Fatture elettroniche con numerazione univoca e progressiva
Tra i tanti piccoli problemi che gli operatori hanno dovuto affrontare e cercare di risolvere - a seguito dell’introduzione della fatturazione elettronica - vi è quello della numerazione delle fatture emesse. Con questo nostro approfondimento abbiamo cercato di trovare, con riferimento alle indicazioni contenute nella risposta delle Entrate a interpello 132/2019 ( clicca qui per consultarla ), una chiave di lettura univoca che consenta all’operatore di individuare subito la soluzione corretta, senza dover attendere un puntuale riscontro ufficiale al proprio caso specifico, che in molti casi non arriverà mai.
Il caso illustrato nella risposta dell’agenzia delle Entrate riguarda una fattispecie particolare, ovvero le fatture emesse dal cessionario (acquirente) per conto del cedente, ma le conclusioni cui l’agenzia delle Entrate perviene sono di fatto applicabili a qualunque soggetto passivo.
Il soggetto istante ha di fatto richiesto un chiarimento rispetto a una precedente Faq dell’agenzia delle Entrate, nella quale veniva indicato che le fatture emesse dal cessionario (acquirente) - nel caso specifico da una cooperativa agricola - per conto del cedente agricoltore esonerato, dovevano avere una numerazione tale da ottenere un’univocità e una progressività per ciascun cedente. Ad esempio Agr1/001, Agr1/002 per l’agricoltore “uno”, Agr2/001, Agr2/002 per l’agricoltore “due”, e così via.
In realtà tale soluzione, apparentemente ineccepibile, portava con sé una significativa controindicazione, qualora l’agricoltore effettuasse conferimenti a più cooperative. In tal caso per conto dell’agricoltore “uno” la prima cooperativa avrebbe emesso la fattura Agr1/001, ma poi anche la seconda cooperativa avrebbe potuto potenzialmente emettere a sua volta una fattura Agr1/001, quindi con la stessa numerazione. Ciò in particolare può effettivamente succedere, quando ad esempio le due cooperative utilizzino il medesimo software, nel quale era stato chiaramente implementato il medesimo algoritmo di numerazione.
Con la risposta 132/2019 l’agenzia delle Entrate ha voluto chiarire, con specifico riferimento alla numerazione delle fatture, che è importante far riferimento a quanto in passato già chiarito a seguito delle modifiche apportate all’articolo 21,comma 2, lettera b), del decreto Iva, dall’articolo 1, comma 325, lettera d), della legge 228/2012, ossia che «è compatibile con l’identificazione univoca prevista dalla formulazione attuale della norma qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l’identificazione univoca della fattura, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa» (risoluzione 1/E/2013).
L’agenzia delle Entrate ha poi proseguito precisando che, nell’adempiere l’obbligo posto a suo carico dall’articolo 34, comma 6, del decreto Iva, il cessionario, nel rispetto di un’ordinata contabilità, può organizzarsi nel modo più confacente alla propria strutturazione aziendale, ad esempio numerando progressivamente le fatture da consegnare agli agricoltori cedenti, facendole seguire da una o più lettere identificative legate alle iniziali della propria denominazione o altro, con l’unico limite dell’univocità, ossia dell’identificazione certa del documento, anche tramite la sua data, così da evitare duplicazioni od ostacolo all’attività di controllo.
In altre parole, a completamento delle istruzioni pur corrette della Faq originaria, l’agenzia delle Entrate di fatto integra la sua originaria risposta, precisando che nulla osta a una numerazione ancora più precisa, laddove contenga non solo l’indicazione dell’agricoltore (ad esempio prefisso Agr1/…, Agr2/…), ma anche l’indicazione della cooperativa (ad esempio suffisso …/Coop1, …/Coop2). Quindi lato cooperative, ad esempio, avremo l’emissione:
•da parte della prima cooperativa, per l’agricoltore “uno” delle fatture Agr1/001/Coop1, Agr1/002/Coop1, per l’agricoltore “due” delle fatture Agr2/001/Coop1, Agr2/002/Coop1;
•da parte della seconda cooperativa, per l’agricoltore “uno”, delle fatture Agr1/001/Coop2, Agr1/002/Coop2, per l’agricoltore “due”, delle fatture Agr2/001/Coop2, Agr2/002/Coop2.
