Le nuove linee guida Agid sui documenti informatici rischiano di inciampare sui metadati

Il 7 giugno 2021 saranno pienamente operative le nuove linee guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già approvate il 10 settembre 2020. Le nuove linee guida intervengono su diversi punti che riguardano il processo di elaborazione dei documenti informatici introducendo importanti chiarimenti sul manuale della conservazione e sui ruoli del titolare e del responsabile della conservazione, inserendo anche alcuni nuovi obblighi che impattano sulle procedure informatiche dei vari attori.

In particolare, un aspetto sul quale ci siamo interessati come AssoSoftware riguarda la sezione dei «metadati» che dovrebbero accompagnare il documento informatico per favorire la trasparenza e l’interoperabilità tra vari sistemi di conservazione.

Tale sezione (allegato 5) è stata notevolmente implementata con l’inserimento di molte nuove informazioni, per lo più obbligatorie, che andrebbero inserite in un apposito file abbinato al documento informatico ogni qual volta quest’ ultimo viene prodotto da un sistema gestionale.

Analizzando il contenuto di tali «metadati» si evidenzia che la maggior parte delle informazioni introdotte sono specifiche del contesto pubblico, riguardando elementi tipici delle pratiche che vengono elaborate all’interno delle Pubbliche amministrazioni come i «dati di registrazione» (ad esempio il protocollo, il registro, eccetera) e che mal si applicano ai documenti prodotti in ambiti privatistici, come per esempio le scritture contabili.

Per quanto riguarda i documenti del settore privato, i «metadati» andrebbero definiti sulla base della categoria documentale, così come avviene per tutti quelli a valenza tributaria che sono stati identificati in modo specifico dal decreto del Mef del 17 giugno 2014 che ha individuato precisamente il cognome, il nome, la denominazione, il codice fiscale, la partita Iva, la data o associazioni logiche di questi ultimi.

Per quanto riguarda la creazione di un file «metadati» fin dalla nascita del documento di riferimento, si deve osservare che in molti contesti B2B i documenti informatici (vedi fattura elettronica inviata al Sdi) hanno un iter definito per legge e vengono conservati alla fine di un processo predeterminato che non permette normalmente ulteriori interventi da parte del titolare.

Si aggiunga a questo che tali documenti sono spesso in formato elaborabile e contengono già al loro interno i «metadati» significativi per la specifica categoria documentale che quindi non servirebbe esplicitare separatamente, ovvero solo in fase di conservazione digitale secondo gli accordi definiti tra le parti.

Risulta evidente che, alla luce degli ostacoli evidenziati, la data del 7 giugno per l’attuazione delle nuove regole tecniche non è di fatto realistica ed è, quindi, necessario un ulteriore momento di confronto e di riflessione con gli operatori del settore.

A nostro avviso serve un maggior coordinamento tra regole Agid e norme fiscali/civilistiche che favorisca una reale conoscenza e trasparenza dei documenti informatici portati in conservazione, in una logica di semplificazione e senza gravare sui sistemi gestionali di milioni di imprese che al momento, oltretutto, sono impegnate in una transizione digitale di prioritaria importanza per la loro stessa sopravvivenza.