Titolarità effettiva, accesso ai dati e adeguata verifica: cosa prevede la disciplina attuale

La disciplina in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo attribuisce ai professionisti destinatari degli obblighi antiriciclaggio (e, in particolare, agli iscritti nell'Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili), un ruolo centrale nell'attuazione delle misure di adeguata verifica della clientela.

Tali obblighi, tuttavia, non gravano esclusivamente sui soggetti obbligati, ma coinvolgono anche i clienti, chiamati a collaborare attivamente affinché le verifiche possano essere svolte in modo corretto ed efficace.

Tra gli adempimenti di maggiore rilievo figura l'obbligo, posto a carico del cliente, di acquisire e conservare, per un periodo non inferiore a cinque anni, informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla propria titolarità effettiva, mettendole a disposizione dei soggetti obbligati ai fini dell'adeguata verifica.

A ciò si aggiunge quanto previsto dall'articolo 21 del D.Lgs. n. 231/2007, che impone alle imprese dotate di personalità giuridica iscritte nel Registro delle imprese e alle persone giuridiche private iscritte nel Registro delle persone giuridiche private di comunicare le informazioni relative ai propri titolari effettivi affinché siano conservate in un'apposita sezione del Registro delle imprese. Analogo obbligo grava sui trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali, nonché sugli istituti giuridici affini stabiliti o residenti nel territorio dello Stato, per i quali è prevista l'iscrizione in una specifica sezione speciale del medesimo Registro.

L'esigenza di assicurare la massima trasparenza degli assetti proprietari, funzionale all'attività di prevenzione e repressione dei fenomeni di riciclaggio, si è tuttavia progressivamente confrontata con il diritto fondamentale alla tutela della vita privata e alla protezione dei dati personali dei titolari effettivi.

Tale tensione è emersa con particolare evidenza nella giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea, che ha censurato un sistema di accesso indiscriminato ai registri della titolarità effettiva, ritenendolo incompatibile con i principi di proporzionalità e di tutela dei diritti fondamentali.

Il nuovo quadro normativo prende forma attraverso il D.Lgs. 10 giugno 2026, n. 122, che ha profondamente rivisitato l'articolo 21 del D.Lgs. n. 231/2007, sostituendo la disciplina originaria con i nuovi articoli da 21-bis a 21-septies.

L'intervento legislativo non si limita a un riordino sistematico della materia, ma ridefinisce l'intero regime di accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva, recependo i principi di proporzionalità e di tutela dei diritti fondamentali affermati dalla giurisprudenza unionale.

Il legislatore ha così delineato un sistema di accesso differenziato, fondato sulla natura del soggetto richiedente e sulla finalità perseguita, individuando tre macro-categorie di destinatari.

La prima comprende le Autorità competenti nello svolgimento delle funzioni di prevenzione, accertamento e repressione dei fenomeni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, quali, a titolo esemplificativo, la Guardia di finanza, la UIF, l'Agenzia delle Entrate, la Direzione nazionale antimafia e antiterrorismo e le altre amministrazioni individuate dalla normativa. Per tali soggetti è previsto un accesso diretto, immediato e privo di filtri autorizzativi, coerentemente con le esigenze investigative e di intelligence finanziaria.

La seconda categoria è rappresentata dai soggetti obbligati agli adempimenti antiriciclaggio, tra cui i dottori commercialisti e gli esperti contabili. Per essi l'accesso è consentito esclusivamente nella misura in cui risulti necessario all'esecuzione degli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dal D.Lgs. n. 231/2007. Il legislatore ha subordinato tale facoltà a un preventivo accreditamento telematico, avente validità biennale, nonché al pagamento dei diritti di segreteria, introducendo così un sistema di tracciabilità degli accessi e di responsabilizzazione degli utilizzatori.

