E-fattura, codice convenzionale se il cliente non comunica l’indirizzo
La scorsa settimana abbiamo provato a esaminare - con riferimento all’imminente entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica tra aziende private (B2B) - alcuni aspetti operativi inerenti la gestione automatizzata del ciclo passivo, evidenziando in particolare quelli che andranno a incidere già da subito sui soggetti passivi Iva in relazione alle operazioni acquisto effettuate da quei fornitori per i quali l’obbligo scatterà in via anticipata il 1° luglio 2018 ( clicca qui per leggere l’articolo ).
In questo secondo approfondimento ci concentreremo, invece, sul ciclo attivo nel tentativo di fornire quella che per AssoSoftware è - sia per l’azienda che per lo studio professionale - una corretta impostazione dei processi e delle attività allo stato dell’arte della tecnologia informatica.
La conservazione sostitutiva
Lato ciclo attivo la necessità di emettere le fatture in formato elettronico, sia per i soggetti per cui l’obbligo partirà dal 1° luglio 2018 che per tutti gli altri per i quali l’obbligo partirà dal 1°gennaio 2019, porta con sé - come prima evidente conseguenza – l’esigenza di effettuare la conservazione sostitutiva ex lege delle fatture elettroniche emesse.
Va ricordato che l’obbligo di conservazione sostitutiva si estende anche al cliente, in quanto essendo la fattura elettronica emessa non per facoltà ma per obbligo, non vi è più per nessuno la possibilità di materializzarla, come invece poteva avvenire in passato quando la fattura elettronica era emessa dal fornitore per sua scelta.
Tale obbligo può essere assolto anche tramite il servizio gratuito messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni del Dpcm 3 dicembre 2013, quindi con valenza sia fiscale che civilistica, previa però sottoscrizione di tutta la documentazione necessaria per l’adesione al servizio.
Come abbiamo già avuto modo di evidenziare tale servizio gratuito di conservazione può essere sicuramente un valido ausilio per microimprese con qualche decina di fatture o che non hanno obblighi di tenuta delle scritture contabili ma è altamente sconsigliato quando i volumi crescono ed è necessario dotarsi di un sistema di conservazione integrato, che copra anche altre tipologie di documenti.
Emissione e trasmissione delle fatture attive
In generale i fornitori soggetti passivi Iva - tranne nei casi in cui rientrino nelle categorie esonerate indicate in precedenza - dovranno sempre emettere la fattura in formato elettronico quando la controparte è un soggetto identificato e registrato nell’anagrafe tributaria italiana, ossia quando il cliente è un soggetto passivo titolare di partita Iva italiana (numerica di 11 cifre) oppure quando il cliente è un consumatore finale titolare di codice fiscale italiano (alfanumerico di 16 caratteri).
Quindi dovranno essere elettroniche anche le fatture emesse nei confronti dei privati cittadini italiani in relazione agli acquisti effettuati per esigenze familiari, quali ad esempio l’acquisto di beni e servizi inerenti le ristrutturazioni edilizie per i quali si richiede la detrazione fiscale nel modello 730 oppure per l’acquisto dell’autovettura nuova di famiglia effettuato presso il concessionario.
I fornitori soggetti passivi Iva potranno, invece, evitare di emettere fattura elettronica solo nel caso in cui la controparte sia un soggetto estero non titolare di partita Iva o codice fiscale italiani, ancorché in tal caso l’emissione della fattura elettronica potrebbe risultare vantaggiosa in quanto, lato attivo, fa venir meno l’obbligo di trasmissione dei flussi «Dati Fatture transfrontalieri» (il cosiddetto spesometro delle fatture da e verso l’estero) che avrà cadenza mensile.
Dal punto di vista operativo per produrre materialmente le fatture in formato Xml il fornitore potrà in alternativa:
•utilizzare uno dei tre software gratuiti dell’agenzia delle Entrate, ovvero un’App su tablet e smartphone, un’applicazione web accessibile dal portale «Fatture e corrispettivi»;
•utilizzare un software gestionale che, per effettuare l’invio allo Sdi, può a sua volta utilizzare una Pec oppure l’Hub fornito dalla stessa software house.
Va ricordato che, a seguito della successiva trasmissione allo Sdi, questi effettuerà una serie di controlli che riguardano la presenza, all’interno del file, delle informazioni obbligatoriamente previste e, per alcune di essi, la validità.
Se tali controlli verranno superati, la fattura sarà considerata «emessa» e lo Sdi proverà a effettuarne il recapito al destinatario:
•in caso di avvenuto recapito lo Sdi emetterà nei confronti del fornitore una «Ricevuta di consegna»;
•in caso di mancato recapito lo Sdi emetterà nei confronti del fornitore una «Notifica di impossibilità di recapito», per cui la fattura sarà considerata comunque validamente emessa, ancorché non consegnata al cliente.
