Note spese dematerializzate, la deduzione passa da documenti non modificabili

La risposta a interpello delle Entrate 740/2021 (si veda l’articolo) sulla dematerializzazione della documentazione del trasfertista offre l’occasione di analizzare il regime tributario dei lavoratori che per obblighi contrattuali devono recarsi in trasferta.

Ai fini dei redditi di lavoro dipendente il comma 5 dell’articolo 51 del Tuir prevede che le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente 46,48 euro giornaliere (77,47 euro per le trasferte all’estero) al netto delle spese di viaggio e di trasporto. Inoltre, in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite di esenzione è ridotto a 30,99 euro (51,65 euro per le trasferte all’estero).

Laddove, invece, il rimborso riguardi sia le spese di alloggio sia quelle di vitto, il limite di esenzione di riduce a 15,49 euro (25,82 euro per le trasferte all’estero).

Quest’ultimo limite è inoltre applicabile in caso di rimborso analitico delle spese, per trasferte o missioni fuori del territorio comunale, documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente.

Da ultimo il comma in questione precisa che per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, le indennità o i rimborsi di spese sono imponibili ad esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore. Regime fiscale differente è invece previsto nel comma 6 a favore dei trasfertisti ossia di coloro che sono tenuti per contratto all’espletamento delle attività lavorative in luoghi sempre variabili e diversi.

In questo caso le indennità e le maggiorazioni di retribuzione sono imponibili nella misura del 50%.

A disciplinare giuridicamente la figura del trasfertista è intervenuto l’articolo 7-quinqiues del Dl 193/2016, il quale ha precisato, con interpretazione autentica, che per rientrare nella fattispecie del trasfertista sono richieste contestualmente le seguenti condizioni:

1. mancata indicazione nel contratto e/o lettera di assunzione della sede di lavoro;
2. svolgimento di una attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente;
3. corresponsione al dipendente di una indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa, attribuite senza distinguere se il dipendente si è effettivamente recato in trasferta e dove la stessa si è svolta.

In assenza di una delle tre condizioni sopra riportate è riconosciuto il trattamento della trasferta.

Una volta analizzato sotto l’aspetto tributario il regime delle trasferte e del trasfertista, è possibile soffermarsi sulle nuove indicazioni fornite dall’Agenzia con risposta n. 740 del 20 ottobre 2021.

In quest’occasione l’Amministrazione Finanziaria ha chiarito che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale - ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari - come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del Tuir, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. In presenza di tali condizioni i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli informatici e la procedura può interamente essere dematerializzata consentendo la deducibilità dei costi nel rispetto dei principi di inerenza, competenza e congruità previsti dal Tuir.

Per quel che riguarda l’obbligo di firma della nota spese, l’agenzia delle Entrate precisa che la normativa in vigore non richiede necessariamente l’apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l’efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista ai sensi dell’articolo 2702 del Codice civile.

Analoghe considerazioni valgono per i giustificativi ad essa allegati. Inoltre, è bene rammentare che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.

La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici”, ossia di documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

L’agenzia delle Entrate conclude che laddove il giustificativo allegato alla nota-spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto in base del Dm 17 giugno 2014.

Questo articolo fa parte del Modulo24 Tuir del Gruppo 24 Ore.
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