I temi di NT+Fisco e software

Conservazione dei registri, obiettivo sicurezza con la svolta digitale

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

La risposta a interpello 236/2021 (si veda l’articolo) fa leggere in una nuova prospettiva la tutela fornita dall’articolo 7, comma 4-quater, del Dl 357/1994 e gli adempimenti connessi.

La tenuta digitale dei registri

Vediamo di che cosa si tratta. Il legislatore ha reso possibile, da un paio d’anni, la tenuta analogica sine die dei registri, senza che sia necessario stamparli, estendendo a tutti i libri e registri contabili tenuti in forma elettronica una specifica deroga già esistente (ma che riguardava solo alcuni registri Iva) che consente di stampare i registri su carta, solo in sede di accesso, ispezione o verifica (articolo 12-octies del Dl 34/2019).

Per effetto di tale deroga, infatti, la tenuta dei registri con sistemi elettronici è considerata regolare, anche in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui sistemi elettronici e se vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza (articolo 7, comma 4-quater, del Dl 357/1994). Ma, attenzione, stiamo parlando di sola «tenuta».

La conservazione

Tale norma era sempre stata intesa da tutti come atta a tutelare dalla contestazione di «mancata tenuta» il contribuente che li avesse regolarmente tenuti e che si fosse semplicemente “dimenticato” di stamparli su carta o di conservarli digitalmente, con una finalità sicuramente condivisibile e anche decisamente apprezzabile.

Trattandosi di una norma sulla tenuta dei registri, non poteva sicuramente essere presa a riferimento per non adempiere agli obblighi di stampa o di conservazione digitale, stante che, come afferma la risposta a interpello 236/2021, «tenuta e conservazione dei documenti restano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità».

Gli effetti della risposta

Il soggetto che ha presentato l’istanza ha ritenuto di poter utilizzare una norma a tutela del contribuente per derogare agli adempimenti connessi ma le Entrate hanno risposto che la soluzione da lui proposta non è conforme alle norme di legge. Con l’ulteriore rischio indiretto che tale risposta potrebbe in futuro essere utilizzata in caso di controlli contro lo stesso contribuente e portare ad accertamenti che finora era stato possibile bloccare sin dall’origine, facendo riferimento proprio all’articolo 7, comma 4-quater, del Dl 357/1994.

Le diverse finalità

Al di là di tutto, è evidente che i software gestionali, pur garantendo un’affidabilità dei dati ad altissimi livelli, non sono stati creati con le medesime finalità e logiche dei software di archiviazione e conservazione.

Ad esempio, nella generalità dei casi i software gestionali, per produrre le stampe dei registri, eseguono delle elaborazioni e dei calcoli effettuati da programmi che negli anni sono in continua evoluzione. Per cui non vi potrà mai essere la garanzia assoluta circa l’immodificabilità dell’elaborato prodotto, che potrebbe non essere esattamente lo stesso che si sarebbe generato stampando i registri nei termini di legge. Ecco perché, come spiega correttamente l’Agenzia, il requisito dell’immodificabilità non viene soddisfatto dalla tenuta dei registi tramite il software gestionale.

Sicurezza e non modificabilità

Per contro, il processo di conservazione digitale, oltre a essere l’unico sistema in grado di garantire l’immodificabilità dei dati nel tempo, ha in sé intrinseche doti di sicurezza anche nei confronti dei sempre più frequenti attacchi cryptolocker, che potrebbero rendere irrimediabilmente inaccessibili tali dati sul proprio sistema informativo, backup compresi. Attacchi che sicuramente non sono in grado compromettere un sistema di archiviazione, sempre che tenuto a norma di legge.

In conclusione, la conservazione dei documenti fiscali non può che essere quella digitale. Oppure la tenuta deve rimanere davvero cartacea fino in fondo, se proprio si è rimasti affezionati al tradizionale supporto in fibra di cellulosa.


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