Pagamenti della Pa ai dipendenti, come effettuare le nuove verifiche telematiche

1. Le nuove norme di riferimento

A partire dal 1° gennaio 2026 le pubbliche amministrazioni devono tenere conto delle novità che hanno interessato l’articolo 48 bis (Disposizioni sui pagamenti delle pubbliche amministrazioni) del Dpr 602/1973, in particolare dei commi 1 bis e 1 ter, introdotti, rispettivamente, dalla legge di Bilancio 2025 (articolo 1, comma 84 della legge 207/2024) e dalla legge di Bilancio 2026 (articolo 1, comma 725 della legge 199/2025).

L’entrata in vigore delle due disposizioni è differente: per i dipendenti si applica dal 1° gennaio e per i professionisti dal 15 giungo 2026. Nel seguito si esaminano le questioni che attengono la posizione dei dipendenti destinatari dei pagamenti.

La disposizione di base, al comma 1 dell’articolo 48 bis, prevede infatti che a decorrere dalla data di entrata in vigore di apposito regolamento, le amministrazioni pubbliche (cfr. articolo 1, comma 2, del Dlgs 165/2001) e le società a prevalente partecipazione pubblica, prima di effettuare, a qualunque titolo, il pagamento di un importo superiore a 5.000 euro, verificano, anche in via telematica, se il beneficiario è inadempiente all’obbligo di versamento derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento per un ammontare complessivo pari almeno a tale importo e, in caso affermativo, non procedono al pagamento e segnalano la circostanza all’agente della riscossione competente per territorio, ai fini dell’esercizio dell’attività di riscossione delle somme iscritte a ruolo. La norma prevede l’inapplicabilità della disposizione in alcuni casi specifici quali pagamenti diretti: alle aziende o società per le quali sia stato disposto il sequestro o la confisca (articolo 12 sexies del Dl 306/1992, ovvero della legge 575/1965); aziende o società che abbiano ottenuto la dilazione del pagamento ai sensi dell’articolo 19 del Dpr 601/1973); ai risparmiatori (articolo 1, comma 494, della legge 145/2018), che hanno subito un pregiudizio ingiusto da parte di banche e loro controllate aventi sede legale in Italia, poste in liquidazione coatta amministrativa dopo il 16 novembre 2015 e prima del 16 gennaio 2018.

Si ricorda che la norma di riferimento oggetto di esame ai fini applicativi, era stata oggetto di modifica ad opera dell’articolo 1 commi 986-988 della legge 205/2017 (legge di Bilancio 2018) che, a decorrere dai pagamenti dal 01/03/2018, ha abbassato da 10.000 euro a 5.000 euro la soglia per i controlli e alzato il termine da 30 a 60 giorni di attesa della notifica dell’atto di pignoramento presso terzi dell’agente della Riscossione dopo il blocco del pagamento in riferimento all’inadempienza derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento per un ammontare complessivo pari almeno a 5.000 euro.

Le modalità di effettuazione delle verifiche preventive telematiche, hanno trovato attuazione ad opera del decreto Mef 18 gennaio 2008 n. 40 che resta a riferimento delle procedure relative anche in conseguenza delle innovazioni normative ed oggi è possibile attraverso il servizio gestito dall’agenzia delle Entrate – Riscossione, nell’area dedicata del portale www.acquistinretepa.it. Il Servizio consente di reperire le informazioni necessarie a effettuare o sospendere il pagamento al beneficiario attraverso la verifica della presenza di inadempimenti del beneficiario stesso.

2. Effetti della rottamazione quinquies sulla procedura

Si ricorda che l’articolo 1, commi da 82 a 101 della legge 199/2025 (legge di Bilancio 2026), ha dato avvio alla procedura di rottamazione delle cartelle di pagamento definita “rottamazione quinquies”. Vi si prevede che a seguito della presentazione della domanda di adesione alla rottamazione quinquies, relativamente ai carichi definibili che ne sono oggetto, oltre al resto, il debitore non è considerato inadempiente ai fini di cui agli articoli 28 ter e 48 bis Dpr 602/1973.

Nelle Faq pubblicate nel proprio sito da parte dell’agenzia delle Entrate – Riscossione relative alla definizione agevolata “Rottamazione quinquies” si confermano i benefici prodotti in merito alla condizione di inadempienza dei soggetti (faq n. 11).

