«Fatture e corrispettivi», tutti i pro e i contro delle possibili modalità di accesso
Ultime riflessioni operative, prima di poter affermare di essere davvero pronti. Capiti gli scenari, scelto il software da far utilizzare a ciascun cliente dello studio per l’emissione e la trasmissione delle fatture attive, definite le modalità con cui il cliente desidera ricevere le fatture passive, l’argomento di discussione più caldo del momento - per gli intermediari fiscali - riguarda la scelta della modalità migliore, per lo studio, per poter accedere in qualsiasi momento ai dati dei propri clienti contenuti nell’area «Fatture e corrispettivi» del sito FiscOnline/Entratel dell’agenzia delle Entrate. Un accesso che i più ipotizzano di poter effettuare direttamente come studio, ma anche di poter consentire anche ai propri clienti in autonomia.
Le scelte a disposizione dell’intermediario fiscale sono diverse:
•attivare le credenziali FiscOnline per tutti i clienti di studio;
•attivare le credenziali Spid per tutti i clienti di studio;
•trasmettere telematicamente, in modalità massiva, le deleghe alla consultazione dei dati di fatturazione elettronica firmate dai propri clienti, modalità che consente all’intermediario fiscale, di accedere alle posizioni di tutti i suoi clienti usando esclusivamente le proprie credenziali.
Ciascuna scelta ha vantaggi e svantaggi, alcuni anche importanti, che proviamo ad analizzare a seguire.
Credenziali FiscOnline per tutti i clienti di studio
Quella dell’attivazione delle credenziali FiscOnline (o Entratel per i soggetti di più grandi dimensioni) per tutti i clienti di studio è sicuramente la soluzione che in questo momento sta andando per la maggiore, anche in ambiti diversi da quello della fatturazione elettronica, tanto che alcuni studi contemplano tale attività tra quelle obbligatorie per i nuovi clienti.
È una soluzione che presenta innegabili vantaggi:
•la procedura operativa è conosciuta, quindi per lo studio è rapida da attivare;
•il cliente può accedere alle proprie fatture attive e passive e in generale a tutti i dati fiscali a sua disposizione (ad esempio agli F24, alle dichiarazioni, ecc…), senza dover coinvolgere lo studio;
•lo studio può decidere, in accordo con il cliente, di accedere ai suoi dati utilizzando direttamente le sue credenziali (con i limiti che vedremo subito a seguire).
Gli svantaggi comunque ci sono, e non sono di poco conto:
•qualora si decida di operare in modalità «Gdpr compliance», sarà possibile effettuare l’accesso all’area «Fatture e corrispettivi» solo da parte del cliente e non da parte dello studio, per cui rimane comunque la necessità per lo studio di farsi delegare per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica;
•qualora lo studio decida di utilizzare le credenziali del cliente, la scadenza periodica delle password lo costringerà ad un continuo aggiornamento delle stesse, che deve essere sincronizzato con il cliente, pena il mancato accesso da parte di uno dei due soggetti al primo rinnovo.
Non è peraltro superfluo ricordare che l’utilizzo delle credenziali del cliente da parte dello studio, fa venir meno il rispetto delle linee guida del Gdpr e che con tale comportamento lo studio si assume una responsabilità importante, non solo civile ma anche penale. Peraltro è configurabile un ulteriore aggravio della posizione dello studio, qualora emergesse che per la conservazione delle credenziali dei propri clienti sono stati utilizzati sistemi di memorizzazione non adeguati, quali l’agendina scritta a mano e lasciata incustodita sulla scrivania oppure un file «txt» o «doc» posizionato in rete o sul desktop del Pc di tutti gli impiegati e collaboratori dello studio.
Attivare Spid per tutti i clienti di studio
L’accesso tramite Spid ( Sistema pubblico di identità digitale ) ai servizi delle pubbliche amministrazioni, tra cui quelli dell’agenzia delle Entrate, sta via via diffondendosi sempre di più tra gli intermediari fiscali, perché consente loro di fruire di innumerevoli servizi, accessibili sempre con le stesse credenziali. Cominciano infatti ad essere non pochi gli intermediari fiscali che hanno attivato Spid per se stessi, mentre sono ancora pochi quelli che hanno effettuato l’attivazione per conto dei propri clienti.
