Fattura elettronica, da AssoSoftware un tracciato per la Gdo
Tra le grandi promesse della fatturazione elettronica, una in particolare ha contribuito alla sua recente entrata in vigore. Si tratta della possibilità di realizzare un’automazione completa dei processi amministrativi e gestionali grazie al trasferimento tra cedente e cessionario dei dati elaborabili presenti nella fattura elettronica.
In questo approfondimento voglio fare alcune considerazioni su quanto è stato effettivamente finora realizzato e su quanto c’è ancora da fare affinché questa promessa possa davvero considerarsi concretamente e pienamente mantenuta.
L’automazione dei processi legati al ciclo attivo di fatturazione, che preveda non solo la contabilizzazione delle fatture emesse, ma anche la riconciliazione con gli ordini, i Ddt, il magazzino, eccetera, senza l’intervento dell’operatore è una delle grandi promesse della fatturazione elettronica. Cui si collega inevitabilmente l’automazione, lato ciclo passivo, dei processi di contabilizzazione delle fatture di acquisto, con tutti i risvolti gestionali connessi.
Nella spinta all’automazione, stanno giustamente entrando - forse in modo un po’ dispotico - le imprese più strutturate, in particolare quelle della grande distribuzione (Gdo) che, godendo della posizione privilegiata di “grandi clienti”, stanno imponendo ai propri fornitori l’inserimento di una serie di informazioni appositamente codificate nella struttura Xml, che rendono possibile l’automazione dei processi gestionali.
La domanda che quindi sorge spontanea è: a che punto siamo oggi - che siamo entrati pienamente nell’era della fatturazione elettronica - con la digitalizzazione di tutti i processi amministrativi e gestionali? In altre parole, è tutto già pronto e perfettamente automatizzato, oppure c’è ancora qualcosa da fare? E quanto resta ancora da fare?
Chiaramente molto è stato fatto, ma evidentemente la risposta a questa domanda è si può fare ancora tanto. Risposta che porta sempre con sé l’obiezione che ci siamo tutti fatti cogliere impreparati su questi aspetti, che da anni sono decantati come vantaggi assoluti della fatturazione elettronica. In proposito ci sentiamo però in dovere di fare alcune utili riflessioni, anche di tipo tecnico. Suddividiamo l’analisi per punti:
•l’attuale struttura della fattura elettronica non contempla, se non marginalmente, l’indicazione strutturata di tutte le informazioni utili ad automatizzare tutti i processi gestionali;
•l’attuale struttura della fattura elettronica prevede però la possibilità di inserire in un formato non codificato, ma codificabile convenzionalmente tra le parti, ulteriori informazioni sia di corpo che di rigo.
Ne conseguono alcune considerazioni. La prima riguarda il fatto che poter acquisire già dal 1° gennaio 2019 in modo automatico sui propri gestionali la maggior parte dei dati delle fatture di acquisto (importi, descrizioni di rigo, aliquote e nature Iva, eccetera) è un primo passo molto importante, che rende la registrazione delle fatture più rapida e sicura rispetto alla digitazione manuale dei dati, ancorché l’operatore debba per il momento continuare a effettuare alcune operazioni manuali per completare la registrazione.
La seconda è che non è del tutto vero che si siano fatti tutti cogliere tutti impreparati su questi aspetti. Il problema è esclusivamente di comunicazione. Gli addetti ai lavori, che da anni conoscono l’attuale tracciato, il medesimo che dal 2014 è utilizzato per la fatturazione alla Pa, hanno ben chiaro da sempre che un’automazione condivisa sarà possibile e si potrà raggiungere quando, all’interno delle fatture emesse, i fornitori inseriranno tutte le informazioni necessarie, in modo strutturato ed elaborabile.
Ma che cosa significa «in modo strutturato ed elaborabile»? Si può già fare qualcosa? E se sì, perché non è stato già fatto? La risposta a questo legittimo interrogativo è complessa e richiede un esame articolato dei fatti.
La fattura elettronica è nata come obbligo - com’è noto a tutti - per esigenze fiscali, in particolare di controllo delle frodi in ambito Iva. Per questo motivo tutta la sua gestione è stata affidata dal nostro legislatore all’agenzia delle Entrate, che si è concentrata su tutti gli aspetti che riguardavano l’ambito fiscale.
