Documenti digitali, conservazione con le nuove regole Agid dal 2022

Prorogato al 1° gennaio 2022 il termine a decorrere dal quale sarà obbligatoria l’adozione delle linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici predisposte da Agid. Con la determinazione 371 del 18 maggio 2021, Agenzia per l’Italia digitale ha così posticipato la scadenza originariamente stabilita al 7 giugno 2021.

A valle delle interlocuzioni con le associazioni di categoria e le amministrazioni pubbliche interessate, e recependo le richieste di modifica, Agid non si è solamente limitata a riconoscere un periodo di adeguamento maggiore rispetto a quello inizialmente stabilito ma, oltre a correggere alcuni refusi nel testo delle linee guida, ha anche introdotto alcuni importanti cambiamenti, nell’ottica della semplificazione, ai fini della gestione e individuazione dei metadati che devono accompagnare i documenti informatici fin dalla loro formazione aggiornando gli allegati 5 e 6. I tempi più lunghi di adeguamento devono rappresentare uno stimolo per programmare e pianificare al meglio le implementazioni necessarie, come ad esempio l’individuazione del responsabile della conservazione anche sotto il profilo dell’ esternalizzazione.

Quanto alle integrazioni apportate alle linee guida, va segnalata la rimodulazione delle regole operative con cui realizzare il processo di conservazione. Erano infatti emersi dubbi tra gli operatori circa le modalità di sottoscrizione dei pacchetti informativi nelle varie fasi del processo. Il pacchetto di archiviazione, generato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo quanto stabilito nel manuale di conservazione, così come il pacchetto di distribuzione, prodotto ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente, devono essere sottoscritti con firma digitale, qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione o anche con il sigillo elettronico apposto dal conservatore esterno.

La versione aggiornata dell’allegato 5 permette di superare alcune delle difficoltà incontrate dagli operatori non pubblici, in riferimento ad alcuni metadati non applicabili, di fatto, alle realtà di natura privata: ci si riferisce, tra gli altri, all’obbligatoria indicazione del codice identificativo del registro all’interno del quale il documento viene annotato, divenuto necessario solo in presenza di protocollo o repertorio. Allo stesso modo, per le informazioni sui «soggetti» coinvolti e competenti sul documento, sebbene siano stati introdotti nuovi ruoli, non è più obbligatorio indicare il codice fiscale o della partita Iva come metadato di ricerca.