La terza categoria comprende, infine, i soggetti portatori di un legittimo interesse. La disciplina distingue tra un interesse presunto, riconosciuto ex lege in favore di determinate categorie - quali, ad esempio, i giornalisti che svolgono attività d'inchiesta e gli enti del Terzo settore impegnati nel contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo - e un interesse che dovrà invece essere dimostrato caso per caso dal richiedente.

La riforma costituisce il punto di approdo di un percorso giurisprudenziale avviato dalla Corte di giustizia dell'Unione europea con la sentenza del 22 novembre 2022 (cause riunite C-37/20 e C-601/20), che ha segnato un radicale cambio di paradigma nella disciplina della trasparenza della titolarità effettiva.

La Corte ha infatti dichiarato incompatibile con gli articoli 7 e 8 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea la previsione che consentiva a chiunque di accedere alle informazioni contenute nei registri dei titolari effettivi, ritenendo che un simile regime determinasse un'ingerenza particolarmente grave nei diritti alla vita privata e alla protezione dei dati personali. Secondo i giudici di Lussemburgo, l'obiettivo di rafforzare il contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, pur indubbiamente meritevole di tutela, non giustifica un accesso indiscriminato ai dati, in assenza di un adeguato bilanciamento con i diritti fondamentali degli interessati.

Di particolare rilievo è, inoltre, la successiva sentenza del 21 maggio 2026 (cause riunite C-684/24 e C-685/24), con la quale la Corte di giustizia si è concentrata sull'ambito applicativo della nozione di "istituti giuridici affini al trust", riconoscendo agli Stati membri un significativo margine di apprezzamento nell'individuazione degli istituti giuridici che, per caratteristiche e funzioni, possono essere qualificati come "affini" al trust.

Secondo i giudici di Lussemburgo, la nozione di "istituto giuridico" non può essere interpretata in termini meramente formali, subordinandone l'esistenza alla presenza di una disciplina normativa specifica. Ciò che assume rilievo è, piuttosto, la funzione concretamente svolta dall'istituto e, in particolare, l'eventuale dissociazione tra il soggetto che detiene l'interesse economico sostanziale sui beni e colui che, nei rapporti con i terzi, ne appare quale titolare o gestore. È proprio tale separazione a determinare un effetto di schermatura nei confronti dell'esterno, rendendo non immediatamente individuabile il titolare effettivo.

Muovendo da tali premesse, la Corte ha ritenuto che anche il mandato fiduciario disciplinato dal diritto italiano possa rientrare nell'ambito degli istituti affini al trust. Sebbene tale figura non implichi necessariamente il trasferimento della proprietà dei beni al fiduciario, essa è comunque idonea a realizzare una distinzione tra titolarità formale e disponibilità sostanziale degli interessi economici, con la conseguenza di poter determinare situazioni di opacità nella ricostruzione degli assetti proprietari.

Nonostante il completamento del quadro normativo, la concreta operatività del Registro dei titolari effettivi resta tuttavia sospesa.

A seguito del rinvio pregiudiziale deciso dal Consiglio di Stato e della successiva pronuncia della Corte di giustizia del 21 maggio 2026, devono riprendere i giudizi amministrativi dinanzi al giudice di Palazzo Spada, il quale è chiamato a pronunciarsi definitivamente sulla legittimità del sistema regolamentare italiano.

Nelle more di tale decisione, permangono sospesi l'accesso alle informazioni contenute nel Registro, le procedure di accreditamento dei soggetti legittimati alla consultazione e l'efficacia dell'apparato sanzionatorio connesso agli obblighi di comunicazione.

Ne deriva una situazione di evidente incertezza applicativa. Da un lato, il legislatore ha predisposto un sistema profondamente innovato, conforme ai principi elaborati dalla giurisprudenza europea; dall'altro, l'effettiva operatività del Registro continua a dipendere dall'esito del contenzioso amministrativo.

