1. In sintesi
Il prossimo 29 febbraio scade il termine entro cui i registri contabili relativi al 2022, tenuti con sistemi meccanografici, devono essere trascritti su supporti cartacei.
In base al dettato dell’articolo 7 comma 4-ter del Dl 357/1994 i registri devono essere trascritti su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Tuttavia, per effetto della disposizione contenuta nell’articolo 7, comma 4-quater, del Dl 357/1994 (come modificata dal Dl 73/2022) non è più obbligatorio che i registri contabili siano stampati su carta, ma è sufficiente che siano conservati su file e siano disponibili e pronti per la stampa a richiesta dei verificatori.
Analoga semplificazione è efficace anche in relazione agli obblighi di conservazione sostitutiva digitale.
Così si esprime infatti il citato comma 4-quater: «in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del Codice di cui al Dlgs 82/2005, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza».
2. Le modalità di tenuta e conservazione dei libri contabili
L’attuale formulazione dell’articolo 7, comma 4-quater, così come modificato dal decreto semplificazioni (Dl 73/2022), semplifica le regole di tenuta e di conservazione dei registri contabili gestiti mediante sistemi elettronici, riconoscendo, anche in deroga a quanto disposto dall’articolo 7, comma 4-ter, la regolarità di tali registri, anche se non stampati su carta o conservati elettronicamente nei termini di legge a seconda della modalità di conservazione adottata dal contribuente.
A commento di tale semplificazione il Cndcec nel comunicato stampa del luglio 2022 osserva che è stato così «abrogato l’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici. D’ora in poi, infatti, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’amministrazione finanziaria in sede di controllo».
Per quanto riguarda libri/registri contabili è quindi venuto meno l’obbligo:
• di conservazione sostitutiva digitale (ai sensi del Dlgs 82/2005, Codice dell’amministrazione digitale, c.d. Cad);
• di stampa in modalità cartacea ai sensi del comma 4-ter entro il termine di tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi.
Si ricorda che i registri da stampare o conservare digitalmente sono:
• registri Iva;
• registri contabili: libro giornale o registro degli incassi e pagamenti (professionisti);
• libro degli inventari;
• registro dei beni ammortizzabili.
3. La stampa cartacea
Come chiarito sopra, per i soggetti che hanno scelto la modalità di conservazione cartacea, affinché i registri contabili dell’esercizio 2022 siano considerati regolari, non è più necessario che essi siano fisicamente stampati su carta ma è sufficiente che essi siano disponibili e pronti alla stampa: il contenuto dei libri contabili deve essere disponibile su sistemi digitali che consentano l’immediata stampa su carta qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori).
Si ricorda altresì che, in caso di conservazione analogica (cartacea) e nel caso in cui non si intendesse derogare alla disposizione del comma 4-ter, il termine per la stampa dei registri contabili obbligatori dell’esercizio 2022 coincide con il 29 febbraio 2024 e sempre entro tale data dovrà essere apposta (per il libro giornale ed il libro inventari) la marca da bollo di euro 16,00 ogni 100 pagine o frazioni per le società di capitali, e di euro 32,00 ogni 100 pagine o frazioni per gli altri soggetti.
L’imposta di bollo potrà essere assolta anche mediante pagamento ad intermediario convenzionato con l’agenzia delle Entrate, il quale rilascia contrassegno telematico, oppure mediante pagamento tramite mod. F23 utilizzando il codice tributo 458T.
4. La conservazione informatica
Coloro che hanno optato per la conservazione informatica dei registri potranno optare per la c.d. conservazione sostitutiva digitale, vale a dire quel processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’amministrazione digitale, noto come Cad, e dalle vigenti Linee Guida AgID oppure per la conservazione elettronica su file dei libri/registri contabili senza optare per la conservazione sostitutiva digitale, applicando la citata deroga di cui al comma 4-quater.
I soggetti che applicano la conservazione informatica devono avere assolto l’imposta di bollo di euro 16,00 (per le società di capitali) ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse (euro 32,00 per gli altri soggetti), nel termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (quindi per l’esercizio 2022 entro il 2 maggio 2023, cadendo il 30 aprile di domenica) utilizzando il mod. F24 con il codice tributo 2501.
Con interpello 346 del 17 maggio 2021 l’agenzia delle Entrate ha confermato che il pagamento dell’imposta di bollo per i registri conservati con modalità informatiche (e quindi anche per quelli conservati senza le regole previste dal Cad per la conservazione sostitutiva digitale), viene effettuato sulla base dell’articolo 6 del decreto ministeriale del 17 giugno 2014, vale a dire ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.
In caso di inadempimento, sarà sempre possibile ricorrere all’istituto del ravvedimento operoso, versando l’imposta oltre alla sanzione con il codice tributo 2502 e agli interessi con il codice tributo 2503).
Quindi in sintesi queste le scadenze:
Pur accogliendo con favore la semplificazione in materia di conservazione informatica dei registri contabili, alcuni dubbi permangono in ordine ai requisiti di immodificabilità ed integrità dei documenti contabili, che, evidentemente, la stampa su file senza l’apposizione della marca temporale e della firma digitale, non è in grado di garantire, con ciò che ne consegue con riferimento agli effetti civilistici e alla valenza probatoria delle scritture contabili.
