Adempimenti

Fattura elettronica, ecco i costi che si possono ridurre

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

Tra le grandi promesse della fatturazione elettronica, ce n’è una che non manca mai di essere citata, si tratta dell’importante riduzione dei costi amministrativi connessa alla “dematerializzazione” del supporto cartaceo. Non stiamo parlando del risparmio di carta. Il beneficio della dematerializzazione delle fatture è infatti solo marginalmente correlato al risparmio della carta e del toner della stampante che si utilizzano per riprodurle. Il vero beneficio è correlato ai minori costi che ci saranno in un futuro oramai piuttosto vicino, grazie all’automazione dei processi amministrativi e gestionali, che si affineranno via via sempre di più, rendendo i flussi di lavoro sempre più efficienti. Oggi questa automazione è ancora piuttosto limitata, ma le potenzialità di crescita sono davvero enormi, così come anche i risparmi connessi.

I dati relativi alla quantificazione dell’effettivo risparmio legato alla dematerializzazione sono diversi e le fonti le più varie. Senza entrare nel dettaglio delle varie ricerche e indagini svolte da enti privati, da organi e istituzioni pubbliche anche della Comunità europea, in linea generale il costo totale del trattamento di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro, costo che è per 2/3 a carico dell’acquirente/cliente e per 1/3 a carico del venditore/fornitore.

Molti operatori, tuttavia, percepiscono come non corrette ed esagerate queste stime, in quanto associano tali importi al risparmio che si avrebbe con il passaggio dalla fatturazione cartacea alla fatturazione elettronica.

Ma non è così, il passaggio alla fatturazione elettronica non potrà mai azzerare tutti i costi della fatturazione, tuttavia la riduzione sarà rilevante.

Il vero risparmio della dematerializzazione
Dicevamo poc’anzi che il risparmio della carta, del toner e dei costi di manutenzione ovvero dei canoni di noleggio dei sistemi hardware di stampa, rappresentano un risparmio tutto sommato “marginale”. Quindi ben venga la tutela degli alberi, la riduzione di inquinamento legata al minor uso degli inchiostri o ancora allo smaltimento delle stampanti che hanno esaurito il loro ciclo di vita. Tuttavia il vero risparmio connesso alla dematerializzazione va ricercato altrove.

Facciamo un esempio pratico. Negli ultimi anni molte grandi aziende di servizi - anche multinazionali - hanno deciso di “dematerializzare” i telefoni fissi in uso ai propri dipendenti, sostituendoli con appositi software di videochiamata installati sulle postazioni di lavoro, costituite sempre più spesso da notebook dotati di sistemi audio integrati.
Ma quanto sarà mai il risparmio legato alla dismissione di un centralino telefonico, per una grande azienda? In realtà non molto, anche se un po’ di risparmio c’è. Ma il vero risparmio si chiama efficienza, che i nuovi sistemi aumentano in maniera considerevole, permettendo ad esempio di collegare in pochi secondi personale operante in sedi diverse, in video-chiamata condivisa, una modalità di interazione estremamente efficace. Niente più viaggi e spostamenti, tempi di lavoro ottimizzati e anche minori rischi legati proprio agli spostamenti fisici. Chi scrive li usa quotidianamente e ne è estremamente soddisfatto.

In più possibilità di attivare in modo estremamente efficace anche il cosiddetto «smart working» (telelavoro), visto che i dipendenti possono portare a casa una o due volte alla settimana il proprio notebook, che potrà collegarsi via internet (in Vpn) alla rete aziendale e potrà fungere anche da terminale video-telefonico. Col risultato che il dipendente a casa può operare come sul posto di lavoro. Dunque il maggiore risparmio della dematerializzazione è connesso all’efficienza, quindi alla variabile “tempo”.

La dematerializzazione della fattura elettronica
Ritornando alla fatturazione elettronica, per essere più efficaci nel nostro parallelismo, proviamo ad elencare in modo più analitico quali sono i principali componenti che costituiscono i costi di emissione e di ricezione delle fatture, cartacee o elettroniche.

Costi per lavoro diretto:
•tempo per il processo di verifica della correttezza dei dati da indicare in fattura (denominazione, luogo, modalità di pagamento, eccetera);
•tempo per la redazione vera e propria della fattura di vendita;
•tempo per il trattamento delle fatture in partenza (imbustare le fatture, affrancare le buste, eccetera);
•tempo per il trattamento delle fatture in arrivo (ricevere e aprire le buste, smistare le fatture, eccetera).

Costi per lavoro indiretto:
•tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture;
•tempo per fornire ai clienti copie di fatture;
•tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche;
•tempo nella riconciliazione delle fatture con i pagamenti e con gli incassi;
•tempo ed errori derivanti dal data entry manuale delle fatture;
•tempo per eccezioni, dispute e contenzioso derivanti da errori di fatturazione.

