Dal responsabile ai tempi: le trappole nel conservare i dati

Nella transizione verso l’obbligatorietà della e-fattura, i professionisti giocheranno un ruolo fondamentale, non solo nel periodo operativo, ma anche nella fase antecedente. Tra i passaggi più delicati c’è quello della scelta del canale di comunicazione con lo Sdi. In quest’occasione, il professionista può proporsi come dialogante con lo Sdi, ma deve tener conto dalla propria struttura e dei volumi documentali dei singoli clienti oppure può coadiuvarli nella scelta del canale più idoneo, tra i seguenti:

Pec;

servizi messi a disposizione dall’agenzia delle Entrate (app, applicazione web);

canali telematici (Ftp o Web Service) preventivamente attivati con lo Sdi.

I professionisti devono anche decidere se occuparsi direttamente del «servizio Fe» per i propri clienti o se offrire unicamente un servizio consulenziale. Nella prima ipotesi, anche avvalendosi di soggetti terzi, i professionisti possono: predisporre e trasmettere i file Xml; gestire il relativo servizio di conservazione e consultare i dati su e-fattura e Iva.

In merito alla conservazione elettronica, nel valutare se avvalersi del servizio gratuito messo a disposizione dalle Entrate o, a pagamento, da soggetti terzi, si devono considerare principalmente i seguenti aspetti:

nomina del responsabile, figura nodale dell’intero processo di conservazione con specifiche responsabilità;

durata della conservazione;

disponibilità dei dati a seguito di richiesta.

In relazione al servizio dell’Agenzia si segnala che il responsabile resta il contribuente, senza poterne governare il processo, come pure per l’eventuale perdita di dati dovuto al verificarsi di eventi non “assicurati” che pregiudicano la disponibilità dei documenti. Altra stranezza è la durata della conservazione che, in deroga ai principi civilistici (10 anni), è inspiegabilmente di 15 anni ma il tutto potrebbe trovare una sua ratio nella gratuità del servizio. Ne consegue in ogni caso che il contribuente si tuteli, opportunamente, attivando un processo di conservazione “parallelo”, paradossalmenteanche analogico (stampando almeno le ricevute dello Sdi).

Invece, nella conservazione a pagamento, è opportuno che la nomina del responsabile sia una figura distinta da quella del contribuente, che in ogni caso resta sempre il responsabile fiscale, in quanto la società di conservazione, a fronte della percezione di un compenso, dovrebbero sollevare il cliente dall’incarico e relative responsabilità.

In ogni caso, infine, occorre valutare le tempistiche necessarie al conservatore per rendere disponibili i documenti, soprattutto nei casi di avviso bonario: i documenti devono essere disponibili quasi nell’immediato.