Antiriciclaggio, il sistema di conservazione «blinda» i dati acquisiti

Obblighi di registrazione e conservazione dei dati acquisiti nel corso dell’adeguata verifica da parte dei professionisti al restyling. Il Dlgs di recepimento della quarta direttiva antiriciclaggio approvato definitivamente dal Consiglio dei ministri del 24 maggio introduce modifiche di rilievo rispetto al testo attualmente in vigore. La logica di snellimento perseguita dal legislatore, infatti, era tesa ad eliminare obblighi ed oneri che non concorrevano al raggiungimento degli obiettivi stabiliti dalla direttiva Ue. Ma vediamo nel dettaglio.

In riferimento agli obblighi di conservazione occorre da subire evidenziare che con essa si è provveduto a riconsiderare le modalità e gli obblighi di registrazioni attuati con specifiche modalità tecniche con la finalità di semplificare gli adempimenti che concorrono a rendere realizzabile l’obiettivo della conservazione, consistente nel rendere tempestivamente disponibili i dati e le informazioni di cui le autorità competenti necessitino per espletare le proprie funzioni di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. Quindi la nuova disposizione stabilisce che i soggetti obbligati quali i professionisti conservano i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento delle analisi effettuate, nell’ambito delle rispettive attribuzioni, dalla Uif o da altra Autorità competente.
In particolare, ai fini della realizzazione pratica di quanto appena evidenziato i soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.

La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente i seguenti passaggi:
1) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
2) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
3) la data, l’importo e la causale dell’operazione;
4) i mezzi di pagamento utilizzati.

Il termine di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni acquisite è stabilito in 10 anni che decorrono dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

Ma quali sono le modalità di conservazione dei dati acquisiti? I sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni adottati da soggetti obbligati, quali i professionisti, devono:
■ prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni;
■essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente;
■garantire l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
■assicurare la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.

A ciò si aggiunga che il sistema di conservazione prescelto deve essere adeguato rispetto alla normativa sulla privacy.