Niente firma digitale per la nota spese online

Nessun obbligo di sottoscrizione digitale della nota spese da parte del dipendente che la produce informaticamente, allegando i relativi documenti giustificativi al sistema informatico tramite credenziali di accesso univoche e personali.

La risposta a interpello 740/2021 delle Entrate torna sul tema della creazione, controllo, contabilizzazione e conservazione in formato totalmente digitalizzato di note spese e relativi allegati confermandone la legittimità anche a fini fiscali, in linea con quanto indicato con le risposte 403 e 417 del 2019 i cui contenuti sono sostanzialmente riconfermati nella procedura di gestione delle note spese.

Richiamando le disposizioni del Cad, l’Agenzia ritiene non obbligatoria la sottoscrizione digitale (con firma elettronica, qualificata o digitale) delle note spese da parte del dipendente non solo per la corretta formazione del documento informatico, ma anche per la loro rilevanza fiscale.

Il sistema di gestione oggetto di interpello permette infatti la generazione della nota spese, e l’allegazione dei relativi giustificativi, direttamente a cura del dipendente, il quale ha accesso alla rete aziendale (tramite l’inserimento del «nomeutente» e della «password»), o, in caso di connessione già avvenuta, tramite il sistema Sso (single sign on). La generazione può avvenire anche da parte di un delegato, il quale agisce su procura, in nome e per conto del delegante, di cui resta traccia nel sistema stesso.

L’accesso online con un’utenza univoca e personale cui è associata una password da cambiare obbligatoriamente con frequenza mensile garantisce la valide formazione del documento informatico. Inoltre i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali: si è in presenza quindi di documenti analogici originali «non unici», dematerializzabili e conservabili a norma col rispetto delle procedure individuate dal Cad e dalle linee guida.