Fattura elettronica, ecco i costi che si possono ridurre
Tra le grandi promesse della fatturazione elettronica, ce n’è una che non manca mai di essere citata, si tratta dell’importante riduzione dei costi amministrativi connessa alla “dematerializzazione” del supporto cartaceo. Non stiamo parlando del risparmio di carta. Il beneficio della dematerializzazione delle fatture è infatti solo marginalmente correlato al risparmio della carta e del toner della stampante che si utilizzano per riprodurle. Il vero beneficio è correlato ai minori costi che ci saranno in un futuro oramai piuttosto vicino, grazie all’automazione dei processi amministrativi e gestionali, che si affineranno via via sempre di più, rendendo i flussi di lavoro sempre più efficienti. Oggi questa automazione è ancora piuttosto limitata, ma le potenzialità di crescita sono davvero enormi, così come anche i risparmi connessi.
I dati relativi alla quantificazione dell’effettivo risparmio legato alla dematerializzazione sono diversi e le fonti le più varie. Senza entrare nel dettaglio delle varie ricerche e indagini svolte da enti privati, da organi e istituzioni pubbliche anche della Comunità europea, in linea generale il costo totale del trattamento di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro, costo che è per 2/3 a carico dell’acquirente/cliente e per 1/3 a carico del venditore/fornitore.
Molti operatori, tuttavia, percepiscono come non corrette ed esagerate queste stime, in quanto associano tali importi al risparmio che si avrebbe con il passaggio dalla fatturazione cartacea alla fatturazione elettronica.
Ma non è così, il passaggio alla fatturazione elettronica non potrà mai azzerare tutti i costi della fatturazione, tuttavia la riduzione sarà rilevante.
Il vero risparmio della dematerializzazione
Dicevamo poc’anzi che il risparmio della carta, del toner e dei costi di manutenzione ovvero dei canoni di noleggio dei sistemi hardware di stampa, rappresentano un risparmio tutto sommato “marginale”. Quindi ben venga la tutela degli alberi, la riduzione di inquinamento legata al minor uso degli inchiostri o ancora allo smaltimento delle stampanti che hanno esaurito il loro ciclo di vita. Tuttavia il vero risparmio connesso alla dematerializzazione va ricercato altrove.
Facciamo un esempio pratico. Negli ultimi anni molte grandi aziende di servizi - anche multinazionali - hanno deciso di “dematerializzare” i telefoni fissi in uso ai propri dipendenti, sostituendoli con appositi software di videochiamata installati sulle postazioni di lavoro, costituite sempre più spesso da notebook dotati di sistemi audio integrati.
Ma quanto sarà mai il risparmio legato alla dismissione di un centralino telefonico, per una grande azienda? In realtà non molto, anche se un po’ di risparmio c’è. Ma il vero risparmio si chiama efficienza, che i nuovi sistemi aumentano in maniera considerevole, permettendo ad esempio di collegare in pochi secondi personale operante in sedi diverse, in video-chiamata condivisa, una modalità di interazione estremamente efficace. Niente più viaggi e spostamenti, tempi di lavoro ottimizzati e anche minori rischi legati proprio agli spostamenti fisici. Chi scrive li usa quotidianamente e ne è estremamente soddisfatto.
In più possibilità di attivare in modo estremamente efficace anche il cosiddetto «smart working» (telelavoro), visto che i dipendenti possono portare a casa una o due volte alla settimana il proprio notebook, che potrà collegarsi via internet (in Vpn) alla rete aziendale e potrà fungere anche da terminale video-telefonico. Col risultato che il dipendente a casa può operare come sul posto di lavoro. Dunque il maggiore risparmio della dematerializzazione è connesso all’efficienza, quindi alla variabile “tempo”.
La dematerializzazione della fattura elettronica
Ritornando alla fatturazione elettronica, per essere più efficaci nel nostro parallelismo, proviamo ad elencare in modo più analitico quali sono i principali componenti che costituiscono i costi di emissione e di ricezione delle fatture, cartacee o elettroniche.
