Tale disposizione, intervenendo sull’articolo 1 del Dlgs 127/2015 - recante la disciplina della “Fatturazione elettronica e trasmissione telematica delle fatture o dei relativi dati” – ha previsto tali nuovi termini per la memorizzazione delle fatture elettroniche e ha disposto che i dati contenuti nelle fatture possano essere utilizzati dalla Guardia di finanza, nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria, e dall’agenzia delle Entrate e dalla Guardia di finanza per le attività di analisi del rischio e di controllo a fini fiscali.
Per il contribuente che non ha aderito al servizio, sono resi disponibili in consultazione esclusivamente i dati fattura, con esclusione di quelli relativi a natura, qualità e quantità, fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento.
Se invece non aderisce nessuna delle parti, le Entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancelleranno i dati dei file memorizzando esclusivamente i dati fattura.
Nel corso del periodo transitorio, e quindi sino al 30 giugno 2021, si potrà comunque continuare a consultare tutte le fatture emesse e ricevute dalla data di entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica.
2La conservazione elettronica
La proroga del periodo transitorio per l’adesione al servizio di consultazione non ha alcun effetto, se non mediato, circa la scadenza del prossimo 10 marzo 2021 per completare la conservazione delle e-fatture e degli altri documenti informatici relativi al periodo di imposta 2021.
La conservazione è una procedura informatica, regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale a tutti i documenti informatici firmati digitalmente.
Ogni tipologia di documento informatico conservato nel rispetto delle regole previste dal Codice dell’amministrazione digitale, ha effetto probatorio ad ogni effetto di legge consentendo di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
La conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, fornendo la garanzia tecnologica e giuridica che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo integro, autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.
L’articolo 39 del Dpr 633/1972 prevede che il soggetto passivo di imposta, una volta assolti tutti gli obblighi previsti dalla normativa Iva, ovvero fatturazione, registrazione delle fatture in contabilità, liquidazione e versamento dell’imposta, dichiarazione annuale, ha l’obbligo di tenuta dei registri contabili, con le modalità previste dall’articolo 2219 del Codice civile, ovvero secondo una ordinata contabilità (senza spazi bianchi, senza interlinee e trasporti a margine, senza abrasioni e cancellazioni che rendano leggibile la parte cancellata) obbligandola a conservare dei documenti e registri ai sensi dell’articolo 2220 del Codice civile.
Quanto alle procedure di conservazione elettronica delle fatture, le disposizioni di riferimento per i documenti di rilevanza tributaria, sono contenute nel decreto ministeriale 17 giugno 2014, il quale ha sostituito la previgente disciplina dettata dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004.
Le nuove disposizioni operano un costante riferimento al Cad – Codice dell’amministrazione digitale e alle correlate regole operative attuative ad oggi contenute nel Dpcm 3 dicembre 2013 sui sistemi di conservazione.
Dal prossimo 7 giugno 2021, le regole contenute nel decreto presidenziale saranno sostituite dalle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
A tale riguardo, l’articolo 3 del Dm 17 giugno 2014 da un lato dispone che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione (e quindi di una marcatura temporale), dall’altro prescrive che lo stesso processo debba essere effettuato, e quindi completato, entro il termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del Dl 10 giugno 1994, n. 357 (e quindi entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione reddituale).
La conservazione di documenti informatici, comprensivi di copie informatiche e di copie per immagine di un documento analogico, richiede l’apposizione unicamente di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. In altri termini deve essere utilizzata una marcatura temporale a chiusura del pacchetto oggetto di conservazione. Il contenuto del pacchetto di archiviazione può contenere più file, come un lotto di fatture, e non anche un solo file per pacchetto.
Il processo di conservazione va inoltre completato, anche per le fatture elettroniche, entro il termine di tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione annuale.
Dal punto di vista più operativo, conservare a norma vuol dire inviare ad un sistema di conservazione i documenti dell’anno fiscale di riferimento e completare il processo di conservazione, mediante apposizione di firma digitale e marcatura temporale, a cura del conservatore.
Il processo va completato entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi: quindi per un contribuente con esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, il processo andrà completato (tenuto conto del termine ultimo di presentazione della dichiarazione fissato al 30 novembre) entro il 28/29 febbraio dell’anno successivo.
Il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi 2020, relativa al 2019, è scaduto il 10 dicembre 2020 (in ragione delle proroghe determinate dall’emergenza epidemiologica).
Di conseguenza le fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso del 2019, dovranno essere conservate entro il 10 marzo (considerando la presentazione della dichiarazione al 10 dicembre 2020).
Il servizio di conservazione deve permettere inoltre la ricerca dei documenti mediante l’utilizzo dei cd. indici o metadati, e cioè nella sostanza “parole chiave” che permettono di individuare i documenti inviati in conservazione attraverso il loro inserimento nelle maschere di ricerca predisposte.
3Il servizio gratuito dell’agenzia delle Entrate
Previa sottoscrizione di un apposito atto di adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche, messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate ai sensi dell’articolo 1, Dlgs 127/2015, i contribuenti possono utilizzare gratuitamente i sistemi realizzati da Sogei, disponibili sull’applicativo web “Fatture e corrispettivi” dell’agenzia delle Entrate, per conservare le proprie fatture. Condizione per la conservazione, sino a 15 anni, presso il sistema di Sogei è che le fatture rispettino il formato xml come adattato per la veicolazione nei confronti dei privati.
Le funzionalità del servizio di conservazione gratuito dell’agenzia delle Entrate
Il servizio di conservazione gratuito della fattura elettronica è rivolto sia agli operatori economici che a coloro che ricevono fatture elettroniche (e ai relativi intermediari incaricati). La funzionalità prevede come prerequisito l’adesione ad un accordo di servizio specifico.
L’adesione all’accordo avviene mediante esplicita accettazione delle condizioni in esso contenute dall’utente nell’area del servizio di conservazione, previa autenticazione, per conto proprio o del/dei soggetti incaricante/i. Il link di adesione viene reso visibile solo se l’utente non risulti già autorizzato alla conservazione. Viceversa, qualora l’utente abbia già aderito al servizio di conservazione, egli vedrà la sola funzionalità di revoca del servizio.
L’adesione al servizio viene prospettata all’utente sotto forma di web-form dove i dati relativi al soggetto per conto del quale si vuole operare sono ereditati dal profilo relativo al soggetto per il quale si sta operando.
L’adesione all’accordo avviene mediante esplicita accettazione delle condizioni in esso contenute dall’utente nell’area del servizio di conservazione, previa autenticazione, per conto proprio o del/dei soggetti incaricante/i.
Il servizio gratuito dell’agenzia delle Entrate permette l’invio in conservazione esclusivamente delle fatture elettroniche e non anche di tutti gli altri documenti e registri e scritture contabili che le imprese producono e mantengono.
L’accordo per l’invio in conservazione avvalendosi di tale servizio ha durata triennale, richiedendo quindi una proroga della validità dello stesso ogni tre anni.
Infine quanto ai metadati utilizzabili per la ricerca documentale, il sistema dell’Agenzia si limita a quelli previsti come obbligatori dall’articolo 3 del Dm 17 giugno 2014 e cioè a quelle funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali, il quale al momento non è stato ancora adottato.
