Tra i molteplici quesiti pervenuti nelle ultime settimane alle software house associate ad AssoSoftware, ve n’è uno particolarmente curioso. Riguarda il termine per completare la conservazione digitale dei documenti fiscali e delle fatture elettroniche relative al 2025 che, in linea teorica, dovrebbe scadere il 31 gennaio 2027.
La normativa vigente prevede, infatti, che la conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti – ad esempio, le fatture e i registri relativi al 2025 – debba essere completata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento.
Quest’anno, tuttavia, ci troviamo di fronte a due diverse ipotesi:
- 1) se si prende a riferimento il termine teorico di presentazione della dichiarazione dei redditi, ossia il 31 ottobre 2026, poiché la normativa prevede che il completamento della conservazione digitale debba avvenire entro tre mesi da tale termine, la scadenza diventa il 31 gennaio 2027. Cadendo tale data di domenica, la scadenza slitterebbe a lunedì 1 febbraio 2027;
- 2) se, invece, si prende a riferimento il termine di presentazione effettivo del 2 novembre 2026 (quest’anno il 31 ottobre cade di sabato), poiché anche in questo caso il completamento della conservazione digitale deve avvenire entro tre mesi da tale termine, la scadenza per la conservazione verrebbe a cadere il 2 febbraio 2027.
Il termine per la conservazione digitale dei documenti relativi al 2025 non sarà quindi il 31 gennaio 2027, ma andrà comunque a cadere nel mese di febbraio.
In attesa di un eventuale pronunciamento ufficiale, il consiglio che si può dare è quello di non procrastinare eccessivamente questa attività, considerando che le procedure di conservazione digitale, soprattutto per quanto riguarda le fatture elettroniche, possono richiedere tempi considerevoli e non sono sempre prive di difficoltà operative.
Chi si interroga, già con diversi mesi di anticipo rispetto alla scadenza, sulla possibilità di beneficiare di un giorno in più, probabilmente sta adottando un approccio poco prudente che rischia di metterlo in difficoltà, tenendo conto che anche a livello di sistemi informatici ci si trova a operare in un periodo di per sé particolarmente congestionato.
Documenti anche in digitale
Al di là dei dubbi generati dalla esatta scadenza dell’adempimento, sul piano normativo, quest’anno non si registrano novità di particolare rilievo. Può essere comunque utile ricordare brevemente alcuni degli obblighi e le regole già note in materia di conservazione digitale dei documenti fiscali, prendendo come riferimento le indicazioni fornite dall’agenzia delle Entrate con la risposta 217 del 26 aprile 2022.
Il primo riguarda la possibilità di conservare i documenti sia in modalità analogica sia in modalità elettronica. Resta fermo che, qualora si opti per la conservazione esclusivamente digitale di documenti fiscalmente rilevanti, occorre rispettare le disposizioni del Dm 17 giugno 2014 e quelle del Dlgs 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale, Cad).
In particolare, l’agenzia delle Entrate ha precisato che:
- è sufficiente che la dichiarazione trasmessa sia sottoscritta dal solo contribuente (o sostituto d’imposta), senza che sia necessaria anche la sottoscrizione dell’intermediario;
- gli obblighi di conservazione variano in funzione dei soggetti coinvolti.
I contribuenti (o sostituti d’imposta) devono conservare l’originale della dichiarazione sottoscritta, unitamente alla documentazione rilasciata dall’incaricato della predisposizione e della trasmissione telematica, compreso il cosiddetto «impegno alla presentazione telematica». Gli intermediari, invece, devono conservare la copia della dichiarazione trasmessa, che non deve necessariamente essere sottoscritta.
A seguire l’agenzia delle Entrate ha poi evidenziato che il rispetto delle disposizioni del citato Dm 17 giugno 2014 non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi, ma si estende anche a tutti gli altri documenti fiscalmente rilevanti che gli intermediari trasmettono all’amministrazione finanziaria e/o gestiscono nell’ambito degli adempimenti assunti nei confronti dei contribuenti, curandone, per qualsiasi ragione, la conservazione.
La durata della conservazione
Un ulteriore chiarimento di particolare interesse riguarda la durata dell’obbligo di conservazione digitale. Il termine ordinario di cinque anni non deve, infatti, essere interpretato in maniera statica, facendo riferimento esclusivamente al «31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione», bensì deve essere rapportato al termine effettivo di decadenza dell’azione di accertamento relativa al periodo d’imposta di riferimento.
Il termine di decadenza dell’accertamento può, infatti, differire da quello ordinario, in quanto suscettibile di riduzioni o proroghe in presenza di specifiche disposizioni normative. Ne consegue che, sotto il profilo operativo, quasi tutti i sistemi di conservazione digitale commercializzati dalle aziende associate ad AssoSoftware tendono a consentire, in ogni caso, un periodo di conservazione di almeno dieci anni, in modo da allinearsi al termine civilistico e, di norma, ricomprendere anche quello fiscale, comprese le eventuali proroghe. Ricordiamo, infine, che l’obbligo di conservazione digitale riguarda anche i contribuenti che adottano il regime forfetario.