Tuttavia la circostanza che un soggetto possa avere aderito alla procedura di rottamazione e possa dimostrarlo alla pubblica amministrazione che deve disporre un pagamento a suo beneficio, non produce alcun effetto nelle attività di verifica che la stessa Amministrazione deve effettuare. Con ciò si intende affermare che l’assenza di inadempimenti e il blocco degli effetti di questi, a causa della domanda di rottamazione, deve essere oggetto di valutazione unicamente da parte dell’agente della Riscossione posto che se la domanda di rottamazione risulterà efficace non verrà comunicato il blocco del pagamento a seguito della verifica preventiva telematica ordinariamente effettuata.

3. Nuove regole sui pagamenti ai dipendenti dal 1° gennaio 2026

L’articolo 1, comma 85, della legge 207/2024 stabilisce che le nuove disposizioni del comma 1 bis si applicano con riferimento ai pagamenti da effettuare a titolo di stipendio, di salario o di altre indennità relative al rapporto di lavoro o di impiego, comprese quelle dovute a causa di licenziamento, a decorrere dal 1° gennaio 2026.

Sul punto potevano emergere dubbi circa la decorrenza dell’obbligo di applicazione della disposizione in commento, in relazione al fatto che:

L’articolo 4, comma 4, del Dl 200/2025 (decreto Milleproroghe 2026) ha invece rinviato al 1° gennaio 2027 l’entrata in vigore delle disposizioni contenute nel Dlgs 33/2025, ma non è intervenuto sulla decorrenza di quanto previsto dal comma 84, articolo 1 della legge 207/2024, per cui si deve ritenere che dal 1° gennaio 2026 entra in vigore la riduzione a 2.500 euro della soglia di cui all’articolo 48 bis Dpr 602/1973 “limitatamente alle somme dovute a titolo di stipendio, di salario o di altre indennità relative al rapporto di lavoro o di impiego, comprese quelle dovute a causa di licenziamento”.

4. La delimitazione delle casistiche di applicabilità

In attesa di eventuali interpretazioni ufficiali da parte dell’agenzia delle Entrate o del ministero dell’Economia e delle Finanze rispetto a quanto già conosciuto, ma non portante una disciplina interpretativa per la nuova tematica, occorre pertanto dare le prime risposte ai dubbi emergenti per effetto della novità che porta ad un abbassamento della soglia a cui fare riferimento per l’operatività delle verifiche sui pagamenti dal 1° gennaio 2026, posto che si tratta di pagamenti specifici e non riferibili alla generalità dei destinatari come invece risulta nel comma 1 della disposizione in commento.

In primo luogo si evidenzia che i principi generali legano l’attività di verifica telematica del soggetto che provvede al pagamento, oltre al limite di soglia 5.000 o 2.500 euro, al fatto che si tratti di somme erogate per la remunerazione e corrispettivo di prestazioni rese dal destinatario della somma (cfr. circolari Mef – Rgs 22/2008 e 29/2009). Circa l’ambito di applicazione per la riduzione della soglia, deve essere considerato il riferimento utilizzato dal legislatore, cioè agli stipendi e salari connessi al rapporto di lavoro; questo non consente un’automatica estensione alla fattispecie reddituale del lavoro dipendente (articolo 49 del Tuir), a cui potrebbero legarsi i redditi assimilati al lavoro dipendente (articolo 50 del Tuir) stante l’analogia circa la modalità di determinazione (l’articolo 52 che richiama l’articolo 51 del Tuir). Quindi, qualche dubbio potrebbe nascere in ordine al fatto che la lettera della norma richiama i “rapporti di lavoro o di impiego”, senza specificare la natura subordinata degli stessi. Tuttavia il riferimento operato con i termini “stipendio e salario” riporta la connessione unicamente ad un rapporto di lavoro subordinato e quindi deve ritenersi corretto non estendere l’applicabilità dell’abbassamento della soglia anche a fattispecie diverse da erogazioni che riguardino il lavoro subordinato (ad esse resterà unicamente il riferimento alla soglia di 5.000 euro).

Trattamenti accessori e incentivazioni

Ad esempio, i trattamenti accessori e le incentivazioni, proprio per la natura dei medesimi quali indennità remunerative di attività svolte nel quadro del rapporto di lavoro subordinato, sono compresi nella concorrenza alla determinazione della nuova soglia (fra questi ad esempio certamente sono da ricomprendere le indennità c.d. “incentivi tecnici” derivanti dall’articolo 45 del Dlgs 36/2023 “Ccp”). Così allo stesso modo anche le somme dovute in relazione alla risoluzione del rapporto di lavoro dovuta a qualsiasi ragione ed anche se dovute agli eredi del lavoratore ove la soglia per il pagamento venga superata.

