Fatture elettroniche, controllo preventivo sui file Xml

Le regole tecniche che riguardano il sistema di trasmissione delle fatture elettroniche escludono la possibilità di gestire tramite sistema di interscambio (Sdi) gli avvisi di parcella del professionista. Inoltre, l’invio telematico delle fatture con controllo sostanziale di alcune informazioni blocca sul nascere l’eventuale trasmissione verso una partita Iva cessata.

Queste sono dirette conseguenze dell’introduzione delle fatture elettroniche tra privati (in parte già esistenti in riferimento alle fatture Pa). In effetti, l’invio di una fattura elettronica implica per gli operatori scelte preventive, per evitare che la fattura sia scartata o dia luogo a sanzioni. Inoltre è necessario, considerate le regole tecniche che imbrigliano il processo di spedizione, predisporre il documento seguendo attentamente il formato Xml, facendo attenzione ai controlli che il sistema di interscambio effettua automaticamente. Infine, un punto delicato da affrontare immediatamente riguarda la scelta se in emissione della fattura tra privati si vuole o meno ricorrere a firmare il file. Questa, effettivamente è una scelta obbligata nel flusso verso la Pa, mentre è del tutto libera nel flusso tra privati.

Cercando di voler chiarire in dettaglio le criticità, anche seguendo quanto sollevato dai numerosi quesiti che giungono dai lettori, ci sembra necessario affrontare separatamente i temi.

L’impresa e il professionista che per la prima volta il 1° luglio 2018 o il 1° gennaio 2019 si troveranno ad emettere una fattura dovranno effettuare alcune scelte di fondo:

• dovranno definire il canale di dialogo con lo Sdi;

• dovranno scegliere se sul file Xml vorranno o meno apporre una firma digitale che blindi il documento che sarà inviato allo Sdi;

• dovranno acquisire l’indirizzo telematico o il codice destinatario a cui far recapitare la fattura;

• dovranno preventivamente introdurre un sistema che controlli il file Xml, anticipando le verifiche che poi farà lo Sdi.

Tutte queste scelte potranno essere effettuate dall’operatore da solo o da un intermediario.

Traduciamo queste scelte prendendo ad esempio un professionista o una piccola impresa che voglia inviare la fattura ad un suo cliente senza intermediario. Per il canale di trasmissione potrà scegliere la posta elettronica certificata (Pec). Con il primo invio allo Sdi il canale si attiva automaticamente. Inoltre, l’apposizione sul file Xml della firma è per le fatture tra privati opzionale. Comunque, si consiglia di apporre la firma perché questo consente di opporre il contenuto del file inviato al cliente.

Per l’individuazione del codice destinatario, il contribuente dovrà richiedere al cliente di fornirgli il codice Id o la Pec. Se il cliente non la invia, niente paura: si potrà richiedere la Pec a Inipec (l’indice nazionale delle Pec) o, come chiarito dall’Agenzia, si potrà inserire nel file Xml nel campo «codice destinatario» il codice convenzionale «0000000».

Per quanto riguarda, infine, i controlli preventivi questi riguardano solo dati fondamentali. Le regole tecniche specificano con chiarezza individuando specifici codici di scarto quali elementi vengono verificati. In particolare, un tema che ha creato non pochi problemi ai contribuenti con lo spesometro è costituito dalle partita Iva errate o inesistenti. Con la fattura elettronica il fenomeno, anche se porterà a degli scarti immediati della fattura, tenderà a scomparire. In pratica, se la partita Iva del mittente o del destinatario è inesistente, il sistema la scarta in automatico (codici da 00301 a 00306) e quindi nel futuro non potrà essere proprio emessa. Questo porta come conseguenza che una delle prime attività da porre in essere è l’aggiornamento dell’anagrafica per acquisire correttamente i dati identificativi del cliente.