Costi per lavoro diretto:
•tempo per il processo di verifica della correttezza dei dati da indicare in fattura (denominazione, luogo, modalità di pagamento, eccetera);
•tempo per la redazione vera e propria della fattura di vendita;
•tempo per il trattamento delle fatture in partenza (imbustare le fatture, affrancare le buste, eccetera);
•tempo per il trattamento delle fatture in arrivo (ricevere e aprire le buste, smistare le fatture, eccetera).
Costi per lavoro indiretto:
•tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture;
•tempo per fornire ai clienti copie di fatture;
•tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche;
•tempo nella riconciliazione delle fatture con i pagamenti e con gli incassi;
•tempo ed errori derivanti dal data entry manuale delle fatture;
•tempo per eccezioni, dispute e contenzioso derivanti da errori di fatturazione.
Costi per software, hardware, carta, bolli, buste e costi vari:
•costi per il software (licenze, canoni di manutenzione);
•costi per stampanti e hardware di stampa;
•costi per carta, bolli e buste;
•costi per spazi destinati agli archivi;
•costo per la distruzione delle fatture;
•costi di formazione ed aggiornamento personale amministrativo.
È evidente - anche solo a livello di sensazione, dopo aver dato una rapida scorsa all’elenco delle suddette componenti di costo - che il “tempo” costituisce l’elemento preponderante della gran parte delle suddette componenti e che l’ordine di grandezza delle stime di costo del trattamento di una fattura cartacea che - come dicevamo sopra - per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro, non può che essere sostanzialmente corretto, in quanto - com’è giusto - tiene conto di tutti gli elementi che incidono nel trattamento di ciascuna.
Il passaggio alla fatturazione elettronica permetterà di ridurre non tutte, ma una gran parte delle componenti di costo, in particolare di quelle che sono legate alla variabile “tempo”.
È chiaro che parlare di risparmio di tempo oggi potrebbe sembrare quasi surreale, visto che in questa prima fase di avvio, l’utilizzo dei nuovi sistemi di gestione delle fatture elettroniche sta portando via sicuramente molto tempo a tutti rispetto a quanto è avvenuto fino alla fine dello scorso anno 2018 in cui si operava su carta.
Tuttavia, non va dimenticato che l’efficienza raggiunta dal ciclo di fatturazione cartaceo era frutto di decenni di continui affinamenti, per cui è assai probabile che una volta ottimizzata l’intera infrastruttura - confidiamo nel più breve tempo possibile - il risparmio di tempo ci sarà, e sarà anche consistente.
Le funzionalità rese disponibili dai software gestionali
Una delle critiche più diffuse che stanno accompagnando l’avvio della fatturazione elettronica é legato al fatto che tante promesse non sono state mantenute e i software non sono stati implementati per ottimizzare flussi e processi. Vero o falso? E per quale motivo i software non si sono fatti trovare pronti?
Come AssoSoftware non possiamo certo dire che le software house non si siano fatte trovare pronte all’appuntamento del 1° gennaio 2019, anche perché lato predisposizione, trasmissione e ricezione delle fatture i software erano assolutamente pronti, ancorché per ovvie ragioni non era mai stato possibile sottoporli ai carichi di lavoro che li attendevano, mentre i problemi tecnici dovuti all’interconnessione con lo Sdi sono stati nella generalità dei casi risolti nel corso del mese di gennaio.
Ma possiamo sicuramente dire che si può e si deve fare ancora molto dal lato dell’integrazione dei processi amministrativi e gestionali, soprattutto in un’ottica di interoperabilità tra procedure diverse.
Il motivo per cui non si è potuto fare di più è dovuto al fatto che non c’è mai stata vera certezza dell’avvio della fatturazione elettronica, sino al 1° gennaio 2019.
Solo nell’ultima parte dello scorso anno, quando è cominciato a essere abbastanza chiaro a tutti gli operatori del settore che l’entrata in vigore della fatturazione elettronica a partire dal 2019 poteva essere confermata (e non prorogata), le software house si sono potute attivare al 100% senza rischiare di vanificare i propri investimenti - come succede in tutti i casi in cui un adempimento viene posticipato o addirittura soppresso all’ultimo minuto - e concentrare sui vari fronti.
