Conservatori per la Pa: criteri più rigidi dal 2022

Nuovi criteri per la fornitura dei servizi di conservazione a favore delle pubbliche amministrazioni con possibilità di iscrizione non obbligatoria ad un apposito marketplace: resta possibile l’affidamento a conservatori non iscritti i quali, tuttavia, oltre a dovere possedere i prescritti requisiti generali, di qualità, sicurezza e organizzazione, sono sottoposti all’attività di vigilanza di Agid.

Queste le principali conseguenze derivanti dal regolamento pubblicato con determinazione n. 455 del 25 giugno 2021 il quale, a completamento delle nuove linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e con la medesima decorrenza del 1° gennaio 2022, definisce il quadro di riferimento per la fornitura di tali servizi alle amministrazioni anche tenendo conto dell’abrogazione dell’elenco dei conservatori accreditati disposto con il Dl 76 del 2020.

I requisiti, o meglio il loro possesso, avranno inevitabilmente anche un impatto sul mercato dei medesimi servizi resi a favore di soggetti privati, i quali tenderanno ad affidare i propri documenti a chi assicura i più elevati livelli di garanzia e sicurezza. Allo stesso tempo, appaiono al momento superflue e superate le eventuali attività di certificazione in corso per il mantenimento dell’iscrizione all’albo dei conservatori accreditati.

Ad ogni modo nessuna automatica transizione nel nuovo marketplace è riconosciuta a favore dei conservatori già accreditati, i quali dovranno infatti procedere a presentare apposita richiesta di qualificazione secondo le modalità stabilite da Agid con le circolari 2 e 3 del 9 aprile 2018 per l’iscrizione al cloud marketplace.

La fornitura di servizi di conservazione alle pubbliche amministrazioni richiederà inoltre l’integrazione, quale requisito generale, con Spid o Cie o altre identità digitali europee: si tratta di un aspetto di particolare rilevanza e di impatto dal punto di vista tecnologico, considerando che la maggior parte, se non la totalità dei sistemi ad oggi esistenti, si limitano a riconoscere in maniera certa l’utente attraverso l’attribuzione, in sede di profilazione iniziale, di credenziali di accesso diverse comunque da quelle Spid o dalla Carta di identità elettronica.

Va tuttavia evidenziato come tutti i contratti di fornitura già in essere al 1° gennaio 2022 restano validi sino al termine di scadenza previsto: l’amministrazione affidataria potrebbe comunque verificare il possesso dei requisiti per l’iscrizione al marketplace, richiedendone l’acquisizione di alcuni entro un termine congruo.

Questa disposizione transitoria di favore, per il pregresso, trova un bilanciamento nell’obbligo per le pubbliche amministrazioni, che decidano di affidare i propri documenti informatici ad un conservatore non qualificato, di trasmettere ad Agid i nuovi contratti entro trenta giorni dalla loro stipula, permettendo così all’agenzia di svolgere le attività di verifica dei requisiti. Il rispetto dei criteri stabiliti è imposto nei fatti a tutti i conservatori, iscritti o meno al marketplace, quando intendano offrire i propri servizi ad una pubblica amministrazione.