Niente più registro ma carte da tenere
Addio al registro della clientela, ma resta l’obbligo di conservazione. Ciò in quanto l’articolo 31 del Dlgs 231/2007 detta, per i soggetti obbligati, specifici obblighi di conservazione di tutti i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento delle analisi effettuate dalla Uif o da altra autorità competente.
La documentazione conservata deve consentire di ricostruire in modo univoco almeno i seguenti elementi: la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico; i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; la data, l’importo e la causale dell’operazione; i mezzi di pagamento utilizzati.
Nessuna novità, rispetto alla vecchia formulazione del decreto antiriciclaggio, circa il tempo di conservazione: documenti, dati e informazioni debbono, infatti, essere mantenuti per un periodo di dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
Al venir meno dell’obbligo di registrazione coincide una puntuale individuazione dei principi cui devono rispondere i sistemi di cui i soggetti obbligati decidono di avvalersi. Dunque, le modalità di conservazione adottate devono essere idonee a prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni e debbono essere idonee ad assicurare la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione espressa dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservate.
La conservazione dei dati e delle informazioni deve garantire: la tempestiva acquisizione dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data; l’accessibilità completa e tempestiva dei dati e alle informazioni da parte delle Autorità.
Si considera tempestiva l’acquisizione conclusa entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale.
Vanno garantite altresì l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione; la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi. In ogni caso, i sistemi di conservazione devono assicurare il rispetto delle disposizioni dettate dal Codice in materia di protezione dei dati personali, nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente ai fini della prevenzione e del contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
L’inosservanza dell’obbligo di conservazione, in tutto o in parte, comporta una sanzione amministrativa pecuniaria pari a 2mila euro. In ipotesi di violazioni gravi, ripetute o sistematiche ovvero plurime, si applica una sanzione da 2.500 a 50mila euro.
