Conservazione elettronica e metadati obbligatori, operative le nuove regole Agid

1In sintesi

Tra poco più di un mese, il 28 febbraio, scadrà il termine ultimo per completare il processo di conservazione elettronica dei documenti informatici prodotti ovvero ricevuti dai contribuenti nel corso del 2020.

Si tratterà del momento di prima applicazione concreta, quanto alla fase di conservazione, delle nuove linee guida Agid su formazione gestione e conservazione dei documenti informatici da applicare in via esclusiva dal 1° gennaio 2022.

Le linee guida contengono disposizioni che possono avere una applicazione differenziata nel tempo sebbene tutte operative da inizio 2022: infatti i nuovi metadati obbligatori, e cioè le parole chiave che permettono di ricercare un documento informatico inviato in un sistema di conservazione elettronica e che vanno associati al documento all’atto della sua formazione (con alcune eccezioni per i documenti a rilevanza fiscale secondo quanto infra meglio indicato), trovano applicazione per tutti i documenti che vengono prodotti dal 1° gennaio 2022 in avanti.

Al riguardo, lo scorso 17 dicembre 2021 Agid ha pubblicato i risultati di un tavolo tecnico, cui ha partecipato tra le altre agenzia delle Entrate, con individuazione delle regole che interessano la metadazione dei documenti a rilevanza fiscale e contabile.

Quanto invece alle regole in materia di nomina del responsabile della conservazione e redazione del manuale della conservazione, così come le integrazioni contrattuali necessarie come indicate dalle stesse linee guida, ebbene le stesse devono trovare una realizzazione operativa con decorrenza dal 1° gennaio 2022 andando ad investire, inevitabilmente, il primo, in ordine di tempo, processo di conservazione relativamente ai documenti del 2020 (per i quali, naturalmente, non sussiste l’obbligo di associare i nuovi metadati).

2Le novità Agid

Con la piena operatività delle linee guida, i principali elementi di novità risiedono innanzitutto nell’obbligatoria individuazione del responsabile della conservazione a cura del titolare del documento informatico.

Per i soggetti privati, il ruolo del responsabile della conservazione può essere rivestito da un soggetto interno appositamente designato oppure anche da un soggetto esterno all’organizzazione titolare del documento, purché terzo rispetto al conservatore: ciò al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

La figura del responsabile della conservazione ha assunto un ruolo ancora di maggiore responsabilità rispetto a quanto prevedono le attuali regole tecniche (dettate dal Dpcm 3 dicembre 2013).

Più nel dettaglio in capo al responsabile della conservazione viene posta una responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione nonostante l’eventuale affidamento, in tutto o in parte, ad un conservatore di tutte le attività e le funzioni correlate.

La delega allo svolgimento delle proprie attività o parte di esse oltre ad essere riportata nel manuale di conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate. L’unica attività non delegabile, oltre a quella della responsabilità giuridica generale, è la redazione del manuale di conservazione ed il suo aggiornamento.

Ciò comporta la necessità di realizzare, a cura e da parte del responsabile della conservazione, tutte le necessarie attività di verifica e controllo sul processo realizzato dal fornitore del servizio, non potendo pertanto lo stesso responsabile limitarsi a rivestire un mero incarico formale ma dovendo, al contrario, presiedere il processo occupandosi di vigilare sulla corretta esecuzione dello stesso.

Altra novità è la redazione e l’aggiornamento del manuale di conservazione del titolare del set documentale, il quale dovrà essere predisposto dal responsabile che non potrà delegare tale attività.

3La conservazione elettronica

La conservazione è una procedura informatica, regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la v alidità legale a tutti i documenti informatici firmati digitalmente.

Ogni tipologia di documento informatico conservato nel rispetto delle regole previste dal Codice dell’amministrazione digitale, ha effetto probatorio ad ogni effetto di legge consentendo di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

La conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, fornendo la garanzia tecnologica e giuridica che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo integro, autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.

L’articolo 39 del Dpr 633/1972 prevede che il soggetto passivo di imposta, una volta assolti tutti gli obblighi previsti dalla normativa Iva, ovvero fatturazione, registrazione delle fatture in contabilità, liquidazione e versamento dell’imposta, dichiarazione annuale, ha l’obbligo di tenuta dei registri contabili, con le modalità previste dall’articolo 2219 del Codice civile, ovvero secondo una ordinata contabilità (senza spazi bianchi, senza interlinee e trasporti a margine, senza abrasioni e cancellazioni che rendano leggibile la parte cancellata) obbligandola a conservare dei documenti e registri ai sensi dell’articolo 2220 del Codice civile.

