Perché conviene conservare le scritture contabili in modo strutturato e preferibilmente digitale

È necessario fare qualche ulteriore riflessione in riferimento alle recenti novità legate all’obbligo di tenuta e conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili, introdotte dalla legge 122/2022 di conversione del decreto Semplificazioni (Dl 73/2022), che ha inserito, nell’articolo 1, il nuovo comma 2-bis.
Sul punto va segnalata la presa di posizione del Politecnico di Milano che, stimolato dai numerosi dubbi manifestati dagli stakeholder relativamente all’interpretazione dell’obbligo di tenuta e conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili, ha ritenuto opportuno pubblicare un documento interpretativo che potesse essere di aiuto alle imprese, alle pubbliche amministrazioni e ai professionisti coinvolti (vedi La conservazione delle scritture contabili a cura di Umberto Zanini, responsabile area tecnico-normativa Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano).

Il documento riporta ben 10 motivi per i quali è opportuno continuare a conservare obbligatoriamente le scritture contabili in modo strutturato e preferibilmente digitale e precisamente:.

1. La conservazione è un obbligo espressamente richiesto dal Codice civile;

2. Le registrazioni nei sistemi non sono documenti informatici rilevanti ai fini tributari;

3. Degrado dell’efficacia probatoria della scrittura contabili se non conservata;

4. Applicabilità non sempre facile della nuova norma;

5. La conservazione digitale riduce il rischio in ambito cybersecurity;

6. Il collegio sindacale deve vigilare che la conservazione venga eseguita correttamente;

7. Il responsabile della conservazione potrebbe recedere dal proprio incarico;

8. Criticità in caso di sostituzione del sistema Ais/Erp oppure dello studio professionale;

9. Non possiamo andare contro la conservazione digitale prevista nel regolamento eIDAS;

10. Altre implicazioni operative: formalizzazione della scelta da parte degli organi societari e dubbi sull’applicazione dell’imposta di bollo.

Oltre a queste motivazioni, tutte condivisibili, come AssoSoftware ne aggiungeremmo un’undicesima è cioè:

11. l’obsolescenza dei sistemi, dei software e dei supporti di memorizzazione.

Infatti, uno dei compiti fondamentali del responsabile della conservazione e della società incaricata del processo di conservazione digitale è quello della verifica periodica della corretta leggibilità e possibilità di esibizione dei dati conservati provvedendo eventualmente a periodici riversamenti su nuovi supporti magnetici.

Si deve infatti considerare che i periodi nei quali è necessario esibire i dati presenti nei registri contabili sono solitamente molto lunghi, almeno dieci anni ma in alcuni casi anche superiori, e come è evidente, in materia informatica dieci anni sono un’era geologica durante la quale possono cambiare sistemi hardware, software applicativi e supporti di memorizzazione con variazioni a volte incompatibili con quanto fatto in precedenza.Tenere i files pdf sul proprio file system potrebbe non essere sufficiente e ancora meno affidarsi ai soli data base se a distanza di anni i software di base o quelli applicativi non saranno in grado di leggere quei dati e quindi stamparli su richiesta di un verificatore. Vale veramente la pena di correre questo rischio?

Interessanti e del tutto condivisibili le conclusioni del report del Politecnico, che riportiamo di seguito: «La conservazione delle scritture contabili, in particolare la conservazione digitale, deve continuare a essere un obbligo sia da parte delle imprese che degli studi professionali, perché solo così si garantisce la certezza documentaria, si tutelano i diritti delle imprese e l’intero sistema Italia ne esce rafforzato.«Tuttavia questo passo falso del legislatore in tema di tenuta e conservazione dei registri contabili deve farci riflettere, avendo anche indotto il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e esperti contabili ad accogliere la nuova norma con la seguente posizione espressa nel comunicato stampa del 27 luglio 2022:«…da ora in poi sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’amministrazione finanziaria in sede di controllo…». A questo proposito è opportuno ricordare che AssoSoftware ha più volte evidenziato alcune criticità delle linee guida AgID in termini di conservazione digitale (vedi Le nuove linee guida Agid sui documenti informatici rischiano di inciampare sui metadati | pubblicato su Nt plus fisco del Sole 24 Ore). È auspicabile a questo punto un ripensamento del legislatore per ripristinare l’obbligo di conservazione dei libri contabili e magari, in contemporanea, una rivisitazione delle linee guida AgID per renderle più facilmente applicabili al contesto privato.