E-fattura, la via dell’integrazione dei sistemi per aumentare i vantaggi
Sono davvero molti i convegni di formazione professionale organizzati in queste settimane dagli ordini professionali, dalle associazioni di categoria e delle software house, in tema di fatturazione elettronica B2B. Ai relatori tradizionali, si stanno ultimamente affiancando anche figure più tecniche, quasi sempre di provenienza dell’area software, in grado di rispondere ai quesiti informatici che stanno diventando via via sempre più specifici.
Anche AssoSoftware, grazie all’impegno dei vertici associativi, ma anche dei componenti del comitato tecnico che si occupano dello sviluppo software delle procedure e di tutti gli aspetti normativi connessi per conto delle software house di appartenenza, sta fornendo il proprio supporto all’organizzazione di tali convegni, la cui platea è quasi sempre composta da commercialisti e da responsabili amministrativi di aziende, interessati a capire qual è il modo migliore per approcciare questa novità epocale. Un’esperienza molto interessante che ci ha fornito alcuni spunti per questo approfondimento e che - come AssoSoftware - ci auguriamo possa essere di aiuto per comprendere meglio taluni aspetti al momento non ancora del tutto chiari.
Richiesta di formazione più specialistica
Una prima considerazione, tratta dall’esperienza e dal confronto con i partecipanti ai convegni tenutisi finora, è quella che se è vero che - in linea generale - gli operatori sono abituati a recepire immediatamente le novità a carattere fiscale, quali ad esempio quelle fornite dalla circolare 8/E/2018 in tema fatturazione e pagamento delle cessioni di carburanti, nonché sugli obblighi di certificazione delle prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti, anche grazie alle schematizzazioni fornite dalla stampa specializzata, molto più forte e sentita è la richiesta di un approfondimento tecnico sui contenuti informatici di un adempimento che ha davvero molto di informatico e poco di normativo, laddove le regole dell’Iva non sono cambiate in nulla.
I quesiti sui contenuti del provvedimento delle Entrate (89757/2018) contenente le «Regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche …omissis», compreso anche l’allegato A, contenente le specifiche tecniche vere e proprie, sono stati moltissimi, con domande molto precise e interessanti, che hanno messo in evidenza una curiosità e un interesse inaspettati.
L’insegnamento che se ne potrebbe trarre è che vi sono probabilmente ancora molti spazi, a disposizione della stampa specializzata e di tutti gli operatori che si occupano di formazione, per approfondimenti più “tecnici”. Purché si adotti una divulgazione comprensibile a tutti gli operatori.
L’interesse c’è ed è molto alto, anche perché sta emergendo in tutta la sua evidenza che quelle informazioni che apparentemente per anni sono state targate come “tecnicismi” e ignorate a livello divulgativo, in realtà non sono più solo “forma”, ma sono diventate “sostanza” e devono essere conosciute da tutti.
Sul punto le software house aderenti ad AssoSoftware sono sicuramente disponibili a fornire tutto il supporto necessario.
Fatture “vaganti” nel web?
Una seconda considerazione riguarda i processi di fatturazione e di contabilizzazione, sia lato attivo che lato passivo.
Quasi tutti gli operatori hanno oramai perfettamente compreso che per predisporre e inviare le fatture attive in alternativa possono:
•utilizzare i tre software gratuiti dell’agenzia delle Entrate: un’App su tablet e smartphone, un’applicazione web accessibile dal portale «Fatture e corrispettivi» (entrambe effettuano anche la trasmissione al Sdi) e un software installabile su Pc (che non effettua la trasmissione al Sdi, demandata all’utilizzo del portale «Fatture e corrispettivi»);
•utilizzare un software gestionale che, per effettuare l’invio al Sdi, può a sua volta utilizzare una Pec oppure l’hub fornito dalla stessa software house.
