Registri elettronici da conservare secondo le regole del Cad
La tenuta e la conservazione sono adempimenti distinti anche se in continuità. Periodo d’imposta 2019: marca temporale e firma digitale entro il 10 giugno
Tenere i registri contabili in formato elettronico non può prescindere dal loro successivo invio in un sistema di conservazione a norma nel rispetto delle regole del Codice dell’amministrazione digitale (Cad) e delle relative disposizioni attuative: questo l'importante chiarimento contenuto nella risposta a interpello 236/E/2021 pubblicata il 9 aprile 2021, con cui l’agenzia delle Entrate ha sottolineato come tenuta e conservazione rappresentino e costituiscano due adempimenti distinti sebbene continuativi.
Inoltre, anche per la conservazione dei documenti fiscali viene richiamata l’operatività delle regole del Cad e delle relative disposizioni attuative: il che porta come inevitabile conseguenza la necessità di adattare, anche per tali registri, i sistemi di conservazione alle indicazioni delle nuove Linee Guida AgID, da attuare entro il 7 giugno 2021, avuto riguardo principalmente ai metadati associati ai documenti e alla nomina del responsabile della conservazione interno o esterno purché terzo rispetto al conservatore.
Interpello
Una società ha richiesto di formare registri e liquidazioni Iva, registro dei beni ammortizzabili, libro di magazzino e libro giornale utilizzando il proprio software contabile e archiviandoli digitalmente, senza tuttavia procedere alla loro conservazione elettronica e quindi non apponendovi, come previsto, marca temporale e firma digitale. Tale comportamento troverebbe fondamento nel comma 4-quater dell’articolo 7 del decreto-legge n. 357 del 1994, il quale considera regolarmente tenuti i registri contabili formati ed aggiornati elettronicamente anche senza essere stati stampati su supporto cartaceo nei termini di legge, e cioè entro il terzo mese successivo a quello di scadenza per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali: l’unica condizione da rispettare consiste nella possibilità di procedere alla loro stampa all’atto di un controllo e su richiesta dell’organo procedente.
La risposta delle Entrate
Le Entrate sottolineano innanzitutto come tenuta e conservazione sono concetti ed adempimenti distinti. Come già anticipato a suo tempo su queste pagine (si veda IlSole24Ore del 30 novembre 2017), l’articolo 7, comma 4-quater si occupa solamente della tenuta e non anche della conservazione delle scritture contabili: ciò significa che è possibile tenere le scritture su supporto informatico, ma poi non si può non procedere alla loro materializzazione su carta ovvero al loro invio in un sistema di conservazione elettronica. Libri e registri contabili sono perciò considerati regolarmente tenuti su supporto informatico solamente sino al momento in cui non devono essere stampati, o in alternativa inviati in conservazione, e cioè sino alla scadenza del terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento ovvero, anticipatamente, quando ne viene richiesta la stampa da parte di un verificatore in sede di accesso.
Con riferimento al periodo di imposta 2019, la tenuta sarà considerata regolare a condizione che la stampa o l’invio in conservazione siano completate entro il prossimo 10 giugno 2021 vista la proroga stabilita dal decreto-legge sostegni n. 41 del 2021.
Infine, l’assolvimento dell’imposta di bollo su registri contabili e libri sociali tenuti in modalità elettronica, indipendentemente dalla successiva conservazione, deve avvenire secondo le regole stabilite con il decreto ministeriale 17 giugno 2014 circa gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.
