Un pannello di controllo per le situazioni critiche e la raccolta degli allegati

Tra i vari strumenti a disposizione, si è scelto di implementare un modello di controllo del rischio fiscale (tax control framework o Tcf), nel rispetto delle linee guida Ocse. Tale strumento – requisito indispensabile per un’eventuale e successiva evoluzione verso un protocollo di adempimento collaborativo – ha il fine di mappare le politiche di monitoraggio del rischio e documentare i processi che consentono ai principali stakeholder (management, collegio sindacale, revisori, organismo di vigilanza e così via) di avere una chiara evidenza dei presidi in essere ed è inteso a fornire una garanzia reale e tangibile di come tale rischio sia costantemente monitorato e gestito.

Il progetto parte da un’imprescindibile sintonia con il management per una chiara definizione degli obiettivi del lavoro, in modo da delineare la strategia fiscale della società, ossia quelle regole di base che rendono esplicita la filosofia secondo cui l’impresa opera:
1) l’attitudine a minimizzare il rischio fiscale anche adottando misure prudenziali;
2) la cultura della semplicità e della trasparenza;
3) l’utilizzo, in situazioni di incertezza, degli strumenti preventivi previsti dalla normativa (ruling, accordi preventivi sui prezzi di trasferimento).

Con il management, la funzione fiscale ha definito la soglia di rischio ritenuta tollerabile e identificato i rischi ritenuti non accettabili, in considerazione delle potenziali ricadute economiche e reputazionali.

Analisi dei rischi

Nel compiere il percorso di disegno e implementazione del Tcf, si è partiti da una analisi dei rischi inerenti, ossia delle aree cui sono potenzialmente esposti gli operatori del mercato di riferimento. Ogni rischio è stato misurato in termini di probabilità e potenziale impatto economico e per ciascuno sono stati individuati i processi esistenti a presidio e la loro adeguatezza (o la necessità di adeguamento) nel ricondurre il rischio in un ambito considerato tollerabile.

Per assicurare un’analisi obiettiva e neutrale, l’esercizio è stato affidato a una società indipendente.

I risultati sono stati discussi con il management, per garantire un completo allineamento di intenti. Laddove si sia identificata un’area non totalmente sotto controllo, sono stati proposti, discussi e implementati processi integrativi atti ricondurre il rischio entro la soglia di tolleranza.

Il design dello strumento

Disegnata la mappa di rischi e controlli, è stato incaricato un team interno di Risk & Compliance di disegnare e realizzare uno strumento atto a supportare il funzionamento del Tcf, che fornisse una fotografia attuale e costantemente aggiornata dello stato delle attività svolte e dimostrasse come i rischi siano costantemente misurati e monitorati.

Per ciascun controllo, il tool registra data, funzione responsabile e documentazione a supporto, così da renderla sempre reperibile e accessibile, senza dover mantenere archivi cartacei. Pertanto, oltre ad assicurare un monitoraggio puntuale e immediato dei processi, il tool funge da unico punto di raccolta della documentazione (dichiarazioni, prospetti di calcolo, autorizzazioni, controlli) che prima era frammentata nei vari terminali delle funzioni coinvolte.

A garanzia dell’efficacia del modello e per evitare commistioni di ruoli o situazioni di conflitto tra funzioni, per ciascun controllo è previsto un secondo livello di verifica, con il compito di confermarne completezza e correttezza. In tal modo, il modello si regge sul principio della separazione delle responsabilità, per cui la funzione che esegue l’attività è differente da quella che la rivede e la valida, tutelando così la tenuta dell’intero sistema.

Infine, un cruscotto generale consente una visione complessiva e sempre aggiornata dello stato di avanzamento dei diversi processi e offre un valido supporto per le interazioni tra le funzioni interne ed i propri interlocutori, quali il collegio sindacale, i revisori, l’organismo di vigilanza, per citare i principali.

Le ricadute positive

Il modello implementato rappresenta una delle possibili soluzioni utili a facilitare un dialogo costruttivo ed istruttivo interno all’azienda, che favorisce la diffusione di una cultura di rispetto delle regole e trasparenza.

Il modello di controllo e lo strumento informatico ad esso collegato sono stati il punto di arrivo di un processo ideato “su misura”, partendo dalle esigenze concrete espresse dalla società, con l’obiettivo di dare valore e visibilità alle attività quotidianamente svolte dalle funzioni interne. Ma svolge anche la funzione fondamentale di allineare gli obiettivi e gli sforzi delle varie funzioni, consentendo di misurare in modo tangibile i progressi e gli obiettivi raggiunti e diffondendo una cultura del risultato, contrapposto alla semplice ripetizione di attività rutinarie.

L’implementazione del Tcf, inoltre, ha rappresentato un decisivo progresso verso la “digitalizzazione” dei processi ed un’accelerazione verso la creazione di archivi digitali, favorendo la raccolta della documentazione in un unico ambiente centrale e rendendola fruibile e consultabile in tempo reale da chiunque ne abbia necessità e vi sia autorizzato, caratteristica non superflua in un contesto in cui lo smart working ha contribuito ad una smaterializzazione dei luoghi fisici di lavoro.

L’autore è Tax Director South & Central Europe di Accenture