Da una parte si sono dovute dedicare al completamento degli appositi gestionali per la produzione delle fatture elettroniche.
Contestualmente hanno dovuto attivare dei complessi sistemi (Hub) per la trasmissione delle fatture attive e la ricezione delle fatture passive (cui è associato l’ormai notissimo «Codice Destinatario»), per veicolare le fatture attive dai propri clienti (studi e aziende) verso lo Sdi, e viceversa per le fatture passive.
Quindi hanno dovuto adeguare i programmi di contabilità per poter ricevere, decodificare e importare automaticamente le fatture Xml - permettendo agli operatori di associare a esse i corretti codici di registrazione (causali, codici Iva, conti).
Infine hanno dovuto modificare le interfacce per consentire la contestuale visualizzazione sia della fattura che delle maschere di data-entry del proprio gestionale. Tutte queste funzionalità sono state realizzate in tempi strettissimi, tenendo conto delle principali esigenze che dovevano essere soddisfate da subito.
È chiaro che - nonostante le funzionalità di base siano state nella gran parte dei casi rese disponibili dalle software house - vi sono davvero ancora molte aree di sviluppo sulle quali si dovrà ulteriormente investire, per migliorare i flussi operativi
Il percorso è appena iniziato, da qui in avanti gli sviluppi si concentreranno sull’automazione di tutti i processi, cui potranno contribuire fattivamente gli utilizzatori dei software richiedendo tutte le funzioni e le migliorie che riterranno necessarie.
Le precedenti uscite di «Fisco e software»
Fattura elettronica B2B, uno standard per ridurre i margini di errore
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Comunicazioni Iva, la gestione dei dati di fatture e liquidazioni
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Certificazioni uniche, conguaglio a ostacoli per la detassazione dei premi di produzione
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Regime di cassa: la road map dell’adeguamento dei software
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Regime di cassa: l’aggiornamento software prosegue senza soluzione di continuità
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fatturazione elettronica B2B, tutti i vantaggi dell’opzione
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Fattura elettronica, una chance per semplificare
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fattura elettronica, le proposte per il definitivo decollo
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Modello 770 unificato ma con la chance di invii separati per ritenute
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Uno standard unico da AssoSoftware per la fattura elettronica
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Liquidazioni Iva, così la preparazione e l’invio dei dati
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Conguaglio da assistenza fiscale diretta, ecco cosa cambia per i sostituti
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Studi di settore, tutte le variabili per la compilazione dei modelli 2017
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Il modello Redditi SC alla prova dei nuovi bilanci
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Redditi SC, slalom tra le novità dei quadri
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Modello Irap 2017 al test delle modifiche sui bilanci
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Compensazioni, il nuovo obbligo di passare da Entratel per i titolari di partita Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Comunicazioni Iva, cambio di rotta sul filo di lana
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fatture, invio dei dati in cerca di riduzioni
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Comunicazioni dati Iva al test della conservazione copia intermediario
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Certificazione unica 2017, tutte le regole (e le date) per la conservazione sostitutiva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Iva, il vademecum per i versamenti entro il 30 giugno
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Compensazioni e scomputi, slalom tra le regole
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Bonus Irpef, obbligatoria l’esposizione delle compensazioni in F24
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Split payment, due vie per la registrazione degli acquisti
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Dati fatture emesse e ricevute, il vademecum antierrori
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fatture emesse e ricevute, slalom per l’invio dei dati
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Proroga dei versamenti, verifica sugli effetti
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Spesometro al test dei dati da trasmettere
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura, uno standard unico di codifica
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Dichiarazioni, a pieno regime il monitoraggio sull’invio telematico
di Fabio Giordano , comitato tecnico AssoSoftware
Dati fatture, così il monitoraggio degli errori dell’invio telematico
di Fabio Giordano , comitato tecnico AssoSoftware
Spesometro, le proposte per correggere le disfunzioni
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Isa, le integrazioni con i software gestionali
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Isa, le risposte ai dubbi principali sull’operatività
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Intrastat 2018, limitati gli aggiornamenti per i software gestionali
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura obbligatoria, gli effetti dell’introduzione
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura obbligatoria, un primo quadro di adempimenti e opportunità
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Lo split payment complica la gestione dell’acconto Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Regime per cassa, le insidie nel passaggio dalla competenza
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
La stretta sulla detrazione Iva mette in stand by l’adeguamento informatico
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Dichiarazione Iva 2018, ecco le novità in arrivo