Al cliente soggetto passivo Iva, la fattura viene poi recapitata dal Sdi. Va quindi sottolineato che l’operatore che l’ha emessa non deve mai recapitarla al cliente, anche se vi sono alcune eccezioni specificamente previste dal provvedimento, ma riguardano esclusivamente i casi in cui il Sdi generi una ricevuta di mancata consegna e il recapito riguarda solo la copia della fattura. Per quanto riguarda le fatture passive, invece, è errata convinzione di molti addetti ai lavori che essi, una volta ricevute le fatture passive sulla propria Pec, le dovranno salvare una per volta sul proprio Pc, aprirle e stamparle, per poi verificarle e a fine mese le dovranno inviare al proprio commercialista tramite e-mail.
Ebbene un siffatto processo può sicuramente essere adottato nei casi in cui le fatture passive siano davvero poche, si sia quindi scelto di avvalersi di strumenti gratuiti quali quelli messi a disposizione dall’agenzia delle Entrate o da provider esterni, e l’attività del commercialista si limiti al salvataggio e all’importazione di ciascun file Xml nel proprio software gestionale. La stampa, pur possibile, diventa un’attività del tutto inutile e inutilmente costosa soprattutto per il commercialista.
Se invece si è in presenza di un numero di fatture non irrisorio - diciamo quando se ne devono trattare già alcune decine - lo scarico delle fatture dalla Pec sul Pc, la stampa il controllo e l’invio al commercialista con e-mail non sono una soluzione percorribile, se non per entrambi con costi veramente importanti a livello attività umana e la certezza di commettere errori.
Per gestire in modo corretto i nuovi processi, le software house associate ad AssoSoftware hanno, ciascuna, ideato soluzioni proprietarie, che attualmente sono in fase di completamento.
Per semplicità espositiva possiamo ricondurre le diverse soluzioni ai due seguenti scenari:
■CASO 1: se un’azienda è già dotata di un proprio gestionale Erp, potrà attivare le nuove funzioni che consentiranno lo scarico automatizzato delle fatture dalla Pec, senza che l’operatore debba materialmente accedere alla propria Pec. Alcuni software gestionali, infatti, accederanno automaticamente alla Pec dell’azienda (meglio quindi utilizzarne una “dedicata” per le fatture).
In alternativa alla Pec molte software house daranno la possibilità ai propri utenti di utilizzare un proprio hub, soluzione che evita la necessità di ricorrere alla Pec (che ha costi di gestione e dimensione massima da controllare costantemente). La consegna al commercialista potrà essere fatta dall’azienda tramite sistemi di acquisizione automatica che il commercialista metterà a disposizione di tutte le sue aziende clienti per l’invio di pacchi “di fatture”, anche se il commercialista utilizza un software diverso. In questo modo le fatture consegnate verranno acquisite e contabilizzate in modalità via via sempre più automatica all’interno del gestionale del commercialista stesso.
■CASO 2: se l’azienda non è dotata di un gestionale, potrà avvalersi delle nuove soluzioni realizzate dalle software house che forniscono strumenti ai commercialisti, che in molti casi renderanno disponibili ai clienti dello studio sistemi semplificati di emissione e di ricezione delle fatture, in grado di dialogare con le procedure del commercialista stesso, automatizzando in questo modo anche le attività di contabilizzazione.
L’integrazione dei sistemi
L’integrazione dei sistemi informativi delle aziende e dei commercialisti diventa oggi l’elemento che potrà in futuro fare la differenza e sul quale si gioca anche la sopravvivenza di tutti gli attori: la sottovalutazione di questi aspetti o l’incapacità di gestire i necessari processi di integrazione dei flussi delle informazioni rischiano di abbattere i vantaggi dell’e-fattura e viceversa di far lievitare i costi della gestione.
Il nostro consiglio, come AssoSoftware, non può essere che quello di rivolgersi con fiducia alla propria software house, che ha come maggiore interesse quello che i propri clienti operino anch’essi nella massima redditività, all’interno della medesima «catena del valore».
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