Indennità intramoenia

Le indennità per attività intramuraria, ma anche e le remunerazioni c.d. “conto terzi”, di cui all’articolo 50, comma 1, lettera e), del Tuir, dovute rispettivamente ai medici, infermieri e al personale delle università, seppure siano redditi assimilati al lavoro dipendente concorrono alla formazione della soglia in quanto riferibili e derivanti dal rapporto di lavoro a nulla rilevando in questo caso la qualificazione fiscale, proprio perché si sostiene che la riduzione della soglia opera in riferimento alla tipologia del rapporto contrattuale e non alla qualificazione tributaria del reddito. Il fatto che alcuni compensi di questa tipologia, che rientrano fra i redditi assimilati al lavoro dipendente, possano essere erogati da strutture operative e organizzative distinte rispetto a strutture centrali di ordinaria erogazione del trattamento stipendiale corrente, per effetto ad esempio anche di utilizzo di strumenti software di erogazione diversi, con anche potenziale sfalsamento temporale di erogazione (seppure magari all’interno dello stesso mese o di differenti periodi), non comporta effetti sulla modalità di formazione della soglia e di attribuzione della somma. Si dovrà infatti considerare l’importo che viene erogato in quel momento che costituisce il pagamento distinto (non per effetto di artificioso frazionamento) e su cui basare l’applicazione della soglia di 2.500 euro (infatti si deve tenere conto di questo limite e non di quello ordinario dei 5.000 euro per il principio di riconducibilità della tipologia di remunerazioni anche se redditi assimilati come espresso in precedenza).

Chiaramente, in ogni specifico contesto, occorrerà attentamente valutare se una peculiare organizzazione interna dei pagamenti a favore del personale dipendente possa non avere motivazioni organizzative adeguate, non caratterizzata da un alto livello di discrezionalità, e quindi essere considerata strumento di elusione e aggiramento di una norma posta invece a presidio dell’interesse erariale del gettito e dello smaltimento del pregresso credito vantato dallo Stato verso i contribuenti.

I pagamenti sui redditi assimilati al lavoro dipendente

Invece le altre fattispecie dei redditi assimilati al lavoro dipendente sono da ritenersi escluse dalla riduzione della soglia, mancando il riferimento coerente alla fattispecie indicata dalla disposizione in commento basata sulla remunerazione del rapporto d’impiego; restano quindi unicamente vincolate al limite ordinario di 5.000 euro.

Si tratta ad esempio di:

Da ciò deriva che se nello stesso mese di retribuzione vengono effettuati dallo stesso soggetto erogante pagamenti che riguardino emolumenti derivanti da contratti di co.co.co. e da rapporti di lavoro subordinato (rapporti ovviamente non concomitanti nel periodo retributivo) dovrà tenersi fuori dal computo per la misurazione della soglia di 2.500 euro l’emolumento della co.co.co.

Pagamenti a prestatori di lavoro autonomo

E’ possibile altresì ritenere completamente estranea dal computo della soglia di 2.500 euro previsto dal comma 1 bis, anche la fattispecie dei compensi a favore dei prestatori di lavoro autonomo non abituale e dei percettori dei redditi diversi derivanti da obbligazioni generiche di fare o non fare, ecc. di cui all’articolo 67, comma 1, lettera l) del Tuir.

Questi pagamenti, per l’importo al netto della ritenuta alla fonte, concorrono alla formazione della soglia nella misura ordinaria di 5.000 euro.

5. I rimborsi per spese di trasferta e le relative indennità

Si può confermare che le somme erogate per rimborsi di spese analiticamente documentate per missioni o trasferte non debbano concorrere a formare la soglia dei 2.500 euro a partire dal 2026, così come non dovevano concorrere a formare la soglia dei 5.000 euro in precedenza. Quindi il rimborso analitico di spese documentate per rimborsi e trasferte laddove erogato unitamente ad emolumenti stipendiali non dovrà essere considerato ai fini dei controlli preventivi.

Tuttavia, nel caso di indennità forfettarie o di spese tassate in quanto non documentate idoneamente, non è pacifico potersi affermare lo stesso principio e indicare lo stesso comportamento. Dal punto di vista della qualificazione giuridica si tratta pur sempre di un rimborso, ma resta non chiara la linea di demarcazione esistente tra rimborso forfettario e indennità. In riferimento all’applicabilità della nuova soglia, la norma indica le altre indennità relative al rapporto di lavoro o di impiego e quindi, nei casi indicati, ragioni di massima prudenza potrebbero condurre, nell’immediata attualità, ad includere i rimborsi forfettari nel computo (resta il fatto che ciò potrebbe apparire però iniquo, in relazione alla natura delle indennità da considerare nelle varie casistiche).

