Tre vie per la nuova emissione
Fattura elettronica in luogo di quella scartata da emettersi con identica data e numerazione entro cinque giorni dal ricevimento della notifica di scarto: questa la regola operativa preferita dall’agenzia delle Entrate per documentare l’operazione effettuata secondo le indicazioni fornite con la circolare n. 13/E del 2 luglio 2018. In alternativa, ma comunque entro lo stesso termine di cinque giorni, quando il sistema contabile non permette di riemettere un nuovo documento con medesima data e numerazione del precedente, il contribuente può generare una nuova fattura con data e numero diversi a condizione che risulti un collegamento con il documento scartato oppure ricorrere a una specifica numerazione da cui sia evidente la natura di documento rettificativo del precedente.
La fattura elettronica è validamente emessa quando ogni file della stessa o del lotto trasmesso con un unico invio supera i controlli, di cui all’appendice 1 delle specifiche tecniche al provvedimento del 30 aprile 2018, effettuati dallo Sdi prima dell’inoltro al destinatario. In caso contrario, e comunque entro cinque giorni dalla trasmissione del file allo Sdi, viene restituita al soggetto trasmittente, che potrebbe essere diverso dal cedente o prestatore, una notifica di scarto sul medesimo canale con cui il file è stato inviato.
Lo scarto può aversi anche nell’ipotesi in cui, pur in presenza di una fattura formalmente corretta, sia stato indicato un codice destinatario inesistente. La fattura si ha in questi casi per non emessa: se il cedente/prestatore ha già registrato contabilmente il documento, dovrà procedere ad una nota di variazione interna enza trasmettere alcuna nota di variazione allo Sdi. In base ai principi generali circa la tenuta di una ordinata contabilità e alla identificazione univoca del documento, la fattura scartata andrebbe preferibilmente emessa, e quindi in altri termini nuovamente inviata tramite Sdi, entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con la data e il numero del documento originario.
Se il sistema gestionale dell’emittente non permette di emettere il nuovo documento con identici numero e data di quello scartato, oltre a dovere liquidare comunque correttamente l’imposta in ragione dell’operazione effettuata, il contribuente può attribuire al file da trasmettere un nuovo numero e data, purché coerenti con gli ulteriori documenti nel frattempo emessi. Deve essere tuttavia resa evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta, garantendo un collegamento alla precedente fattura scartata dallo Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna. In alternativa si può attribuire al documento una specifica numerazione da cui risulti che si tratta di un documento rettificativo del precedente, ad esempio numerandolo con una lettera apposita e inserendole in un apposito registro sezionale.