Dal punto di vista degli agricoltori, ciascuno di essi avrà due serie di fatture attive emesse per suo conto dalle due cooperative:
•l’agricoltore “uno” avrà le fatture Agr1/001/Coop1 e Agr1/002/Coop1 e poi anche le fatture Agr1/001/Coop2 e Agr1/002/Coop2;
•l’agricoltore “due” avrà le fatture Agr2/001/Coop1, Agr2/002/Coop1 e poi anche le fatture Agr2/001/Coop2 e Agr2/002/Coop2.
L’insegnamento che si può trarre dalle indicazioni dell’agenzia delle Entrate è che non esistono limiti alle regole di emissione delle fatture, purché:
•la numerazione sia univoca, comprendendo nel concetto di univocità persino la data di emissione. Tanto che potremmo addirittura emettere legittimamente, nel limite di una corretta progressività, due fatture numero 1, ma in date diverse, anche se operativamente ciò risulta a nostro avviso difficilmente gestibile. Se non altro sappiamo però che tale comportamento non è automaticamente sanzionabile;
•la numerazione sia progressiva nell’ambito di ciascuna delle serie di fatture.
Registrazione delle fatture emesse
L’articolo 23 del Dpr 633/1972, nella sua formulazione vigente a partire 24 ottobre 2018 (per effetto delle modifiche apportate dall’articolo 12, del Dl 119/2018), prevede che il contribuente debba «annotare in apposito registro le fatture emesse, nell’ordine della loro numerazione, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni e con riferimento allo stesso mese di effettuazione delle operazioni. Le fatture (differite, ndr) di cui all’articolo 21, comma 4, terzo periodo, lettera b), sono registrate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di emissione e con riferimento al medesimo mese».
Quindi l’agricoltore “uno” potrebbe utilizzare ad esempio due diversi sezionali per registrare le fatture delle due cooperative. Ciò comunque non costituirebbe un obbligo, in quanto l’evidenza delle progressività renderebbe comunque possibile utilizzare un unico sezionale. In questo caso la valutazione dovrà comunque essere legata al software utilizzato e alla chiarezza migliore espositiva dell’una soluzione rispetto all’altra.
La lettura diretta della norma - a nostro avviso - chiarisce altresì un altro dei dubbi che sono stati sollevati in questi mesi, ossia che qualora l’emissione (che corrisponde all’effettivo rilascio della ricevuta da parte delo Sdi) di due fatture avvenga nell’ordine inverso e opposto rispetto alla loro progressione, sul registro delle fatture queste devono essere indicate nell’ordine della loro numerazione.
Ciò significa che se - ad esempio - un’impresa ha emesso, entrambe in data 31 gennaio 2019, sia la fattura 1/A che la fattura 2/A, e che per la seconda fattura 2/A sia stata rilasciata ricevuta dallo Sdi sempre in data 31 gennaio 2019, mentre per la precedente fattura 1/A sia stata rilasciata ricevuta dallo Sdi in data 1° febbraio 2019, l’annotazione sul registro Iva delle fatture emesse potrà essere effettuata già con la data del 31 gennaio 2019, ancorché in assenza della ricevuta (in caso di scarto occorrerà chiaramente operare lo “storno”).
D’altra parte, qualora l’annotazione venisse effettuata con riferimento alla data di rilascio della ricevuta da parte dello Sdi, ci si troverebbe nella situazione di dover registrare prima la fattura 2/A e poi la fattura 1/A, oppure in alternativa di dover attendere il 01 febbraio 2019 (o data successiva) per poter effettuare la registrazione sia della fattura 2/A che della fattura 1/A.
Ciò detto, sebbene l’articolo 23 non lo preveda espressamente, né l’agenzia delle Entrate si sia espressa in tal senso, potrebbe essere comunque ritenuto accettabile anche un comportamento di questo tipo, laddove si sia in grado di dimostrare che l’annotazione sul registro Iva ha seguito, come criterio, quello del rilascio della ricevuta da parte dello Sdi.
Questo ragionamento vale, chiaramente, solo per le fatture emesse, mentre per quelle ricevute non sembra potersi prescindere dalla effettiva consegna delle stesse da parte dello Sdi, ovvero dalla data di ricezione registrata dallo specifico canale utilizzato (Pec, SdiCoop, SdiFtp).
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