Pos e Rt verso il 20 aprile, come evitare disallineamenti e sanzioni

1. In sintesi

Dal 5 marzo 2026 e sino al prossimo 20 aprile gli esercenti al minuto e tutti coloro che devono certificare le proprie operazioni con corrispettivi telematici sono obbligati a completare le attività di collegamento logico tra gli strumenti di pagamento elettronico, sia hardware (Pos) che software (piattaforme on line e App), con gli Rt e con i Server-Rt.

L’adempimento mira a garantire la coerenza tra pagamenti elettronici e certificazione dei corrispettivi, limitando sino ad escluderli eventuali disallineamenti creati da una cattiva gestione dei registratori telematici. Coerenza che riscontra l’ammontare del transato giornaliero, corrisposto con moneta elettronica, con quanto risulta documentato dall’esercente come incassato non in contanti, ma in elettronico, utilizzando le funzionalità disponibili con lo strumento di certificazione fiscale delle vendite.

I disallineamenti potrebbero generare l’invio da parte dell’agenzia delle Entrate di specifiche lettere di compliance: ciò impone all’esercente di avere una gestione finanziaria più attenta con una periodica (possibilmente giornaliera) quadratura tra pagamenti elettronici e corrispettivi.

2. Due distinti adempimenti

La piena integrazione del processo di registrazione dei corrispettivi con quello dei pagamenti elettronici si compone di fatto di due distinti adempimenti, cui sono correlate specifiche sanzioni con tempistiche di applicazione differenziate. Un impianto sanzionatorio articolato che richiede una decisa attenzione innanzitutto agli operatori all’atto dell’incasso: se il Pos non è infatti collegato fisicamente al registratore telematico, occorre digitare correttamente se l’importo è corrisposto in contanti o con moneta elettronica. Questa informazione viaggia giornalmente con i dati delle vendite, a chiusura dell’esercizio commerciale, e viene messa a disposizione del fisco, il quale può incrociare le informazioni con quanto comunicato con cadenza mensile da acquirer e istituti finanziari circa il transato elettronico per specifico Pos.

L’obbligo di collegamento è stato introdotto dalla legge di Bilancio per il 2025 (articolo 1, commi da 74 a 77, legge 207/2024) e ha trovato una compiuta regolamentazione con il provvedimento 424470/E del 31 ottobre 2025 del direttore dell’agenzia delle Entrate. A completamento del quadro normativo e regolamentare, l’Agenzia ha pubblicato il 19 febbraio 2026 un set di documenti esplicativi, composto da una guida ed un manuale operativo, una serie di suggerimenti pratici e delle Faq costantemente aggiornate.

L’abbinamento tra strumenti di pagamento e strumenti di certificazione fiscale delle operazioni Iva non è di tipo fisico, ma logico: va realizzato utilizzando le funzionalità all’interno rese disponibili da Entrate all’interno del portale web “fatture e corrispettivi”.

Il fatto che il collegamento sia di tipo logico e non fisico non comporta quindi alcun cambiamento degli strumenti a disposizione dell’operatore sia per i pagamenti che per la certificazione dei corrispettivi.

In fase di prima applicazione, la comunicazione di collegamento logico dovrà fare riferimento solamente agli strumenti di pagamento attivi a gennaio 2026: andrà effettuata entro 45 giorni dalla messa a disposizione del relativo servizio sul portale web (dallo scorso 5 marzo 2026) e quindi entro il 20 aprile 2026.

La comunicazione può essere fatta direttamente dall’esercente titolare dei dispositivi ovvero da un intermediario delegato al servizio “accreditamento e censimento dispositivi” del portale “fatture e corrispettivi”.

Proprio in relazione alla delega, la platea dei possibili intermediari è ampia, comprendendo non solo gli intermediari autorizzati agli adempimenti fiscali, ma anche coloro che ottengono dal contribuente la delega per il solo accreditamento dei dispositivi. Questa delega è interdetta (e quindi l’abbinamento deve essere fatto necessariamente dall’operatore) nel caso in cui il contribuente sia ammesso alla procedura semplificata web denominata “Documento commerciale web”.

3. I soggetti obbligati e gli esclusi

In via generale, solamente l’esistenza di un obbligo di certificazione e trasmissione telematica di corrispettivi, impone agli operatori di collegare, ai registratori telematici, (Rt), i Pos, non solo di tipo fisico ma anche quelli virtuali (e cioè gli strumenti che gestiscono i pagamenti su internet) ed i soft Pos (smartphone, tablet ecc).