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Costi aggiuntivi con la scomparsa delle monete da 1 e 2 centesimi
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Modello 730/2018, ecco cosa cambia nei quadri di immobili e redditi
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Modello 730/2018, slalom tra i codici per i bonus casa
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Iper e superammortamento come cambiano le procedure informatiche
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Detrazione Iva, più tempo ma le complicazioni restano
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Conservazione digitale dei documenti con termine unico
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Spesometro, i software si adeguano alle nuove modalità di invio
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Modello 770, sull’invio separato si cambia di nuovo
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura obbligatoria tra «privati» in cerca di incentivi
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Versamenti Redditi 2018 con la doppia rata il 20 agosto
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Per l’e-fattura primo test sui carburanti da luglio
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura in cerca di certezze sulla «comunicazione» del reverse charge
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Gli studi di settore fanno ancora i conti con le rimanenze finali
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Lo spesometro «dribbla» i dati mancanti del fornitore estero
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Dati liquidazioni Iva, il modello si aggiorna a operazioni straordinarie e acconti
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Gli studi di settore fanno ancora i conti con le rimanenze finali
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura, un tool per l’immediata lettura del file in formato Xml
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Modello 730, due vie per comunicare alle Entrate la «sede telematica»
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Rimanenze finali rilevanti anche per le società di comodo
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
I flussi del modello 730-4 alla prova delle ricevute
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Controlli preventivi sui rimborsi del 730 con «avviso» al contribuente
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
La chance della fatturazione unificata per i gruppi Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Gruppo Iva alla prova della convenienza
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura, la via dell’integrazione dei sistemi per aumentare i vantaggi
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura, da subito l’obbligo di conservazione sostitutiva
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
E-fattura, codice convenzionale se il cliente non comunica l’indirizzo
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Termini sovrapposti per i versamenti dell’Iva e delle dichiarazioni dei redditi
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Il versamento carente dell’Iri in acconto non è sanzionabile
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Bilanci digitali, la road map parte da società quotate e soggetti Ias
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Privacy, software già allineati al Gdpr
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Nuovi Isa con un set di dati già «precompilati»
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
La chance del regime premiale per gli studi di settore
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Le incognite del ricalcolo dopo lo stop (tardivo) alla doppia rata per le partite Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Deduzione dei costi, la Cassazione detta la linea sulle fatture originali
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
E-fattura, ecco perché si applica l’esonero dalla tenuta dei registri Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Compensazioni, gli effetti dei controlli preventivi sui crediti a rischio
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Gruppo Iva, modello per l’opzione sottoscritto da tutti i partecipanti
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Deducibilità degli interessi passivi con nuovi criteri in arrivo
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Beni ammortizzabili, rimborso Iva anche per il leasing
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Registri Iva verso l’estensione della stampa solo su richiesta dei verificatori
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
F24, in arrivo nuove regole di compilazione e di compensazione
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fattura elettronica, così l’emissione dal committente per gli agenti
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
«Fatture e corrispettivi», tutti i pro e i contro delle possibili modalità di accesso
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fattura elettronica, costi e benefici delle tre soluzioni per la delega all’intermediario
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Acconto Iva con assist dal quadro VH della dichiarazione 2018
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Bilanci alla prova della nuova tassonomia Xbrl
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
La dichiarazione 2019 fa spazio ai crediti del gruppo Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Modello 770/2019, invio separato dal sostituto in base al tipo di ritenute
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Nuovi strumenti informatici per applicare gli Isa nel 2019
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Il riporto delle perdite «apre» anche al regime per cassa
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
La fattura elettronica «aggiorna» i registri Iva
di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware
Fattura elettronica, da AssoSoftware un tracciato per la Gdo
di Roberto Bellini, direttore generale AssoSoftware
Dichiarazioni Iva, slalom nei righi per le operazioni con l’estero
di Simona Ficola e Benedetto Santacroce
