Nelle assemblee con molti soci un mix fra online e voto da remoto

Termine per convocare le assemblee di bilancio posticipato al 180° giorno successivo alla chiusura dell’esercizio (in luogo del 120° giorno) e modalità smart per svolgere le assemblee: questa la normativa recata dall’articolo 106, Dl 18/2020, emanato per far fronte all’emergenza sanitaria causata dall’epidemia.

Le modalità di svolgimento
In particolare, a prescindere da quanto sia previsto negli statuti di Spa (quotate e non), Srl e società cooperative, le assemblee che sono convocate entro il 31 luglio (e anche oltre, se permarrà lo stato di emergenza sanitario relativo a Covid-19), potranno svolgersi:

● con le modalità “tradizionali”, e cioè quelle con le quali si sono sempre finora tenute (ma nel rispetto della normativa che prescrive di non provocare assembramenti) e, quindi, sia “fisicamente” che in modalità di audio-video conferenza, quale disciplinata dallo statuto di ciascuna società;

● in modalità full audio/video conference, e cioè con tutti gli intervenuti online, compresi il segretario e il presidente: per abilitare questa modalità, occorre dirlo nell’avviso di convocazione, al quale la nuova normativa dà il potere di derogare a qualsiasi clausola statutaria sul punto.

Il voto da remoto
Per ciascuna delle predette modalità di svolgimento dell’assemblea (sempre prescrivendolo nell’avviso di convocazione e regolamentandone le modalità), si può anche:

abilitare il “voto elettronico”, per tale intendendosi la possibilità che il socio, durante l’assemblea, esprima il proprio voto, ad esempio via Pec oppure cliccando su un’apposita piattaforma che la società abbia predisposto;

abilitare il “voto per corrispondenza” (analogica o elettronica), per tale intendendosi la possibilità che il voto sia espresso prima dell’assemblea, su proposte di deliberazione evidentemente preconfezionate dalla società e trasmesse al socio in anteprima e sulle quali, appunto, il socio vota a prescindere dalla sua partecipazione (fisica o on line) all’assemblea.

Nello specifico caso delle assemblee di Srl, inoltre, l’avviso di convocazione può abilitare (se lo statuto già non lo preveda) l’espressione di voto dei soci mediante il metodo del consenso scritto o il metodo della consultazione per iscritto.

Le quotate
Vi è poi da osservare il caso delle società quotate, cui sono parificate le società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione (quale è l’Aim) e le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante (queste ultime sono, in sostanza, le società con più di 500 soci di cui all’articolo 2-bis del Regolamento emittenti 11971/1999).

Per queste società è disposto che esse, oltre ad avvalersi delle modalità in precedenza descritte:

● possono indicare, anche se lo statuto lo escluda, il “rappresentante designato” (di cui all’articolo 135-undecies del Dlgs 58/1998) e cioè il soggetto cui i soci possono gratuitamente attribuire la delega di voto senza dover nominare un proprio individuale delegato;

● possono disporre (sempre a mezzo dell’avviso di convocazione) che l’assemblea si svolga a porte chiuse per i soci e vi partecipi il solo rappresentante designato (oltre, ovviamente, ad amministratori e sindaci), il quale si faccia portatore delle deleghe di tutti i soci.

Conclusioni
Stante questo panorama di possibilità, si può generalizzare il ragionamento come segue:

● assemblee di società con pochi soci: senz’altro, la modalità ottimale è quella dell’assemblea in full audio/video conference: tutti possono stare online senza vedersi fisicamente, il segretario e il presidente possono non essere nello stesso luogo, è irrilevante il luogo di convocazione dell’assemblea; non ha senso istituire il voto elettronico o per corrispondenza;

● assemblee di società non quotate (né con capitale diffuso) con molti soci: essendoci il problema della identificazione dei partecipanti e del collegamento audio/video che può dare problemi di stabilità di connessione per tutto il tempo dell’assemblea, la modalità full audio/video conference può essere opportunamente integrata dall’istituzione del voto per corrispondenza, da effettuarsi mediante posta elettronica.

I criteri aggiornati

Possibile convocare l’assemblea entro il 30 giugno
Tutte le assemblee di qualsiasi tipo di società che dovrebbero svolgersi entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, possono essere convocate, in prima convocazione, senza necessità di motivare alcunché sul punto, entro il 31 luglio 2020. È una mera facoltà perchè si può comunque seguire il il calendario tradizionale

Assemblee a porte chiuse
La legge ha autorizzato, per la prima volta nella storia del diritto societario italiano, lo svolgimento a porte chiuse delle assemblee societarie in questo periodo. Ferma restando la necessità di identificare gli intervenuti, essi dunque potranno tutti assistere all’adunanza mediante sistemi audio/video. Il presidente e il segretario potranno non trovarsi nello stesso luogo

Il voto per corrispondenza
Mediante apposita clausola dell’avviso di convocazione, si può abilitare il voto per corrispondenza anche nelle società il cui statuto non lo preveda. Significa che la società trasmette ai soci prima dell’assemblea il testo della deliberazione da assumere cosicchè i soci possano (via posta “fisica” o mail) esprimere il proprio voto prima dell’assemblea senza parteciparvi

Il voto elettronico
Pure il voto elettronico può essere previsto nell’avviso di convocazione anche se lo statuto non lo consenta. Il socio che assiste all’assemblea da remoto senza poter interagire (si pensi a un’assemblea trasmessa su un canale tv), può, al momento del voto, esprimere la sua volontà (mediante mail o cliccando su un’apposita piattaforma predisposta dalla società)

L’obbligo di delega al rappresentante designato
Le società quotate al Mta, all’Aim e quelle con capitale diffuso (sono quelle con più di 500 soci) potranno obbligare i soci a conferire delega al rappresentante designato e cioè al soggetto che, nominato dalla società, si farà carico di esprimere in assemblea il voto (favorevole, contrario o di astensione) dei soci che abbiano conferito la loro delega di voto