Al contrario, l’obbligo di collegamento non riguarda coloro che svolgono attività a fronte delle quali vengano emesse solamente fatture ovvero che realizzano attività esonerate dalla certificazione dei corrispettivi.

Tra le attività escluse dallo specifico obbligo di collegamento, anche se l’incasso avviene con pagamenti elettronici, rientrano:

Infine, sono esclusi dalle nuove disposizioni i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica: quali la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza (commercio elettronico), il trasporto pubblico e tutte le operazioni espressamente escluse dal Dm 10 maggio 2019 e dall’articolo 2 del Dpr 696/1996.

I casi

L’obbligo di abbinamento va invece realizzato nel caso di esercente che, pur svolgendo una delle attività esonerate, abbia deciso, per sua scelta, di certificare le vendite con emissione di uno scontrino elettronico: come chiarito dalle Entrate con la risposta ad interpello 44/E del 2026, sul documento commerciale andrà indicato il codice N2 – operazioni non soggette.

Altra fattispecie è quella che riguarda un esercente che svolga contestualmente operazioni esonerate e operazioni soggette alla certificazione telematica dei corrispettivi: esempio classico quello di un distributore di carburante che abbia anche collegato attività di rivendita di generi alimentari o di accessori. In questo caso, il contribuente può scegliere di utilizzare, in via alternativa, Pos dedicati a singola attività ovvero di utilizzare un Pos unico misto. Nel caso in cui abbia Pos dedicati, potrà evitare di collegare il Pos dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione con documento commerciale. In questo caso potrà anche, tramite la funzionalità del sito dell’agenzia delle Entrate, dichiarare il suo uso esclusivo e il sistema non mostrerà più quel Pos, escludendolo dalla necessità di un collegamento logico. L’Agenzia, nel manuale operativo, sottolinea che in questo caso il contribuente non potrà, neppure saltuariamente utilizzare il Pos escluso.

Al contrario, nel caso in cui utilizzi il Pos in modo misto (sia per corrispettivi esonerati che per corrispettivi soggetti all’invio telematico) dovrà, comunque, collegarlo al Rt.

Proprio sulle attività esonerate ovvero sull’utilizzo misto dei Pos la guida operativa dell’agenzia delle Entrate evidenzia che gli addetti all’analisi del rischio in presenza di scostamenti tra i pagamenti elettronici e i corrispettivi inviati al fisco terrà conto dell’effettiva attività svolta dall’esercente. Pertanto, risulta molto importante che l’operatore, in occasione del collegamento, verifichi anche la coerenza dei codici Ateco comunicati in precedenza all’Agenzia delle Entrate.

4. Procedura on-line

Prima di procedere al collegamento logico, le Entrate suggeriscono di realizzare un censimento preventivo dei Pos utilizzati a gennaio 2026, raccogliendone preventivamente, in caso di più punti vendita, i relativi dati oltre che quelli dei registratori telematici utilizzati.

Si deve infatti effettuare una analisi della correttezza e completezza dei dati esposti dal Fisco prima di validarli, realizzando in questo modo il collegamento richiesto. Verifica che si rende indispensabile soprattutto quando i Pos dovessero essere utilizzati esclusivamente per attività di vendita esonerate dall’obbligo di certificazione: seppure visualizzati nell’elenco degli strumenti di pagamento elettronico, tali Pos non devono essere obbligatoriamente selezionati per il collegamento. Allo stesso modo, si deve verificare se sono stati stipulati più contratti di convenzionamento con Acquirer diversi ma viene utilizza un unico Pos: in questo caso dovranno essere registrati due collegamenti al registratore telematico indicando, per ciascun contratto di convenzionamento, il terminal id e il codice fiscale e denominazione dell’Acquirer. Il collegamento potrebbe inoltre essere multiplo: un singolo Pos può essere infatti collegato a più Rt o, al contrario, più Pos possono essere collegati ad un singolo registratore telematico.