Costi per software, hardware, carta, bolli, buste e costi vari:
•costi per il software (licenze, canoni di manutenzione);
•costi per stampanti e hardware di stampa;
•costi per carta, bolli e buste;
•costi per spazi destinati agli archivi;
•costo per la distruzione delle fatture;
•costi di formazione ed aggiornamento personale amministrativo.

È evidente - anche solo a livello di sensazione, dopo aver dato una rapida scorsa all’elenco delle suddette componenti di costo - che il “tempo” costituisce l’elemento preponderante della gran parte delle suddette componenti e che l’ordine di grandezza delle stime di costo del trattamento di una fattura cartacea che - come dicevamo sopra - per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro, non può che essere sostanzialmente corretto, in quanto - com’è giusto - tiene conto di tutti gli elementi che incidono nel trattamento di ciascuna.
Il passaggio alla fatturazione elettronica permetterà di ridurre non tutte, ma una gran parte delle componenti di costo, in particolare di quelle che sono legate alla variabile “tempo”.
È chiaro che parlare di risparmio di tempo oggi potrebbe sembrare quasi surreale, visto che in questa prima fase di avvio, l’utilizzo dei nuovi sistemi di gestione delle fatture elettroniche sta portando via sicuramente molto tempo a tutti rispetto a quanto è avvenuto fino alla fine dello scorso anno 2018 in cui si operava su carta.

Tuttavia, non va dimenticato che l’efficienza raggiunta dal ciclo di fatturazione cartaceo era frutto di decenni di continui affinamenti, per cui è assai probabile che una volta ottimizzata l’intera infrastruttura - confidiamo nel più breve tempo possibile - il risparmio di tempo ci sarà, e sarà anche consistente.

Le funzionalità rese disponibili dai software gestionali
Una delle critiche più diffuse che stanno accompagnando l’avvio della fatturazione elettronica é legato al fatto che tante promesse non sono state mantenute e i software non sono stati implementati per ottimizzare flussi e processi. Vero o falso? E per quale motivo i software non si sono fatti trovare pronti?

Come AssoSoftware non possiamo certo dire che le software house non si siano fatte trovare pronte all’appuntamento del 1° gennaio 2019, anche perché lato predisposizione, trasmissione e ricezione delle fatture i software erano assolutamente pronti, ancorché per ovvie ragioni non era mai stato possibile sottoporli ai carichi di lavoro che li attendevano, mentre i problemi tecnici dovuti all’interconnessione con lo Sdi sono stati nella generalità dei casi risolti nel corso del mese di gennaio.

Ma possiamo sicuramente dire che si può e si deve fare ancora molto dal lato dell’integrazione dei processi amministrativi e gestionali, soprattutto in un’ottica di interoperabilità tra procedure diverse.

Il motivo per cui non si è potuto fare di più è dovuto al fatto che non c’è mai stata vera certezza dell’avvio della fatturazione elettronica, sino al 1° gennaio 2019.

Solo nell’ultima parte dello scorso anno, quando è cominciato a essere abbastanza chiaro a tutti gli operatori del settore che l’entrata in vigore della fatturazione elettronica a partire dal 2019 poteva essere confermata (e non prorogata), le software house si sono potute attivare al 100% senza rischiare di vanificare i propri investimenti - come succede in tutti i casi in cui un adempimento viene posticipato o addirittura soppresso all’ultimo minuto - e concentrare sui vari fronti.

Da una parte si sono dovute dedicare al completamento degli appositi gestionali per la produzione delle fatture elettroniche.

Contestualmente hanno dovuto attivare dei complessi sistemi (Hub) per la trasmissione delle fatture attive e la ricezione delle fatture passive (cui è associato l’ormai notissimo «Codice Destinatario»), per veicolare le fatture attive dai propri clienti (studi e aziende) verso lo Sdi, e viceversa per le fatture passive.

Quindi hanno dovuto adeguare i programmi di contabilità per poter ricevere, decodificare e importare automaticamente le fatture Xml - permettendo agli operatori di associare a esse i corretti codici di registrazione (causali, codici Iva, conti).

Infine hanno dovuto modificare le interfacce per consentire la contestuale visualizzazione sia della fattura che delle maschere di data-entry del proprio gestionale. Tutte queste funzionalità sono state realizzate in tempi strettissimi, tenendo conto delle principali esigenze che dovevano essere soddisfate da subito.

È chiaro che - nonostante le funzionalità di base siano state nella gran parte dei casi rese disponibili dalle software house - vi sono davvero ancora molte aree di sviluppo sulle quali si dovrà ulteriormente investire, per migliorare i flussi operativi

Il percorso è appena iniziato, da qui in avanti gli sviluppi si concentreranno sull’automazione di tutti i processi, cui potranno contribuire fattivamente gli utilizzatori dei software richiedendo tutte le funzioni e le migliorie che riterranno necessarie.

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