Registri elettronici con conservazione doc

Ai fini della loro regolarità, i registri tenuti informaticamente non devono essere stampati, o conservati, sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Entro tale scadenza, tuttavia, o anticipatamente se è in corso un'attività ispettiva e si riceva una richiesta da parte degli organi di controllo, i contribuenti devono inviarli in un sistema di conservazione a norma o materializzarli su carta se non si intende continuare a mantenerli in formato elettronico. Con la risoluzione n. 16/E l'agenzia delle Entrate ricostruisce il quadro richiamando quanto in precedenza già definito con le risposte a interpello 236 e 346 del 2021.

Tenere i registri contabili in formato elettronico non può quindi prescindere dalla loro stampa ovvero dal successivo invio in un sistema di conservazione a norma. A tale riguardo, infatti, l'articolo 12-octies del Dl 34 del 2019, nell'intervenire sull'articolo 7, comma 4-quater, del Dl 357 del 1994, considera regolare la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge ma, come indicato dalle Entrate, non ha modificato le norme in tema di conservazione. La disciplina di riferimento è nel Dm dell'Economia del 17 giugno 2014 il quale richiama il rispetto delle regole del Cad, Codice dell'amministrazione digitale, e delle disposizioni attuative, oggi disciplinate dalle Linee Guida AgID. Nella scelta tra materializzare su carta i registri prodotti elettronicamente ovvero procedere al loro invio a un sistema di conservazione a norma, non si può non tenere in considerazione come la gestione informatica assicura una migliore organizzazione, ricercabilità e reperibilità dei dati e delle informazioni, un utilizzo integrato nei sistemi e nei processi aziendali oltre ad un risparmio in termini di costi vivi derivanti dalla stampa e dal mantenimento di un archivio cartaceo, ma anche dalle diverse modalità di assolvimento dell'imposta di bollo calcolata non più sul numero di pagine ma delle registrazioni contabili.