Se, invece, tali controlli non verranno superati, la fattura sarà considerata «non emessa» e lo Sdi emetterà nei confronti del fornitore una «Notifica di scarto».
Va poi ricordato che, qualora il fornitore spedisca direttamente la fattura elettronica al suo cliente, questa - ancorché identica a quella trasmessa dallo stesso fornitore allo Sdi - non potrà essere considerata giuridicamente come originale, ma sarà sempre una copia. Con la conseguenza che anche qualora lo Sdi non l’abbia recapitata al cliente, con conseguente «Notifica di mancata consegna», e quest’ultimo non l’abbia scaricata dal sito web dell’agenzia delle Entrate, su di essa non potrà operare la detrazione dell’Iva in quanto trattasi di copia e non di originale.
Modalità di trasmissione e di consegna della fattura al cliente
Per poter trasmettere una fattura attiva allo Sdi, il fornitore dovrà innanzitutto scegliere lo strumento di trasmissione, potendosi avvalere in alternativa:
•della propria Pec;
•dell’Hub attivo di un provider, di solito la propria software house, con la quale ha preventivamente formalizzato un apposito accordo di servizio.
Poi il fornitore dovrà farsi comunicare dal proprio cliente l’indirizzo telematico a cui consegnare la fattura, che a sua volta potrà essere:
•la Pec del cliente (quella aziendale oppure una Pec dedicata), oppure la Pec dello studio con cui il cliente ha formalizzato un apposito accordo;
•un codice destinatario, ossia l’indirizzo telematico di un provider con il quale il cliente ha preventivamente formalizzato un apposito accordo di servizio.
Nel caso in cui il cliente non comunichi nessun indirizzo telematico al fornitore, questi potrà comunque emettere fattura, ai sensi delle disposizioni contenute nel provvedimento delle Entrate del 30 aprile 2018, paragrafo 3.4, lettera e), indicando nel campo codice destinatario il codice convenzionale «0000000», essendo comunque consigliato in questo caso di inviare tempestivamente al cliente copia della fattura elettronica e di comunicargli che l’originale è a sua disposizione nella sua area riservata del sito web dell’agenzia delle Entrate.
Come è stato precisato nel provvedimento dell’agenzia delle Entrate del 30 aprile scorso, lo Sdi accetterà anche fatture non firmate digitalmente per coerenza con la norma europea, tuttavia per non incorrere in possibili contenziosi in merito all’autenticità del documento è, a detta della stessa agenzia delle Entrate, altamente consigliato apporre la firma digitale del soggetto emittente ovvero di un suo intermediario delegato.
Contabilizzazione delle fatture emesse
Per quanto riguarda il ciclo attivo, il flusso operativo sarà in qualche modo simile a quello già in essere da alcuni anni in riferimento alle fatture emesse nei confronti delle pubbliche amministrazioni.
Tuttavia non sarà quasi mai conveniente adottare le stesse modalità operative, in quanto la mole dei documenti sarà bene diversa e l’automazione dei processi sarà elemento imprescindibile. È chiaro che qualora si volesse continuare a operare utilizzando gli stessi strumenti attualmente utilizzati per la fatturazione alle pubbliche amministrazioni o quelli gratuiti che verranno messi a disposizione a breve dall’agenzia delle Entrate, i costi diventerebbero proibitivi, perlomeno a livello di tempi.
Per gestire in modo corretto i nuovi processi, le software house associate ad AssoSoftware hanno ideato soluzioni proprietarie, che attualmente sono in fase di rilascio.
Le aziende già dotate o che intendono dotarsi di un proprio gestionale Erp, potranno utilizzare le medesime funzioni che consentono oggi l’emissione automatizzata delle fatture nei confronti delle pubbliche amministrazioni, opportunamente adattate. La consegna delle fatture attive al commercialista potrà essere fatta dall’azienda tramite il portale di front-end che il commercialista metterà a disposizione di tutte le sue aziende clienti per l’invio di pacchi di fatture, anche se il commercialista utilizza un software diverso. In questo modo le fatture consegnate verranno acquisite e contabilizzate in modalità automatica all’interno del gestionale del commercialista stesso.
Le aziende non dotate di un gestionale, potranno avvalersi delle nuove soluzioni realizzate dalle software house che forniscono i gestionali ai commercialisti, che in molti casi renderanno disponibili ai clienti dello studio sistemi semplificati di emissione delle fatture, in grado di dialogare con le procedure del commercialista stesso, automatizzando altresì le attività di contabilizzazione.
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