In una scelta che debba invece coinvolgere tutti i clienti di studio, la criticità nell’individuare il servizio Spid da utilizzare - visto che ciascun provider Spid propone soluzioni diverse - è quella di scegliere il provider che rende più semplice l’identificazione del richiedente, ossia del cliente dello studio, in base alle esigenze organizzative dello studio stesso.
Una delle soluzioni possibili per l’identificazione del richiedente, accettata da quasi tutti i provider Spid, è quella di utilizzare la Tessera sanitaria, che però va preventivamente attivata come Carta nazionale dei servizi (Cns) presso l’Asl di competenza.
Il cliente dello studio, in questo caso:
•deve recarsi alla propria Asl di competenza, munito di Tessera sanitaria;
•deve richiede l’attivazione Cns, tramite Tessera sanitaria;
•può richiedere (ancorché non strettamente necessario ai fini Spid) l’attivazione della Tessera sanitaria come Carta regionale dei servizi, che permette di accedere ai servizi della propria Asl, tra cui i referti diagnostici degli esami medici, senza doverli più ritirare di persona;
•l’Asl, a seguito dell’attivazione della Cns, rilascia un foglio che contiene la prima parte del codice Pin e invia via e-mail (normale, non necessariamente Pec) la seconda parte codice Pin al richiedente.
A questo punto, attivata la Cns e acquisito il relativo codice Pin completo, scelto poi il provider Spid, il cliente in prima persona - oppure l’operatore dello studio per suo conto - deve accedere al sito internet del provider stesso, aderire al servizio e provvedere alla generazione vera e propria delle credenziali Spid.
In questa fase è necessario essere provvisti di lettore di Smart Card in grado di leggere il certificato della Cns contenuto all’interno della Tessera Sanitaria, ai fini del riconoscimento vero e proprio del cliente da parte del provider Spid.
L’utilizzo del lettore di smart card (il cui costo è oramai irrisorio, ma la cui configurazione non è sempre facilissima) è necessario solo in questa occasione per il riconoscimento in fase di prima attivazione del servizio Spid, per cui questa attività - volendo - può essere effettuata in studio per conto del cliente. In alternativa - se lo studio non vuole fornire il servizio di attivazione dello Spid - ogni gestore prevede una o più modalità di riconoscimento alternative alla Tessera sanitaria, che vanno individuate sui siti internet di ciascuno di essi.
In generale, i gestori Spid che dispongono di strutture capillari presenti sul territorio, permettono di effettuare il riconoscimento fisico presso i loro uffici, altri che dispongono esclusivamente di strutture centralizzate offrono servizi di riconoscimento via web, ad esempio tramite la videocamera del proprio computer. In ogni caso, se il riconoscimento tramite Tessera sanitaria è gratuito per la quasi totalità dei gestori Spid, altre modalità di riconoscimento sono invece a pagamento, anche se l’importo richiesto è modesto e varia da qualche euro a qualche decina di euro.
Un altro elemento prendere in considerazione, nella scelta del gestore Spid, è quello dei livelli di sicurezza di cui esso dispone, che vanno da 1 (il più basso) a 3 (il più alto): è indispensabile scegliere un gestore con livello 2 (o meglio ancora 3), in quanto in caso contrario molti servizi delle pubbliche amministrazioni potrebbero non risultare accessibili. Da valutare, infine, anche i costi di rinnovo, stante che alcuni gestori - per invogliare - offrono uno o due anni gratuiti, per poi richiedere un piccolo canone annuo di abbonamento in fase di rinnovo.
Ma quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’utilizzo di Spid?
I vantaggi, come già anticipato, sono evidenti:
•è possibile l’accesso diretto da parte del cliente dello studio non solo a FiscoOnline, ma a tutti i servizi resi disponibili dalle pubbliche amministrazioni, come ad esempio quelli dell’Inps, Inail, ecc…;
•lo studio non deve preoccuparsi dell’aggiornamento delle password, perché l’utenza rimane di proprietà esclusiva del cliente;
•qualora si sia scelta l’attivazione presso l’Asl della Carta nazionale dei servizi, è possibile richiedere anche l’attivazione della Carta regionale dei servizi, che permette al cliente di accedere ai servizi della propria Asl, tra cui i referti diagnostici degli esami medici.