Si ipotizzi il caso di uno studio professionale incaricato di assumere le funzioni di Sindaco Unico e Revisore Legale di una società per azioni di nuova costituzione ("HoldCo S.p.A."). Nel corso dell'adeguata verifica della clientela, dall'analisi dell'assetto proprietario emerge che l'intero capitale sociale della società è formalmente intestato a una società fiduciaria di diritto italiano ("Fiduciaria Alfa S.p.A.").

Dalla documentazione societaria ordinariamente disponibile non è tuttavia possibile risalire all'identità del titolare effettivo.

L'organo amministrativo precisa inoltre che l'intestazione fiduciaria è stata realizzata mediante un mandato fiduciario c.d. "statico", senza trasferimento della proprietà giuridica delle partecipazioni in capo alla fiduciaria.

In tale contesto, il professionista è chiamato ad assolvere gli obblighi di adeguata verifica previsti dal D.Lgs. n. 231/2007 e, in particolare, a identificare e verificare l'identità del titolare effettivo prima dell'instaurazione del rapporto professionale.

A fronte delle richieste formulate dal cliente, la società fiduciaria mantiene un atteggiamento di chiusura, sostenendo che il mandato fiduciario in essere, non comportando il trasferimento della proprietà delle partecipazioni, non sarebbe assimilabile a un trust e che, nelle more della piena operatività del Registro, le informazioni relative al fiduciante resterebbero coperte dal segreto fiduciario.

Il caso pone una questione di particolare interesse operativo: l'indisponibilità del Registro dei titolari effettivi e la mancata acquisizione delle informazioni detenute dalla società fiduciaria possono ritenersi circostanze idonee a giustificare l'impossibilità di completare l'adeguata verifica, ovvero il professionista è comunque tenuto a individuare il titolare effettivo mediante gli strumenti previsti dalla disciplina antiriciclaggio prima di poter accettare l'incarico?

l caso descritto evidenzia una criticità applicativa destinata a presentarsi con frequenza nella fase di transizione verso la piena operatività del Registro dei titolari effettivi.

La sentenza della Corte di giustizia del 21 maggio 2026 (cause riunite C-684/24 e C-685/24) ha chiarito che i mandati fiduciari disciplinati dal diritto italiano possono integrare un "istituto giuridico affine al trust" quando determinano una separazione tra il soggetto che esercita il controllo sostanziale sui beni e il soggetto che ne risulta formalmente intestatario. In tale prospettiva, la Corte ha espressamente affermato che l'assenza di un trasferimento della proprietà in senso civilistico non assume rilievo decisivo, dovendosi invece valorizzare gli effetti di schermatura prodotti nei confronti dei terzi.

Ciò posto, la perdurante indisponibilità del Registro dei titolari effettivi non incide sugli obblighi gravanti sul professionista, i quali sono rimasti immutati anche durante la fase di sospensione dell'operatività del sistema.

La consultazione del Registro costituisce infatti certamente uno strumento di supporto all'adeguata verifica, ma la sua temporanea inoperatività non incide sul dovere di identificare e verificare il titolare effettivo secondo le modalità previste dagli articoli 18, 20 e 22 del D.Lgs. n. 231/2007.

L'articolo 22, comma 1, attribuisce, infatti, al cliente uno specifico obbligo di collaborazione, imponendogli di fornire per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire al soggetto obbligato di individuare il titolare effettivo. Qualora tali informazioni non siano rese disponibili o risultino comunque insufficienti a consentire il completamento dell'adeguata verifica, il professionista non può ritenere assolti gli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio.

In tale ipotesi trova applicazione l'articolo 42 del D.Lgs. n. 231/2007, che impone al soggetto obbligato di astenersi dall'instaurare il rapporto continuativo o dall'eseguire la prestazione professionale quando non sia possibile adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela.

Resta altresì fermo l'obbligo di valutare, sulla base delle circostanze concrete del caso e secondo l'approccio basato sul rischio, l'eventuale ricorrenza dei presupposti per l'inoltro di una segnalazione di operazione sospetta all'Unità di informazione finanziaria.