Per questa ragione, l’esercente o l’intermediario, accedendo con la propria identità digitale Spid, Cie o Cns, alla procedura web “Gestione collegamenti” resa disponibile all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”, dovrebbero innanzitutto prendere visione dell’elenco dei Pos che risultano attivi nel mese di gennaio 2026 secondo quanto indicato al fisco dagli operatori finanziari. Consultando on line, oppure con il download di un apposito file CSV, gli elenchi delle matricole degli Rt e i dati dei Pos, che risultano attivi nel mese di riferimento e, quindi, a Gennaio 2026 per il primo adempimento, l’esercente avrà conoscenza dei dati identificativi dei Pos virtuali, individuati in ragione del codice fiscale e della denominazione dell’acquirer, e di quelli fisici anche in base al terminal id del dispositivo.

Tali informazioni, prima di validarle, dovrebbero essere riscontrate non solo con i contratti di convenzionamento stipulati con gli acquirer, ma anche con i report mensili messi a disposizione dell’esercente. In questo modo sarà più rapido e sicuro verificare la correttezza dei dati esposti, anche sulla base della verifica preventiva realizzata, collegando i Pos fisici e quelli virtuali alle matricole dei registratori telematici e all’indirizzo del punto vendita interessato. Analoga procedura potrà essere seguita in caso l’esercente utilizzi la procedura web “documento commerciale on line” resa disponibile dalle Entrate.

Una volta effettuata tale verifica preventiva, si dovrà completare il collegamento: se l’esercente dispone sino ad un massimo di cinque R, la procedura da seguire è quella puntale e semplificata.

La schermata proposta consente di associare, selezionandolo, un Rt ai diversi Pos che si intende collegare allo stesso. Questa operazione va ripetuta per ogni singola matricola di Rt presente a sistema. Una volta selezionato il Pos utilizzato, verrà indicato anche l’indirizzo dell’unità locale conosciuto o, se i dati non sono presenti a sistema, si dovranno inserire le relative informazioni. Se un Pos non è presente a sistema, si potrà aggiungere manualmente quanto necessario tramite una apposita funzionalità.

Quando invece l’esercente risulta titolare di più di cinque registratori telematici, si viene reindirizzati sulla procedura di collegamento puntale standard: il singolo Rt da collegare andrà selezionato da un apposito elenco, accedendo successivamente alla schermata dei Pos da scegliere selezionandoli per il collegamento, e completando la procedura con la conferma o l’inserimento dell’indirizzo.

5. Il trattamento sanzionatorio

Già dal 1° gennaio 2026, infatti, l’errata indicazione e registrazione in Rt della modalità di incasso, se contanti o elettronica, all’atto della vendita comporta l’irrogazione della sanzione amministrativa di euro 100 per ciascuna trasmissione, comunque entro il limite massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre e senza applicazione del cumulo giuridico, quando la violazione stessa non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo (articolo 11, comma 2-quinquies del Dlgs 471/1997). Diventa quindi assolutamente essenziale fornire le corrette indicazioni al cassiere: la gestione dell’errore in cassa non è solamente una questione contabile, ma diviene un potenziale elemento di contestazione da parte del fisco.

Se si sbaglia ad indicare la modalità di pagamento, al momento la strada maestra è quella della procedura di annullo emettendo un documento commerciale che annulla il precedente nella memoria permanente di dettaglio del registratore telematico. Entro la trasmissione dei dati a fine giornata, il sistema deve essere coerente.

Quindi se l’errore fosse scoperto successivamente, la procedura diventa più complessa e richiede una segnalazione specifica nell’area dedicata del portale “Fatture e Corrispettivi” per giustificare l’anomalia alla sezione “Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi” dell’area di Consultazione, provando ad indicare la motivazione della trasmissione anomala. Violare gli obblighi di memorizzazione o trasmissione dei pagamenti elettronici costituisce un comportamento sanzionato in via autonoma rispetto a quello correlato al mancato collegamento logico tra Pos e Rt da realizzarsi mediante la funzionalità web disponibile dal prossimo 5 marzo 2026.

L’operazione di collegamento va completata entro 45 giorni per i Pos già in uso al 1° gennaio 2026, ed entro il sesto giorno del secondo mese successivo alla disponibilità di nuovi strumenti o di variazioni. In caso di mancato collegamento dello strumento di pagamento nei termini, trova applicazione non solo la sanzione da euro 1.000 a euro 4.000 (articolo 11, comma 5 del Dlgs 471) ma anche le sanzioni accessorie della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività nei locali ad essa destinati, per un periodo da quindici giorni a due mesi. In caso di recidiva, la sospensione è disposta da due a sei mesi.