Quanto alle procedure di conservazione elettronica delle fatture, le disposizioni di riferimento per i documenti di rilevanza tributaria, sono contenute nel decreto ministeriale 17 giugno 2014, il quale ha sostituito la previgente disciplina dettata dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004.Le nuove disposizioni operano un costante riferimento al Cad e alle correlate regole operative attuative dettate, sino al 31 dicembre 2021, dal Dpcm 3 dicembre 2013 sui sistemi di conservazione.

Dal 1° gennaio 2022, le regole contenute nel decreto presidenziale sono state sostituite dalle linee guida Agid su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

A tale riguardo, l’articolo 3 del Dm 17 giugno 2014 da un lato dispone che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione (e quindi di una marcatura temporale), dall’altro prescrive che lo stesso processo debba essere effettuato, e quindi completato, entro il termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del Dl 10 giugno 1994, n. 357 (e quindi entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione reddituale).

La conservazione di documenti informatici, comprensivi di copie informatiche e di copie per immagine di un documento analogico, richiede l’apposizione unicamente di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.In altri termini deve essere utilizzata una marcatura temporale a chiusura del pacchetto oggetto di conservazione.

Il contenuto del pacchetto di archiviazione può contenere più file, come un lotto di fatture, e non anche un solo file per pacchetto.Il processo di conservazione va inoltre completato, anche per le fatture elettroniche, entro il termine di tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Dal punto di vista più operativo, conservare a norma vuol dire inviare ad un sistema di conservazione i documenti dell’anno fiscale di riferimento e completare il processo di conservazione, mediante apposizione di firma digitale e marcatura temporale, a cura del conservatore.

Il processo va completato entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi: quindi per un contribuente con esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, il processo andrà completato (tenuto conto del termine ultimo di presentazione della dichiarazione fissato al 30 novembre) entro il 28/29 febbraio dell’anno successivo. Il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi 2021, relativa al 2020, è scaduto il 30 novembre 2021.

Di conseguenza le fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso del 2020 dovranno essere conservate entro il 28 febbraio 2022.

4I metadati fiscali

Il servizio di conservazione deve permettere inoltre la ricerca dei documenti mediante l’utilizzo dei c.d. indici o metadati, e cioè nella sostanza “parole chiave” che permettono di individuare i documenti inviati in conservazione attraverso il loro inserimento nelle maschere di ricerca predisposte.

La metadazione dei documenti fiscali e contabili risulta possibile anche in una fase successiva alla loro formazione: questo uno dei chiarimenti contenuti nel documento pubblicato il 17 dicembre 2021, da Agid, come risultato del Tavolo tecnico interistituzionale che ha visto coinvolte agenzia delle Entrate, Cndcec, Assosoftware, Anorc e Assoconservatori avvalendosi del supporto metodologico del Politecnico di Milano e di quello tecnico di Sogei.

I chiarimenti forniti individuano soluzioni applicative per i documenti a rilevanza fiscale al fine di agevolare l’adeguamento alle linee guida.

Sono state così definite per i documenti fiscali le modalità di valorizzazione dei quattordici metadati obbligatori, rispetto agli attuali cinque. I chiarimenti fanno riferimento principalmente al documento fattura ma ne è consentita l’applicazione, in via analogica, anche ad altre tipologie documentali fermo restando la responsabilità esclusiva del produttore.

Questo perché i metadati, e cioè quelle informazioni necessarie a gestire correttamente e a conservare nel tempo il documento informatico, andrebbero a questo associati sin al momento della sua formazione: tuttavia in alcuni casi ciò non è possibile a causa di vincoli e peculiarità proprie del processo di veicolazione dei documenti strutturati attraverso logiche e tracciati obbligatori, come nel caso della e-fattura elettronica trasmessa e ricevuta a mezzo SdI o degli ordini elettronici con Nso.

Ebbene in queste situazioni è ammesso generare i metadati, a cura e sotto responsabilità esclusiva del produttore, anche in un momento successivo alla loro nascita.

Quindi la fattura elettronica non viaggerà attraverso SdI accompagnata dal relativo file contenente i metadati, i quali dovranno invece essere associati dal produttore prima dell’invio in conservazione.