L'attuale fase di transizione, caratterizzata dalla temporanea inoperatività del Registro dei titolari effettivi, non giustifica interpretazioni estensive o semplificazioni degli obblighi previsti dalla disciplina antiriciclaggio in capo ai professionisti.

In particolare, meritano attenzione alcuni profili operativi.

1. Non confondere l'inoperatività del Registro con la sospensione degli obblighi di adeguata verifica

La temporanea indisponibilità del Registro delle imprese incide sull'operatività del sistema di comunicazione e consultazione dei dati, ma non modifica gli obblighi posti a carico dei soggetti obbligati dal D.Lgs. n. 231/2007. Il professionista resta tenuto a identificare e verificare il titolare effettivo secondo le modalità previste dal D.Lgs. 231/2001.

2. Prestare attenzione all'obbligo di segnalazione delle incongruenze

Una volta divenuto pienamente operativo il nuovo sistema e completate le procedure di accreditamento, i soggetti obbligati saranno tenuti a segnalare eventuali incongruenze riscontrate tra le informazioni contenute nel Registro dei titolari effettivi e quelle acquisite nell'ambito dell'adeguata verifica della clientela.

3. Utilizzare il Registro esclusivamente per le finalità previste dalla legge

L'accesso riconosciuto ai soggetti obbligati è strettamente funzionale allo svolgimento degli adempimenti di adeguata verifica della clientela. L'utilizzo delle credenziali per finalità estranee alla normativa antiriciclaggio, quali verifiche meramente esplorative o esigenze commerciali, può determinare profili di responsabilità e, nei casi previsti dall'ordinamento, anche rilievi di natura penale connessi all'accesso abusivo a sistemi informatici o telematici.

4. Valutare con attenzione le ipotesi di limitazione dell'accesso ai dati

L'articolo 21-sexies del D.Lgs. n. 231/2007 prevede che, in presenza di circostanze eccezionali, la Camera di commercio possa limitare l'accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva quando la loro divulgazione esponga il titolare effettivo a un rischio concreto e sproporzionato, quali il pericolo di violenza, rapimento, estorsione o analoghe situazioni di particolare vulnerabilità.

Anche in tali ipotesi, l'eventuale limitazione dell'accesso al Registro non incide sugli obblighi di adeguata verifica gravanti sul professionista.

Qualora le informazioni fornite dal cliente non consentano di identificare e verificare il titolare effettivo secondo quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio, il soggetto obbligato dovrà rispettare l'obbligo di astensione previsto dall'articolo 42 del D.Lgs. n. 231/2007.

La corretta individuazione del titolare effettivo rappresenta uno degli snodi centrali dell'adeguata verifica della clientela.

La seguente check list sintetizza gli adempimenti essenziali cui il professionista è tenuto ai sensi del D.Lgs. n. 231/2007, anche nell'attuale fase di inoperatività del Registro dei titolari effettivi.

L'evoluzione della disciplina in materia di titolarità effettiva, culminata con l'introduzione del D.Lgs. n. 122/2026, segna il definitivo superamento del modello della "trasparenza totale e incondizionata".

Le più recenti pronunce della Corte di giustizia dell'Unione europea hanno riaffermato la centralità dei diritti fondamentali, inducendo il legislatore a delineare un sistema nel quale l'accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva è improntato ai principi di proporzionalità e gradualità e subordinato a rigorosi presupposti di legittimazione, accreditamento e controllo.

La perdurante inoperatività del Registro dei Titolari Effettivi – nelle more della definizione del contenzioso dinanzi al Consiglio di Stato e dell'emanazione dei decreti attuativi del Ministero delle Imprese e del Made in Italy recanti le specifiche tecniche di funzionamento – non può, tuttavia, incidere sull'estensione degli obblighi antiriciclaggio gravanti sui professionisti obbligati.

L'identificazione e la verifica del titolare effettivo continuano, infatti, a costituire un presupposto imprescindibile per il corretto assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dal D.Lgs. n. 231/2007.