Gli aspetti gestionali sono stati quindi lasciati alla libera impostazione degli stakeholders (tra cui le Gdo), che però sono molti e finora non si sono ancora organizzati per concordare soluzioni comuni.
L’unico soggetto che da subito ha proposto un tracciato codificato valido per tutti è proprio AssoSoftware, che da quasi due anni ha ufficializzato una codifica comune che utilizza i campi dedicati agli aspetti gestionali contenuti all’interno dell’attuale schema Xml ufficiale dell’agenzia delle Entrate. Si tratta di un tracciato pubblico e libero, visionabile sul sito istituzionale www.assosoftware.it e utilizzabile da chiunque sia interessato, senza vincolo alcuno, cui hanno aderito i principali produttori di software associati che ne garantiscono l’elaborabilità.
AssoSoftware inoltre, in qualità di socio di Uninfo (Ente italiano di normazione sulle tecnologie informatiche federato all’Uni), ha intrapreso un percorso di sviluppo e standardizzazione del suo arricchimento informativo che dovrebbe portare dapprima alla pubblicazione del documento tecnico come «Prassi di riferimento Uni» e a seguire a proporre al Cen (Comitato Europeo di Normazione) tale prassi come estensione italiana del prossimo standard europeo sulla fatturazione elettronica.
Dunque, per rispondere al quesito, sì si può già fare, tuttavia ben pochi soggetti si sono fino a questo momento potuti dedicare e hanno potuto richiedere le necessarie implementazioni dei propri software (il che è naturale, visto che il rischio di una proroga ci ha accompagnato fino al 1° gennaio 2019), per cui ci aspettiamo nei prossimi mesi un’evoluzione dei processi da parte di molti stakeholders che porteranno via via a un’automazione sempre più spinta dei processi.
Il nostro suggerimento, soprattutto nei confronti delle Gdo che hanno necessità particolari e specifiche, è quello di non adottare soluzioni proprietarie la cui implementazione da parte dei produttori software che realizzano le procedure informatiche costituirebbe un costo addebitabile esclusivamente a un solo loro cliente (il fornitore della singola Gdo), ma è invece di adottare il tracciato integrato AssoSoftware, che è un tracciato nazionale.
Ma facciamo un caso specifico: supponiamo che la richiesta della Gdo al proprio fornitore sia di far inserire all’interno del tracciato il «Centro di Costo/Punto Vendita» a cui destinare la merce acquistata, come si dovrebbe implementare il contenuto della fattura Xml?
Leggendo le specifiche tecniche del tracciato AssoSoftware vediamo che è previsto il codice «AswCenCost» proprio per identificare il centro di costo da parte del mittente. A questo punto usando le indicazioni delle specifiche tecniche andremo a implementare il blocco [2.2.1.16] AltriDatiGestionali utilizzando i seguenti tipi dato convenzionali:
•[2.2.1.16.1] TipoDato = “AswCenCost” nel caso di Centro di costo/Punto Vendita
•[2.2.1.16.2] <RiferimentoTesto> riportare il valore del Centro di costo/codice del punto vendita destinatario della merce.
In questo modo il software della Gdo potrà elaborare le fatture in arrivo e smistarle/contabilizzarle correttamente.
Nel caso in cui il tracciato AssoSoftware dovesse rivelarsi non idoneo a gestire determinate problematiche, l’Associazione si rende disponibile - su richiesta che pervenga per il tramite dei propri associati o anche direttamente nel caso di Gdo di grande rilevanza - a integrare tale tracciato, senza costo alcuno per il richiedente. La soluzione proposta da AssoSoftware è chiaramente una soluzione di mercato, nata per far fronte a esigenze gestionali, che - come dicevamo poc’anzi - non essendo di interesse dell’agenzia delle Entrate sono state implementate in modo non codificato nell’attuale schema Xml.
L’auspicio è che, partendo dall’iniziativa di AssoSoftware, si apra un confronto vivo con tutti gli stakeholders interessati che porti a condividere codifiche e convenzioni di carattere gestionale per giungere veramente a un’unica «estensione nazionale della fattura elettronica».
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