Gli svantaggi sono altrettanto importanti. Non è di regola consigliabile, né consentito, per lo studio utilizzare lo Spid del proprio cliente, sia perché questo strumento consente un accesso (non opportuno) anche a servizi diversi da quelli di tipo fiscale, sia perché per con il livello 2 l’accesso va confermato con un codice Otp generato casualmente da un’App che va installata sullo smartphone del cliente.
Ne consegue che se lo studio vuole anch’esso accedere ai dati del cliente nel sito «Fatture e corrispettivi», deve in ogni caso farsi rilasciare dal cliente la delega per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica, peraltro l’unica soluzione di accesso «Gdpr compliance».
Attivazione della delega massiva all’intermediario fiscale
La procedura di trasmissione massiva all’agenzia delle Entrate delle deleghe all’intermediario per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica - disponibile da pochi giorni - prevede la possibilità di fruire dei seguenti 5 servizi:
■consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici;
■consultazione dei dati rilevanti ai fini Iva;
■registrazione dell’indirizzo telematico;
■fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche;
■accreditamento e censimento dispositivi.
La difficoltà per l’intermediario per poter trasmettere le deleghe in modalità massiva è tuttavia quella di dover indicare, relativamente a ciascun contribuente delegante, alcuni dati esposti nella sua dichiarazione Iva, presentata nell’anno solare antecedente a quello di conferimento della delega.
In particolare vanno indicati per ciascuna delega:
•nel campo contabile 1, l’importo del volume d’affari (campo VE50, colonna 1, Iva/2018);
• nel campo contabile 2, l’importo dell’Iva a debito della dichiarazione (campo VL32, colonna 1, Iva/2018);
• nel campo contabile 3, l’importo dell’Iva a credito della dichiarazione (campo VL33, colonna 1, Iva/2018).
Vanno altresì indicati gli estremi del documento di identità utilizzato per il riconoscimento.
Esiste anche una modalità web, che sarà disponibile dal 30 novembre, che permetterà di effettuare la trasmissione della delega on-line, senza dover produrre il file telematico, ma che richiede comunque l’inserimento dei citati dati della dichiarazione Iva.
In alternativa, qualora i clienti dello studio dispongano delle credenziali FiscOnline, essi potranno nominare on-line lo studio loro Intermediario, rendendo possibile poi allo studio l’attivazione on-line di ciascuna delega, senza la necessità dell’inserimento dei dati della dichiarazione Iva.
La possibilità di accedere - da parte dello studio - ai dati dei propri clienti è in ogni caso la soluzione che consente l’operatività più semplice, in quanto permette l’accesso con le sole credenziali dello studio ed è anche la sola ufficialmente riconosciuta Gdpr “compliance”.
Le conclusioni
Con i sistemi di gestione automatizzati delle software house associate ad AssoSoftware, l’accesso all’area riservata Fatture e Corrispettivi dell’agenzia delle Entrate dovrebbe risultare residuale. Tuttavia, anche solo occasionalmente per un riscontro, è opportuno che lo studio e i suoi clienti vi possano accedere.
Con la delega massiva si è arrivati davvero in extremis. Le software house stanno cercando di fare del loro meglio per supportare i clienti perlomeno nell’estrazione dalla dichiarazione Iva dei dati necessari alla compilazione delle deleghe per tutti i clienti di studio.
Sicuramente si poteva far meglio e soprattutto si poteva fare prima, senza arrivare a poco più di un mese dalla fine dell’anno, per riuscire ad attivare funzionalità che sin dall’inizio erano state segnalate come essenziali sia da AssoSoftware, ma anche dalle associazioni di categoria.
Comunque ora ci siamo. Una sola riflessione, per concludere. Con la fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019 tutto cambia e nulla cambia: ciascuno potrà scegliere di utilizzare il software che preferisce, gratuito o a pagamento. Non c’è una soluzione migliore, c’è solo la soluzione più adatta alle esigenze di ciascuno.
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