In tale contesto, una linea di semplificazione potrebbe essere data dall’assumere un comportamento che si riferisce ad una corrispondenza biunivoca tra natura reddituale (ai fini Irpef) e rilevanza ai fini della concorrenza alla formazione della soglia, anche se ciò appare in contrasto con la tesi (anch’essa sostenibile) di dover tenere distinto il profilo giuridico del rapporto contrattuale di lavoro rispetto a quello fiscale. Un caso emblematico potrebbe essere quello delle indennità giornaliere forfettarie (ad esempio il trattamento alternativo per le missioni all’estero): la misura di tali indennità non tassata equivale alla stima che il legislatore fiscale ha condotto in ordine alla effettiva destinazione a copertura delle spese. Parallelamente, si consideri invece il caso di un rimborso di una spesa di taxi in Italia documentata ma tassata perché non sostenuta con strumento tracciabile: è evidente e documentata la natura di rimborso, ma la rilevanza reddituale discende unicamente dalla modalità di esecuzione del pagamento della spesa da parte del soggetto che ne richiede il rimborso.

In sintesi, nonostante le criticità evidenziate, sul punto si potrebbe ipotizzare una soluzione che escluda di default dalla soglia le grandezze che non hanno natura reddituale (come detto in precedenza). Invece, almeno fino a differenti interpretazioni ufficiali, su tutte le somme che hanno rilevanza reddituale, dovrebbe essere valutata - a cura dell’erogante e quindi del soggetto che dovrà o meno operare la verifica preventiva telematica - la funzione retributiva o meno delle somme in base alla loro origine contrattuale, andando non a valle (in ambito di trattamento o di qualificazione fiscale), ma a monte (in base alla ragione del carattere specifico dell’erogazione) al fine di ravvisarvi la qualificazione coincidente con le “somme dovute a titolo di stipendio, di salario o di altre indennità relative al rapporto di lavoro o di impiego”, per evitare che l’impostazione applicata in merito alla mera qualificazione fiscale possa generare delle ipotesi distrattive rispetto all’indicazione della norma (come potrebbe avvenire nel caso delle remunerazioni conto terzi in quanto redditi assimilati al lavoro dipendente di cui si è detto in precedenza).

L’esigenza di dover operare le descritte distinzioni a monte, sulla base della natura e ragione dell’erogazione, espone ad ulteriori complessità nel caso – assolutamente frequente - di erogazione di somme in unico contesto (cioè all’interno della stessa busta paga) quando esse non costituendo rimborsi documentati rilevino a livello reddituale e quindi concorrano alla formazione della base imponibile Irpef. Infatti è noto che la verifica preventiva telematica deve essere effettuata sulla somma netta da ritenuta alla fonte e quindi in presenza di differenti emolumenti che concorrono alla tassazione, appare assai complesso (anche nell’impostazione del software per il calcolo) individuare la somma netta eventualmente da escludere dalla concorrenza rispetto alla soglia di 2.500 euro (si osserva che analogo concetto vale anche per la definizione della soglia ordinaria di 5.000 euro).

Questa complessità e la fragilità di un criterio applicabile potrebbe spingere verso la soluzione di tenere dentro al limite da verificare (cioè ai fini della soglia di 2.500 euro) tutte le somme che sono erogate al lavoratore dipendente e che vengono assoggettate a tassazione.

Mantenendo il focus sul tema missioni e trasferte, ma in riferimento alle novità del trattamento fiscale, deve essere considerata la nuova interpretazione assunta da parte dell’agenzia delle Entrate in relazione al trattamento delle spese di parcheggio con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. L’Agenzia, ribaltando totalmente le proprie posizioni precedenti (si veda in particolare la consulenza giuridica n. 5/2019) e aderendo ad una tesi sostenuta per anni da parte della dottrina, afferma che si considerano spese di viaggio “i rimborsi delle spese di parcheggio comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta; si considerano, pertanto, superati i chiarimenti resi sul punto con i precedenti documenti di prassi” (cfr. pagina 8 della circolare 15/E/2025).

6. Limiti ai pignoramenti a carico dei lavoratori

Si evidenzia che l’esecuzione con trattenuta negli eventuali pignoramenti presso terzi a carico dei lavoratori, derivanti dalla notifica dei relativi atti, deve essere materialmente operata in modo da garantire al lavoratore il il c.d. “minimo vitale”. L’articolo 545 del Cpc stabilisce che le somme dovute al lavoratore a titolo di stipendio, di salario o di altre indennità relative al rapporto di lavoro o di impiego, comprese quelle dovute a causa di licenziamento, possono essere pignorate nella misura massima di 1/5 dello stipendio. L’importo non può superare il 50% dell’ammontare delle somme, nel caso di concorso simultaneo del debitore in più procedure.