Fattura elettronica (e non solo), conservazione digitale più strutturata dal 2022

La conservazione digitale dei documenti fiscali è disciplinata da norme e prassi di carattere fiscale ma deve essere applicata tenendo conto delle regole tecniche fissate dall'Agid (Agenzia per l'Italia digitale) in base all'articolo 71 del Cad (Codice di amministrazione digitale) che avranno delle importanti modifiche con l'entrata in vigore dal 1° gennaio 2022 delle nuove linee guida.

Per conservazione digitale si intende una procedura informatica, regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale a tutti i documenti informatici firmati digitalmente.

Quanto alle procedure di conservazione elettronica delle fatture e degli altri documenti fiscali, le disposizioni di riferimento per i documenti di rilevanza tributaria sono contenute nel Dm 17 giugno 2014, il quale ha sostituito la previgente disciplina dettata dal Dm 23 gennaio 2004. Le nuove disposizioni operano un costante riferimento al Cad e alle correlate regole operative attuative.

A tale riguardo, l'articolo 3 del Dm 17 giugno 2014 da un lato dispone che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione (e quindi di una marcatura temporale), dall'altro prescrive che lo stesso processo debba essere effettuato, e quindi completato, entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali (articolo 7, comma 4-ter, Dl 357/1994) relative al periodo d'imposta cui i documenti si riferiscono.

Infatti la conservazione elettronica delle fatture elettroniche può essere assolta direttamente dall'agenzia delle Entrate, previa adesione del contribuente (o per il tramite di un suo intermediario) all'accordo di servizio pubblicato nell'area riservata di Fisconline o Entratel (portale «Fatture e corrispettivi»).

La conservazione da parte delle Entrate, garantita per un periodo minimo di 15 anni, non è automatica per tutte le fatture che transiteranno per lo Sdi. Anzi, la durata della convenzione è di solo 3 anni e deve essere rinnovata, in quanto non è previsto un rinnovo tacito.

L'Agid ha definito, con determina dirigenziale 404/2020 pubblicata il 10 settembre 2020, le nuove modalità operative (linee guida), che entreranno in vigore il 1° gennaio 2022 (inizialmente il termine previsto era il 7 giugno 2021), per realizzare l'attività di conservazione occupandosi di regolamentare la natura e la funzione del sistema, i modelli organizzativi, i ruoli e le funzioni dei soggetti coinvolti, la descrizione del processo.

Le linee guida evidenziano l'assoluta rilevanza della figura del responsabile della conservazione e, nel ridisegnare e specificare tra l'altro i ruoli necessari nel processo di conservazione, prevedono che, nella pubblica amministrazione tale figura sia identificata nell'organigramma in un responsabile o funzionario interno formalmente nominato con adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche.

Nel caso di soggetti privati, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all'organizzazione che detiene il documento, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e dotato delle necessarie competenze.

Il responsabile della conservazione, che sia interno oppure esterno, deve avere specifiche competenze (giuridiche, informatiche e archivistiche) ed è, sulla base di una specifica responsabilità civilistica, responsabile dei processi di conservazione e titolare del manuale della conservazione. In altre parole, non basta, come avviene adesso, nominare sulla carta un responsabile della conservazione, ma è necessario che quest'ultimo ponga in essere tutta una serie di attività di controllo che siano in grado di monitorare le attività di conservazione, anche se tali attività vengono realizzate da un conservatore esterno.

La delega allo svolgimento delle proprie attività o parte di esse, oltre a essere riportata nel manuale di conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate. L’unica attività non delegabile, oltre a quella della responsabilità giuridica generale, è la redazione del manuale di conservazione e il suo aggiornamento.

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