Liti fiscali, in vigore il Dm: ok ai documenti presentati in videoudienza

Ultimo passo per la realizzazione della videoudienza: sulla Gazzetta Ufficiale di lunedì 16 novembre è stato pubblicato il decreto 11 novembre 2020 del Mef, che entra in vigore dallo stesso giorno di pubblicazione, come recita l’articolo 6. Dal Mef sono arrivate nei giorni scorsi anche linee guida tecniche Sogei destinate ai difensori che vorranno partecipare all’udienza da remoto. Si tratta di istruzioni tecniche di natura informatica sia per utenti che utilizzano la piattaforma Windows sia per coloro che utilizzano la piattaforma Mac (Apple).

Ma andiamo con ordine. Il Mef ricorda che l’udienza a distanza è disciplinata dall’articolo 16, comma 4, del Dl 119/2018 e dall’articolo 27 del Dl 137/2020. La piattaforma software prescelta è Skype for Business. Per partecipare non è necessario essere in possesso dell’applicazione, ma è sufficiente avere un dispositivo compatibile con la versione di Skype Web App (per Windows), oppure l’App Skype for Business per tutti gli altri casi, entrambe gratuite. Sarà possibile utilizzare anche dispositivi mobili, anche se è bene precisare che con i dispositivi mobili non sarà possibile accedere ad alcune funzioni come la condivisone a video di documenti.

Adempimenti preliminari
Il primo adempimento, come d’altra parte per l’udienza in presenza, è a carico del segretario di sezione a cui è assegnata la controversia. Il segretario invierà alle parti costituite e/o ai difensori, una prima Pec con la comunicazione della data di trattazione del ricorso/appello nella modalità di udienza a distanza. Successivamente, il segretario invierà una seconda Pec che conterrà l’ora prefissata per la discussione e il collegamento all’evento Skype for Business.

Per lo svolgimento dell’udienza a distanza è necessario collegarsi con qualche minuto di anticipo rispetto all’ora fissata. La Sogei suggerisce di effettuare il collegamento 10/15 minuti prima, al fine di verificare il corretto funzionamento dei dispositivi. L’accesso può avvenire solamente dopo aver ricevuto la Pec con il collegamento all’evento Skype for Business, da parte del segretario.

Quindi, una volta ricevuta la seconda Pec, il difensore:

•dovrà copiare il link presente nella Pec e incollarla nella barra degli indirizzi del proprio browser;

•a questo punto sia aprirà l’App Riunioni Skype (Web) (per Windows) oppure l’App Skype for Business (per Mac)

•dovrà obbligatoriamente inserire i seguenti dati nell’ordine indicato: «NUME-RORG[spazio]ANNORG[spazio]COGNOME[spazio]NOME»;

•dovrà cliccare su «Partecipa come ospite»;

•completati i passaggi descritti, accederà alla sala di attesa e dovrà aspettare di essere am-messo all’udienza dal segretario di sezione.

Svolgimento dell’udienza da remoto
Il segretario gestisce l’avvio dell’udienza, procede alla verifica preliminare della presenza in videoconferenza delle parti e alla loro identificazione. A questo punto inizia l’udienza da remoto.

Il difensore potrà gestire la propria partecipazione all’udienza potendo:•attivare/disattivare la propria webcam;•attivare/disattivare il proprio microfono;•condividere il desktop o programmi specifici se abilitato dal segretario di sezione;•disconnettersi.

Cliccando sull’icona «Partecipanti», potrà visualizzare l’elenco dei partecipanti. Qualora il difensore riscontrasse criticità e malfunzionamenti del collegamento da remoto, potrà selezionare l’icona dei «Messaggi istantanei». In tal modo attiverà l’area «Conversazione» ove potrà appunto segnalare le criticità o i malfunzionamenti. Attenzione che l’area «Conversazione» potrà essere utilizzata solo per segnalare criticità e malfunzionamenti del collegamento da remoto. Il contenuto sarà letto da tutti i partecipanti.

Il difensore, previo consenso del presidente, potrà anche presentare un documento o un atto tramite lo strumento di condivisione dello schermo della piattaforma Skype for Business. Per consentire al difensore di condividere il documento, il segretario dovrà promuovere l’utente da partecipante a relatore. Solo dopo ciò il difensore potrà utilizzare le funzionalità di condivisione. Per condividere l’atto, il difensore dovrà preventivamente detenere il documento informatico sul proprio dispositivo.

In conclusione delle linee guida, la Sogei affronta l’argomento sicurezza. Si chiarisce che la piattaforma è implementata nel data center on-premise Sogei e messa a fattor comune nel sistema informativo della fiscalità (Sif). La piattaforma rispetta i requisiti di sicurezza in quanto:

• tutto il traffico di messaggistica istantanea è criptato;

• tutto il traffico audio/video è criptato;

• l’accesso degli utenti interni (non i guest) avviene attraverso la verifica delle credenziali di dominio.